République centrafricaine : Chargé(e) de Transparence & Conformité Pays – Bangui

CDD | 6 Mois | ASAP

ACTED

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 20 millions de bénéficiaires dans 38 pays. Nos équipes sont composées de 450 employés internationaux et 5500 staff nationaux.

ACTED République centrafricaine

Depuis 2013, la République centrafricaine est confrontée à des épisodes de violence réguliers dus aux affrontements entre de nombreux groupes armés qui dressent les communautés les unes contre les autres.

La République centrafricaine oscille actuellement entre besoins d’urgence et de développement. Même si certaines régions et certaines des villes principales, notamment Bangui, la capitale, sont aujourd’hui engagées dans un processus de stabilisation, de nouveaux cycles de violence ont forcé de nombreuses personnes à se déplacer : ainsi, plus d’une personne sur cinq était déplacée ou réfugiée en République centrafricaine à la fin de 2017. Ces déplacements en masse ont affaibli la résilience des populations et généré des besoins très importants en termes d’accès aux services essentiels, comme l’eau, l’assainissement, l’éducation, l’alimentation et la santé, ainsi qu’en termes d’accès à l’emploi. Par ailleurs, les capacités administratives et institutionnelles du gouvernement pour intervenir voire même établir une présence sur l’ensemble du territoire ont été mises à mal par les nombreuses années de conflit et ses répercussions.

Positionnement / Stratégie d’ACTED dans le pays

Depuis son implantation dans le pays en 2007, ACTED est l’un des acteurs majeurs du soutien à la population Centrafricaine et constitue l’une des plus importantes ONG du pays par son volume financier, sa couverture géographique, et son rôle central au sein du système de coordination humanitaire. L’organisation met ainsi en œuvre près de 25 projets annuellement grâce au travail d’une équipe de près de 400 personnes dont plus de 30 expatriés, répartis dans 12 bases couvrant la majorité du territoire. ACTED est l’une des 10 ONG élues au Comité Exécutif de l’organe de coordination des ONG internationales (CCO) et participe à ce titre à l’Equipe Humanitaire Pays.

Les activités d’ACTED en RCA couvrent l’ensemble du spectre humanitaire, allant d’interventions d’urgence mobiles dans le cadre du Rapid Response Mechanism à d’ambitieux projets de développement par la relance économique ou l’appui à la société civile et la gouvernance. Malgré un contexte de réduction des financements la mission d’ACTED en RCA est actuellement en rapide croissance grâce à sa capacité à apporter des solutions novatrices et ambitieuses aux besoins humanitaires et à la crise actuelle. En particulier, les activités d’ACTED RCA porte sur les secteurs suivants :

Appui aux communautés par la construction d’infrastructures (marchés, ponts, espaces communautaires…)
Formation professionnelles aux ex-combattants pour assurer leur réintégration
Appui en Eau et Assainissement, suivant l’approche « Wash and Nut » (consistant à coupler l’appui nutritionnel à une assistance WASH : construction et réhabilitation de puits, réhabilitation d’Unités Thérapeutiques Nutritionnelles, formation à l’hygiène, formation des personnels soignants)
Programme de réponse rapide aux urgences (RRM) pour un appui suite à un choc en Articles Ménagers Essentiels (NFI), Eau et Assainissement et Sécurité Alimentaire
Education d’urgence pour les enfants déplacés
Réponses transfrontalières aux mouvements de population
Soutien aux populations vulnérables par des approches monétaires
Reconstruction de logements pour permettre aux déplacés de rentrer dans leur zone d’origine
Relance économique et soutien au secteur privé
Reconstruction d’infrastructures routières (ponts et routes)

Rôle et responsabilités principales

1. Gestion Audit Interne

Participer à la mise en place du plan national d’audit interne approuvé : conduire et superviser les missions d’audit interne en adoptant une approche de gestion des risques

Plan Audit : Participer à la mise en oeuvre et mettre à jour le plan audit pays (incluant les due diligences IP);
Conduire les missions d’audit interne pays : conduire les missions d’audit pays/zone selon le plan d’audit pays et les méthodologies d’audit interne d’ACTED;
Revoir les missions d’audit interne pays/zone conduite par l’équipe audit et conformité pays/zone avant validation par la coordination ;
Mener la mise en oeuvre des due diligences avec les partenaires, participer au suivi des plans d’atténuation;
Suggérer des mesures pour atténuer les risques au responsable transparence et conformité pays, discuter des principaux résultats et recommandations avec le CD durant la mission ; Ebaucher un plan d’action (AUD-04B) à discuter durant la session de debriefing;
Rapport d’audit : envoyer les rapports d’audits (AUD-04A) au responsable transparence et conformité pays pour relecture avant la validation région ou HQ;
Assurer le suivi des recommandations et participer activement à leur mise en oeuvre,

Mise en œuvre des guides standards d’ACTED et du système FLAT dans la capitale, les zones et au niveau des partenaires

Contrôler le flux mensuel de documentation émanant des zones et des partenaires vers le bureau de la capitale ; revoir le niveau de conformité de la documentation sur une base aléatoire;
Superviser le Chargé Conformité national en compilant, archivant et vérifiant mensuellement toutes les informations sur les projets liées aux finances, à la logistique, administration, RH et programme (incluant la documentation émanant des zones et des partenaires) dans le classeur FLATS désigné pour chaque projet (FLA 01 and FLA 03);
Soutenir l’équipe Conformité dans l’identification des problèmes en remplissant les listes de contrôle conformité (FLA 02);
Suivre le plan d’action (AUD04B),
Elaborer le rapport conformité mensuel (FLA 04) et l’audit TITANIC, demander la relecture et la validation du responsable transparence et conformité pays et l’envoyer au HQ,

Quand nécessaire contribuer à contrôler la conformité avec les règles et les législations du pays sur demande de votre coordination et en lien avec le responsable finance pays.

Assurer le suivi des cas litigieux (fournisseurs, staff);
Assurer le suivi des législations nationales et locales (exemption d’impôt, sécurité sociale, droit du travail);
Suivi des exemptions d’impôts et de TVA : contrôler la conformité ACTED avec les lois fiscales et s’assurer que les exemptions sont demandées dans les temps impartis,

Apporter un soutien pour atténuer les risques identifiés « hauts risques »

Apporter son soutien aux départements Finances, Logistiques, Administration et Programme et participer à la mise en oeuvre du plan d’action pour atténuer les risques identifiés en 1.1, 1.2 et 1.3 sur demande du Directeur Pays et/ou de la Directrice Audit, Juridique et Transparence du HQ,

2. Audit externe : Garantir la préparation et le suivi des audits externes et due diligences

Participer à la préparation des audits externes et due diligences en étroite collaboration avec le département Audit du HQ, le Responsable Finance Pays et le Directeur Pays ;
Elaborer l’ébauche de la préparation de l’audit externe (AUD-01) et garantir la mise à jour du suivi Projet, FLAT et Audit externe (AUD-00);
Contribuer à former les partenaires de mise en oeuvre, les staffs pays/zones à la préparation des audits externes;
Contribuer, en lien avec le Responsable Finance Pays à la gestion de la préparation des audits externes en faisant le lien avec les dépenses des partenaires de mise en oeuvre,
Contribuer en étroite collaboration avec le Directeur Pays et le Responsable Finance Pays, à faciliter et coordonner l’audit, organiser les réunions de lancement et de clôture de chaque audit externe.
Contribuer à faire un projet de réponse du Management d’ACTED au rapport d’audit, à faire approuver par le responsable transparence et conformité pays, par le Responsable Finance Pays et le Directeur Pays en premier lieu, puis par le département Audit du HQ. Suivre la réception du rapport d’audit signé;
Contribuer à garantir la mise à jour du suivi des recommandations d’audit externe (AUD-02) et s’assurer de la mise en oeuvre des recommandations des audits externes ;
Lorsque c’est pertinent, lors de l’enregistrement d’un projet ou d’une mission, apporter son soutien technique pour sélectionner les cabinets d’audit externe,

3. Sessions de formation / leçons apprises / meilleures pratiques

Formation et renforcement des compétences
Fournir des formations pratiques sur des points spécifiques des procédures ACTED;
Superviser les employés Conformité dans le pays,

Leçons apprises

Contribuer à une diffusion proactive et à l’utilisation des leçons apprises, lors des activités d’audit (audits internes et externes) au sein des staffs nationaux et internationaux;
En l’absence du responsable risque et conformité pays, Participer aux réunions de lancement et de clôture et partager les leçons apprises des précédents audits et mettre l’accent sur les guides techniques des bailleurs,

Amélioration des processus

Renforcer les processus actuels et la qualité du contrôle interne d’ACTED, basé sur les meilleures pratiques internationales, les exigences des bailleurs et les résultats des audits internes et externes:
Sur demande du responsable risque et conformité pays ou de la directrice audit, participer à l’élaboration de politiques spécifiques,

4. Transparence

Contribuer à minimiser les risques de fraude de de corruption en s’assurant du respect des procédures FLATS, du code de conduite et de la politique anti-fraude d’ACTED;
Sur demande du responsable risque et conformité pays, du directeur pays et/ou de la directrice audit, participer aux investigations sur les cas de fraude (FRA-04):
Promouvoir activement la politique anti-fraude et de lanceur d’alerte d’ACTED au sein des bureaux ACTED du pays,

5. Coordination interne

Assurer la formation et la montée en compétences des membres de l’équipe conformité pour faire en sorte d’augmenter le niveau de capacité technique et des compétences au sein du département
Gérer le stagiaire transparence et conformité (s’il existe) en suivant les plans d’actions et les activités au jour le jour;
Superviser le stagiaire transparence et conformité et le chargé conformité pays dans le but de renforcer leur capacité technique,

6. Autre

Fournir des mises à jour régulières et ponctuelles sur les progrès et les défis, à la coordination et aux autres membres de l’équipe
Prévenir le Directeur Pays et le HQ en cas de problème majeur ayant un potentiel impact financier ou réputationnel pour la mission.

Qualifications et compétences requises

Bac +5 finance, comptabilité, contrôle de gestion, audit, diplôme ESC
Expérience significative en finance, audit, contrôle financier/logistique ou en analyse des données, et si possible dans le milieu du développement et relations internationales
Compétences rédactionnelles
Expérience à l’étranger
Capacité à travailler dans des situations tendues et sous pression
Une expérience en management et en formation est un plus

Conditions

Salaire défini par la grille des salaires ACTED en fonction du niveau d’études, de l’expertise, du niveau de sécurité et du niveau d’expérience
Living allowance de 300 USD
Logement et nourriture pris en charge par ACTED : logement en guesthouse ou housing allowance (en fonction de la durée du contrat et du pays)
Billets d’avion aller-retour et Visa pris en charge par ACTED
Sécurité sociale, mutuelle (MSH) et assistance rapatriement (SOS International) pris en charge par ACTED