COOPI is looking for a Project Administrator in CAR
Since 1974 COOPI has been working in the CAR for harmonious and comprehensive development, in favor of both individuals and local communities. Regarding the sectors of intervention, the commitment to local realities encouraged COOPI to establish plans and implement development projects in the social, economic, health, environmental and training fields . Conflict situations led to the decision to take charge of emergency and rehabilitation projects , which have today become another specific sector of intervention in the country.
Thanks to the consolidated and constant presence, as well as to the relations with institutions, non-governmental organizations and local communities, COOPI is recognized as one of the reference points for international cooperation in the CAR.
Objective of the position
The incumbent:
- will be based in Alindao or Bambari with possible trips to the intervention region and to Bangui;
- may use COOPI’s logistics equipment in accordance with the provisions of logistics and security coordination;
- will be required to follow the rules of the Country Regulations for expatriate staff and the security / contingency protocol indicated;
- will have to make regular trips to the field to monitor project activities with the coordination of the Base Manager.
Line manager : Head of Mission
Responsable fonctionnel : Administrateur Pays et Chefs de projets
Objectif général
Assurer toutes les activités de gestion administrative/financière tout en respectant le planning opérationnel définit en coordination avec l’Administrateur Pays et les Chefs de Projets ceci dans le strict respect des procédures de COOPI et des bailleurs de fonds.
Nous encourageons le personnel international présent dans le pays à postuler.
Responsabilités
Gestion et supervision admin/finance
- Superviser la correcte gestion de la comptabilité des projets auxquels vous êtes affectés, en conformité avec les procédures de l’ONG COOPI et des bailleurs de fonds ;
- Superviser la correcte gestion de la trésorerie des projets auxquels vous êtes affectés (Caisse et Banque), et notamment réconciliation mensuelle en collaboration avec les Chefs de Projets ;
- Mise à jour régulière des données financières des projets en conformité avec les données financières de l’Administration Pays ;
- Vérification avec les Chefs de Projets et présentation à l’Administrateur pays du prévisionnel de dépenses mensuelles visant à la requête mensuelle des fonds ;
- Garantir le financement aux projets à travers les fiches de financement, tout en respectant le prévisionnel de dépenses élaboré ;
- Mettre à jour d’une manière régulière des outils comptables et informatiques de comptabilité des projets, afin de permettre le monitorage et le contrôle des dépenses ;
- Vérifier et contrôler de l’application correcte de la loi fiscale ;
- Préparer des communications/correspondances avec les bailleurs de fonds, des modifications budgétaires et d’avenants, en collaboration avec les Chefs de Projets et sous la supervision de l’Administrateur Pays ;
- Rédiger des rapports financiers intermédiaires et finaux des projets en collaboration avec le Chefs de Projets et sous la supervision de l’Administrateur Pays ;
- Préparer la documentation nécessaire pour les audits de projets en collaboration avec les Chefs de Projets et sous la supervision de l’Administrateur Pays.
Gestion logistique
- Contrôler des pièces justificatives comptables, la conformité des contrats avec les fournisseurs ;
- Vérifier et contrôler le respect des procédures d’achat de COOPI ;
- Collaborer dans la mise à jour des inventaires des biens (propriété Coopi et projet) avec la logistique.
Gestion RH
- Participer à la sélection du personnel comptable et administratif national et évaluation du personnel même.
- Superviser et former le personnel national administratif affecté aux projets en collaboration avec les Chefs de Projets ;
- Superviser la gestion administrative du personnel national des projets en conformité avec le Code du Travail du pays/l’Inspection de travail et le manuel RH Coopi (contrat, paiement des taxes).
Autres
- Garantir le passage des consignes administratives, comptables et financières entre les chefs respectifs de projet (sortant et entrant) et/ou entre les comptables ;
- Collaborer dans la mise à jour des outils informatiques de la Coordination Administrative ;
- Etre prêt à effectuer des missions sur les différentes bases/sous bases selon les besoins en se coordonnant avec le Chef de Projet, l’Administrateur Pays et la Coordination Logistique et Bureau de Programmes ;
- Garantir l’archivage électronique des documents administratifs et comptables du projet en collaboration avec le Chef de Projet, surtout à la fin du projet.
Profil du Candidat
Formation/Compétences spécifiques
- Formation en Science économique/comptable/gestionnaire ;
- Expérience dans la gestion administrative des projets en particulier des agences UN (au moins 5 ans dont 3 ans dans le secteur humanitaire/ international) ;
- Faire preuve d’une très bonne capacité rédactionnelle, organisationnelle et d’initiative ;
- Aimer le travail minutieux ;
- Maîtrise du Français ;
- Respect des valeurs/mission COOPI.
Compétences transversales
- Excellente capacité d’entretien des relations formelles avec les membres des autorités communautaires, étatiques et religieuses à différents niveaux ;
- Excellent sens de la confidentialité ;
- Autonomy in the management of priorities, the candidate must be able to take urgent decisions and establish a relationship of trust with the interlocutors;
- Ability to motivate and support national teams;
- Excellent stress management, ability to adapt to an unstable security environment.
Assets
- Work experiences in French-speaking African countries in general and in the Central African Republic in particular;
- Previous experience with COOPI and knowledge of its procedures.
COOPI reserves the right to close a recruitment before the expiry date of the advertisement. Thank you for your understanding.