Proposition de Termes de références pour le recrutement d’un Auditeur Externe pour l’Audit Financier du projet « Amélioration de la qualité des soins

Proposition de Termes de références pour le recrutement d’un Auditeur Externe pour l’Audit Financier du projet « Amélioration de la qualité des soins et formation des personnels de santé à la prise en charge de la MAS au Mali, Tchad, Nigeria, Niger, » financés par l’AFD sous référence AFD CZZ 2725 01 D

Généralités :

Entité : ALIMA

Objet : Audit du Projet :

● AFD CZZ 2725 01 D : « Amélioration de la qualité des soins et formation des personnels de santé à la prise en charge de la malnutrition aiguë sévère au Mali, Tchad, Nigeria, Niger »

Période à auditer :

● 01/04/2020 – 31/03/2023

Date limite de dépôts des offres : 31/08/2021

Date estimée de démarrage d’audit :

● 01/10/2021

Lieux de l’audit : Siège ALIMA Paris, cependant suite à la pandémie sanitaire liée à la COVID19, l’audit pourra être très probablement effectué à distance depuis notre Siège de Dakar avec une méthode de revue de pièces en version électronique qu’ALIMA mettra à disposition.

Table des matières

I. Avant-propos 3

II. Description des projets 3

III. Objectif des audits 5

IV. Organisation des audits 6

IV1. Méthodologie et approche des audits 6

V. Déroulement et étendue des audits 6

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur 6

V2. La réalisation et la restitution des audits financiers 6

VI. Rapports à fournir 7

VII. Documents de référence 7

VIII. Proposition technique et financière 8

IX. Traitements des applications 8

IX.1 Evaluation des applications 8

IX.2 Budget 9

X. Envoi des offres 9

XI. Annexes 10

X.1 Budget du Projet 10

X.2 Questionnaire à remplir par l’auditeur et à remettre à l’Agence Française de Développement 10

X.3 Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social 5

I. Avant-propos

The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale fondée en 2009. ALIMA a pour objectif de produire des secours médicaux de qualité dans des zones de forte mortalité et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant des projets innovants associés à de la recherche médicale. ALIMA travaille aujourd’hui dans 11 pays de l’Afrique de l’Ouest et du centre.

Description des projets

● AFD CZZ 2725 01 D : « Amélioration de la qualité des soins et formation des personnels de santé à la prise en charge de la MAS au Mali, Tchad, Nigeria, Niger »

II. Description des projets

Le tableau ci-dessous décrit le projet financé par l’AFD et sujet de cette vérification :

● AFD CZZ 2725 01 D : « Amélioration de la qualité des soins et formation des personnels de santé à la prise en charge de la MAS au Mali, Tchad, Nigeria, Niger »

Durée

36 mois

Budget total contractuel

3.859.952 €

Lieux

Mali, Tchad, Nigéria, Niger

Objectifs de l’action

Objectif Général : Contribuer à la réduction de la mortalité infantile en

Afrique de l’Ouest/au Sahel

Objectifs Spécifiques :

Objectif Spécifique 1 : Améliorer la qualité des soins dispensés par les districts sanitaires ciblés pour réduire la mortalité liée à la liée à la malnutrition aigüe sévère

Objectif Spécifique 2 : Assurer la formation des personnels de santé nationaux pour la prise en charge de la malnutrition aigüe sévère

Bénéficiaires directs

40 466 bénéficiaires ciblés, dont :

• 39 332 200 enfants Malnutris sévères de moins de 5 ans pris en charge dans les 5 structures médicales appuyés
• 1 124 Personnels de santé (médecins et infirmiers) formés dans la prise en charge des cas de MAS

Bénéficiaires indirects

• Résultats attendus

OS1.R1 : La qualité des soins est améliorée dans les structures de santé appuyées.

OS1. R.2 : Les capacités des districts sanitaires et des ONG partenaires sont renforcés pour assurer une prise en charge de la MAS de qualité et le suivi des activités nutritionnelles

OS2. R.1 : Les personnels de santé nationaux sont formés à la prise en charge de la MAS

OS2.R2 : Les personnels de santé formés délivrent des soins de qualité dans leurs structures de santé d’affectation

Activités principales

OS1.R1.

• Appui RH aux structures de prise en charge
• Appui en intrants médicaux et équipements médicaux nécessaires à une prise en charge de qualité
• Appui aux examens de laboratoire et à la banque de sang
• Amélioration de l’accès à l’eau, des conditions d’hygiène et des structures d’assainissement des structures de santé appuyées
• Appui au système de référence/contre référence des cas de malnutrition aigüe sévère compliqués

OS1. R.2.

• Conduire des supervisions formatives des RH médicales des structures de santé
• Organiser des supervisions conjointes des structures de santé avec les autorités sanitaires
• Appui à la gestion des données et à la transmission des rapports hebdomadaires d’activités
• Appui aux outils et techniques de la gestion de stocks des intrants nutritionnels
• Appui à la planification nutritionnelle dans l’élaboration du plan d’action des DS

OS2. R.1

• Mise en place d’un comité de pilotage par pays et partenariat avec les directions nationales de la nutrition
• Elaboration du plan de formation et validation des contenus de formation
• Formation des formateurs au sein des équipes ALIMA et MOH
• Identification des stagiaires par les districts sanitaires
• Organisation des formations théorique des stagiaires
• Stage pratique des stagiaires en compagnonnage au sein des structures appuyées par ALIMA

OS2.R2

• Organisation des supervisions conjointes dans les structures d’affectations par les comités de pilotage
• Suivi des indicateurs Sphères dans les structures d’affectation
• Rapport d’évaluation des stagiaires – au moins un par pays
• Réalisation d’un rapport de capitalisation sur la formation
• Capitalisation du transfert de l’URENI école de Diola au Ministère de la Santé

III. Objectif des audits

Les projets mis en œuvre par ALIMA, financés en partie par l’AFD, doivent faire l’objet d’un audit financier externe pour les dépenses réalisées dans le cadre des projets. La recrutement d’un auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.

L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par ALIMA pour les dépenses mises en œuvre dans le cadre des projets. L’auditeur devra :

▪ Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe 2,

▪ S’assurer de la conformité des rapports financiers au modèle requis par l’AFD,

▪ S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant les projets et reportées dans les rapports financiers

▪ Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/fr/les-organisations-de-la-societe-civile)

▪ Certifier les rapports financiers à présenter à l’AFD

▪ Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

IV. Organisation des audits

IV1. Méthodologie et approche des audits

Le consultant proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire.

Celle-ci sera présentée sous forme de note méthodologique.

IV2. Lieu d’Intervention

Les interventions se dérouleront principalement :

• au siège de ALIMA, situé 15 rue des immeubles industriels 75011 Paris, cependant suite à la pandémie sanitaire liée à la COVID19, l’audit pourra être très probablement effectué à distance depuis notre Siège de Dakar avec une méthode de revue de pièces en version électronique que ALIMA mettra à disposition.

V. Déroulement et étendue des audits

Les audits se dérouleront en deux temps :

V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur

Cette réunion devra se tenir suite au choix de l’auditeur. L’objectif principal de cette réunion est une bonne compréhension par l’OSC du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit. Elle permettra entre autres de s’entendre sur le timing de l’audit en lien avec nos disponibilités et celle des équipes terrain.

Cette réunion permettra à l’OSC de renforcer les procédures internes indispensables au respect de ses obligations contractuelles afin, à terme, de faciliter le travail de contrôle de l’auditeur et de limiter au maximum le taux de dépenses inéligibles constatées en fin d’exécution de projet. Cette réunion peut également permettre à l’auditeur d’émettre des recommandations à l’OSC.

V2. La réalisation et la restitution des audits financiers

L’examen comprendra comme tâches principales de :

▪ S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés.

▪ Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier

▪ Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.

Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :

▪ Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement

▪ Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire.

▪ Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en œuvre du projet

▪ Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable de ALIMA ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.

L’auditeur devra réaliser l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe 2. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

VI. Rapports à fournir

A l’issue de la réunion de cadrage décrite dans la partie V1 l’auditeur devra rédiger, en toute indépendance, une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en œuvre de l’audit financier.

La réalisation de l’audit financier décrite dans la partie V2 devra avoir lieu après la fin du projet prévue le 31 mars 2023. Les rapports d’audit devront être fournis dans les six mois qui suivent la fin du projet. Il doit impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée). Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.

La liste de vérification (cf annexe 2) doit être annexée aux rapports d’audit.

Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

VII. Documents de référence

▪ Les Conventions de financement des projets entre ALIMA et l’AFD

▪ Le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/sites/afd/files/2017-12/guide-demande-de-financement-initiative-OSC-AFD.pdf)

▪ Conventions entre ALIMA et chaque partenaire des projets

▪ Les rapports narratifs des projets

▪ Les rapports financiers des projets.

▪ Les budgets détaillés des projets

▪ Les pièces justificatives nécessaires aux vérifications

VIII. Proposition technique et financière

Le consultant invité à soumissionner devra fournir les éléments suivants à « ALIMA »

Une proposition technique qui devra indiquer :

▪ La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit

▪ Les références et expériences du consultant (3 pages maximum) ;

▪ Le CV du ou des intervenants et la répartition des responsabilités ;

▪ Le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges en hommes/jours ;

Une proposition financière qui devra indiquer :

▪ Les coûts totaux des audits en EUR TTC

▪ Les modalités de paiement (échéancier)

Le profil du consultant :

▪ L’associé signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé et membre des associations professionnelles des Experts Comptables.

▪ Les personnels associés devront avoir une expérience dans les audits projets financés par les bailleurs publics français.

▪ Application de standards professionnels reconnus (IFAC, IDEAS, …)

La Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social complétée et signée par la personne habilitée, si le marché est supérieur ou égal à 20 000 euros (cf. Annexe X.3).

IX. Traitements des applications

IX.1 Evaluation des applications

Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :

▪ Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants

▪ Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés par projet, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible

L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante :

Critères

OFFRE TECHNIQUE

60%

Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée

10%

Références et expériences du consultant

30%

Expériences d’audit de structures ONG

10%

Expériences d’audit de projets internationaux

10%

Expérience dans l’audit de financement public

10%

CV du ou des intervenants/partage des responsabilités

10%

Calendrier prévisionnel d’intervention/estimation des charges en jour/homme

10%

OFFRE FINANCIERE

40%

TOTAL

100%

Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés.

Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante.

Toute information concernant les projets et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel à d’offres.

De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.

IX.2 Budget

Le budget global maximum pour les 3 ans d’audit est de35.000 euros soit un budget maximum par an pour l’audit de 11.500 euros toutes taxes comprises et toutes missions sur le terrain inclus. L’auditeur présentera un budget par an.