République Démocratique du Congo : Coordinateur.trice de zone Adjoint.e – Bukavu At ACTED

ACTED

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 20 millions de bénéficiaires dans 38 pays. Nos équipes sont composées de 450 employés internationaux et 5500 staff nationaux.

ACTED République Démocratique du Congo

ACTED intervient en République Démocratique du Congo depuis 2003 afin de répondre aux besoins humanitaires dans le pays. Les équipes d’ACTED se mobilisent dans des situations d’urgence auprès des populations les plus vulnérables et des populations déplacées, ainsi que sur des activités sur le long terme telles que des travaux de réhabilitation, des projets de relance agricole ou encore la mise en place de systèmes d’information géographique. ACTED vise à renforcer la résilience des populations et à soutenir la structuration de la société civile.

Rôle et responsabilités principales

1. Positionnement

Analyse contextuelle :

• Soutenir le Coordinateur de zone dans l’analyse socio-économique de la zone, des tendances (bailleurs), des besoins et des manques.
• Réaliser régulièrement des analyses des parties prenantes, en particulier “qui fait quoi et où » (3W) dans la zone.

Stratégie de mise en œuvre :

• Apporter un soutien dans la mise en œuvre de la stratégie programme pays d’ACTED dans la zone en identifiant les opportunités stratégiques pour le déploiement de l’action d’ACTED dans la zone et en particulier :
• Apporter son soutien à l’identification de nouvelles opportunités et nouveaux secteurs d’intervention.
• Contribuer à consolider et stabiliser la programmation.
• Revoir l’empreinte géographique et thématique.
• S’assurer que les activités sont pertinentes et correspondent aux besoins des bénéficiaires/de la zone.
• Identifier la valeur-ajoutée d’ACTED.
• S’assurer de l’adhésion aux principes humanitaires
• Contribuer à identifier les nouveaux bailleurs, partenaires du secteur privés, ONGs nationales et internationales, think-tank, cercles de recherche, etc… pour un travail dans la zone, reposant sur une complémentarité et sur de la valeur ajoutée.

Réseau, positionnement et représentation générale :

• Quand demandé, participer aux réunions des bailleurs au niveau de la zone et faire remonter les informations pertinentes au directeur pays et autres staffs concernés
• Maintenir des relations de travail actives et régulières avec les autres ONG, agences de l’ONU, clusters, groupes de travail, consortiums, etc… au niveau de la zone en assurant une visibilité maximale d’ACTED
• Maintenir des relations de travail actives et régulières avec les autorités locales et là où nécessaire avec les acteurs non gouvernementaux, obtenir les autorisations et accords nécessaires aux activités d’ACTED dans la zone.
• Quand demandé, représenter ACTED dans les clusters clefs, groupes de travail, instances de coordination des ONG etc… de la zone.

Développement de propositions :

• Assister le département de développement des projets dans la conception des propositions (problématique, cadre logique) dans le cadre de travail de la stratégie pays, régionale et globale.
• Contribuer à l’élaboration du budget et s’assurer que les besoins budgétaires au niveau de la zone sont pris en considération.

Plaidoyer : Contribuer à l’élaboration de notes stratégiques, de notes de plaidoyer, de communiqués de presse pertinents sur les questions humanitaires et de développement dans la zone d’opération.

2. Management et coordination interne

Gestion de l’équipe:

• Aider le staff dans la zone à assurer leurs rôle et responsabilités par rapport aux opérations de la zone et en lien avec les départements du bureau capitale.
• Promouvoir la cohésion, l’efficacité et le bien-être de l’équipe.
• Conseiller et soutenir l’équipe pour accroître ses compétences, développer son efficacité et sa performance et suivre la gestion des carrières.
• Aider le Coordinateur de zone à gérer les conflits interpersonnels des membres du staff au niveau de la zone.

Coordination interne:

• Faciliter la communication entre les départements et le partage d’informations pour créer un environnement de travail positif.
• Mettre en œuvre des mécanismes de coordination d’ACTED au niveau de la zone (WAEM, MAR, réunions FLATS, etc…)

3. Suivi de la mise en œuvre des projets

Suivi de la mise en œuvre des projets:

• Apporter son aide aux responsables de projets pour la mise en œuvre des projets en identifiant les points de blocage et en leur apportant des solutions.
• Contrôler le point d’avancement, la trésorerie, et assurer une réalisation dans les temps des projets via l’examen des PMFs, BFUs et des rapports.
• S’assurer que les informations sur le projet sont actualisées, et disponibles pour les rapports sur les objectifs

Contrôle qualité des projets:

• S’assurer de l’application sur le terrain du M&E système/plan pour chaque projet.
• Faire de fréquentes visites de terrain sur les sites des projets pour évaluer les activités et s’assurer de l’utilisation efficiente des ressources.
• Assister les responsables de projet pour adapter les projets aux résultats des contrôles et des évaluations.
• S’assurer que les processus de retour vers les bénéficiaires sont en place.
• Assurer une capitalisation des bonnes pratiques et des leçons apprises pour les projets de la zone d’opérations

Management des partenaires:

• Identifier les partenaires potentiels dans la zone en se fondant sur une évaluation de complémentarité et de valeur ajoutée.
• Apporter un soutien aux partenaires dans la mise en œuvre du projet et s’assurer que la mise en œuvre des projets par les partenaires est de qualité, dans les délais et en ligne avec les exigences d’ACTED et des bailleurs.

4. Management FLATS

Gestion Finances:

• Contribuer à la gestion des budgets du projet à l’échelle de la zone pour éviter les dépassements et les sous-utilisations de budgets.
• Contribuer aux prévisions budgétaires
• S’assurer que les rapports financiers TITANIC sont précis et produits dans les délais.

Gestion Logistique & IT:

• Contribuer aux achats dans les temps en conformité avec les règles d’origine et de nationalité au niveau de la zone
• Assurer une gestion de qualité de l’approvisionnement au niveau de la zone
• Assurer une gestion appropriée des biens et renforcer la politique d’investissement
• Assurer une gestion appropriée des stocks au niveau de la zone
• Garantir un système IT approprié, avec une sauvegarde des données et des moyens de protection contre les logiciels malveillants
• Garantir des moyens de communication suffisants et fiables au sein de la zone
• S’assurer que les rapports TITANIC logistiques sont précis et réalisés dans les temps.

Gestion Administration et RH:

• Superviser un recrutement du staff national transparent et dans les délais et contribuer au recrutement du staff international sur demande de la capitale.
• Evaluer régulièrement la performance et suivre la gestion des carrières de l’équipe au niveau de la zone
• S’assurer que les rapports TITANIC RH sont précis et réalisés dans les délais
• Assurer dans les délais les procédures de fin d’activité

Gestion Transparence/Conformité:

• Minimiser les risques de fraude et de corruption en s’assurant de l’adhésion aux procédures FLATS d’ACTED
• S’assurer que l’équipe est informée de la politique « transparence » et des lanceurs d’alerte d’ACTED

Gestion Sécurité:

• Aider le Coordinateur de zone dans l’analyse du contexte sécuritaire de la zone.
• Sur demande, s’engager auprès des parties prenantes concernées au niveau de la zone pour assurer accès et soutien aux interventions
• S’assurer que les bureaux et les habitations sont en conformité avec les standards de sureté, sécurité et santé.
• S’assurer que tout le staff adhère aux procédures de sécurité
• S’assurer que les incidents en matière de sécurité sont rapidement remontés au bureau capitale

Qualifications et compétences requises

• Niveau master en relations internationales ou développement
• Expérience en gestion de projet (management, planning, développement des salariés et formation)
• 2-5 années d’expérience sur un poste équivalent
• Compétence managériale et leadership
• Forte flexibilité, compétences interpersonnelles et compétences de négociation.
• Forte habilité à travailler dans un contexte interculturel
• Habilité à travailler sous pression

Conditions

• Salaire défini par la grille des salaires ACTED en fonction du niveau d’études, de l’expertise, du niveau de sécurité et du niveau d’expérience
• Living allowance de 300 USD
• Logement et nourriture pris en charge par ACTED : logement en guesthouse ou housing allowance (en fonction de la durée du contrat et du pays)
• Billets d’avion aller-retour et Visa pris en charge par ACTED
• Sécurité sociale, mutuelle (MSH) et assistance rapatriement (SOS International) pris en charge par ACTED