Responsable administratif et financier at Médecins du Monde – Belgique

CONTEXTE

Médecins du Monde Belgique est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.
Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Accompagner : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

L’ESSENTIEL

En République Démocratique du Congo (RDC), la santé des femmes est un enjeu de société. Outre le manque général d’accès aux soins de santé en raison du manque de structures, de qualifications et les distances à parcourir, les femmes et les filles sont également victimes de la banalisation du viol dans la société.

C’est pourquoi Médecins du Monde est présente sur place depuis plusieurs années.

Au Sud-Kivu, à Bukavu, nous soutenons l’hôpital Panzi du Dr. Mukwege, qui vient en aide aux survivantes de violences sexuelles, et avons mis en place un projet de prévention des violences sexuelles (« Communes Sans viols »). Nous intervenons également à Lemera et Uvira sur des programme d’accès aux soins de santé primaire.

Dans la région de Moba, nous renforçons les soins destinés aux femmes, aux mères et aux enfants. Dans la ville de Kinshasa, nous venons en aide aux enfants en situation de rue.

De plus, nous sommes également intervenus lors de la riposte Ebola à Bukavu et participons actuellement à la riposte Covid-19 à Kinshasa et au Sud Kivu.

Sous la supervision hiérarchique de la Coordinatrice programme et la supervision technique du Coordinateur Admin/Fin et RH de la Mission MdM BE en RDC, vous assurez la gestion administrative, Financière et des Ressources Humaines dans le cadre de la fermeture du projet de Médecins du Monde Belgique à Moba.

Vous gérez l’ensemble des aspects financiers, administratifs et RH de la base de Moba; cela afin de garantir la mise en œuvre du projet via une utilisation efficiente des ressources. Vous assurez le respect de la législation et des procédures RH et financières dans le cadre de la fermeture du projet.

La fonction assure la supervision d’un responsable admin-Fin-RH et un assistant admin-Fin-RH.

PRINCIPALES TACHES

Gestion administrative et RH :

Dans le cadre de la fermeture du projet

• S’assurer que tous les dossiers du membre du personnel des projets (contrats signés, attestations de lecture des documents cadre …) soient à jour ainsi que les dossiers administratifs (contrats de bail, prestations de services…) et en assurer l’archivage ; et la remontée des archives vers la coordination.

• Dans le cadre de la fermeture, s’assurer que chaque membre du personnel dispose d’une évaluation des performances finale avant la fin de son contrat.

• Organiser des ateliers d’accompagnement du personnel et, débriefings du personnel du projet conformément au plan de fermeture.

• Participer et veiller à la mise à jour du plan de sortie défini sur la mission en collaboration avec la coordinatrice du projet et le coordinateur Admin/Fin et RH

· •Assurer la remise des lettres de préavis aux collaborateurs conformément à la prescription légale en la matière

· •Préparer les soldes de tout compte en lien avec le coordinateur admin/Fin/RH

· •Communiquer au Coordinateur Admin/Fin et RH de la mission toutes les données administratives pour la gestion des prestations et déclarations aux organismes sociaux du personnel des projets

• Assurer l’application du règlement d’ordre intérieur, gérer les congés, absences du personnel

• Mettre en œuvre les politiques et outils RH au niveau des équipes projets (i.e politiques intégration, évaluation, plan de formation, couverture médicale etc ..)

• Veiller à ce que tout le personnel du projet dispose d’un contrat établi, signé ainsi que les renouvellements de contrats et/ou d’avenants contractuels

• En collaboration avec la coordinatrice programme et le Coordinateur Adm/Fin et RH, mener les procédures disciplinaires, enquêtes

• Produire et tenir à jour l’organigramme du projet en s’assurant de leur cohérence avec les besoins opérationnels

• Préparer et envoyer les outils de reporting RH au coordinateur admin/Fin/RH dans le respect de l’échéance défini sur la mission

• Veiller à faire circuler l’information au sein des équipes projet (tenir à jour les tableaux d’affichage, relayer les communications internes…)

Gestion Financière :

Dans le cadre de la fermeture du projet

• •Assurer le respect des procédures de paiements ; fermeture des comptes bancaires ; paiements des STC du personnel

• •Garantir et Assurer le contrôle des imputations comptables et analytiques conformément aux budgets approuvés, la vérification des pièces comptables, le contrôle des inventaires de caisse et rapprochements bancaires

• Participer activement à l’élaboration du rapport financier final du projet

• •Préparer et piloter mensuellement, en équipe projet, une réunion de suivi budgétaire à travers la mise à jour des dépenses réalisées et la mise à jour des dépenses prévisionnelles avec les responsables de projet (y compris les couvertures financières)

• Préparer et communiquer les demandes de trésorerie mensuelles (DA) pour envoi au Coordinateur Admin/Fin et RH de la mission ; gérer le flux de trésorerie en fonction des différentes phases de désengagement.

• •Organiser les mouvements des fonds entre la coordination/bases – bases/projets conformément aux procédures internes (manuel de sécurité des fonds). Tenir à jour la check-list de sécurité des fonds sur son projet

• Assurer la conformité des pièces comptables ainsi que l’éligibilités des dépenses durant les derniers mois du projet. Assurer l’envoi des archives à la coordination.

Responsable d’équipe :

• Encadrer les membres de son équipe ; élaborer les plans d’action, fixer les objectifs individuels, effectuer les évaluations, organiser les back-up en cas de congé, absence, prendre les mesures disciplinaires.

Membre de l’équipe projet :

• Représenter l’organisation auprès des organismes externes

• Contribuer à l’organisation des back-up (absences, congés) d’un membre de son équipe

• Participer avec l’équipe projet et coordination pays à la réflexion sur l’évolution/programmation des projets

• Rédiger les rapports réguliers sur ses activités

• Effectuer des contrôles internes ad-hoc sur les projets

• Participer aux réunions internes

PROFIL REQUIS (profil expatrié)

• Bacheliers en sciences économiques ; gestion financière ou formation type BIOFORCE gestion RH et financière.

• Expérience d’au moins 2 ans en gestion administrative et financière en ONG avec expérience en fermeture de projet obligatoire

• Langue : maîtrise du français et connaissance de l’anglais indispensable. Connaissances des langues locales de la RDC est un atout.

• Informatique : maîtrise du package Office, en particulier l’Excel

• Capacités d’analyse, de synthèse, de rigueur

• Capacité d’organisation de travail et de gestion des priorités, avec forte pression professionnelle et dans des contextes de crises humanitaire

• Communication efficace et efficiente avec autrui

NOUS OFFRONS

· Contrat d’expatrié ;

· Contrat à durée déterminée (CDD) jusqu’au 31.12.2021 ;

· Prise de poste le plus rapidement possible ;

· Lieu de mission : RDC, Tanganyika, ville de Moba, avec voyages périodiques à Kalemie et Bukavu**

· Un salaire brut de 2.848 € pour 0 années d’expérience ; un salaire brut de 3081,94 € pour 10 années d’expérience; un salaire brut de 3.340 € pour 20 années d’expérience (per diem inclus). Expérience pertinente reconnue. Selon votre résidence fiscale, il se peut qu’un précompte soit déduit.

· Un package de divers avantages (assurance, etc.) lié au statut d’expatrié.