Responsable Administratif [ve] et Logistique At International Bureau for Children’s Rights

Fondé en 1994, le Bureau international des droits des (IBCR) est une organisation internationale non gouvernementale oeuvrant pour la protection et la promotion des droits de l’enfant dans le monde. Animé par l’idéal d’un monde où les droits de l’enfant seraient respectés et mis en œuvre, le Bureau cherche à contribuer à la promotion et à la protection de ces droits en restant fidèles à ses valeurs : la responsabilité, la collaboration et respecter. Partout où il intervient, le Bureau adapte ses interventions au contexte local et aux besoins de ses partenaires. Il cherche à valoriser les savoirs locaux et favoriser la participation des enfants, dans l’objectif de générer un impact durable. Depuis sa création, le Bureau est intervenu dans près de 45 pays et a transmis son expertise à plus de 50 000 intervenants,
Le projet « Renforcer le système de protection de l’enfant en République Démocratique du Congo » est mis en œuvre de février 2022 à août 2027. Le projet vise à approfondir les avancées en matière de gouvernance adaptée à l’enfant en RDC et à aller encore plus loin en matière de professionnalisation, de reddition de compte et d’adaptabilité du système de protection, pour une protection accrue et des droits plus respectés pour les filles et les garçons en RDC. Le projet vise à valoriser et mobiliser des secteurs souvent peu intégrés du système de protection de l’enfant en RDC, afin qu’ils soient mieux intégrés et interagissent de façon complémentaire avec les composants plus classiques déjà renforcés de justice, de travail social et de sécurité.
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RÉSUMÉ DE L’OFFRE
Date limite pour postuler : 15 avril 2022
Date de début d’emploi : Le plus rapidement possible
Sous la supervision directe du/de la chef.fe et projet et la supervision technique de la Direction des Ressources Humaines, de l’administration de la Sécurité , la ou le titulaire du poste travaille en étroite collaboration avec les autres membres du projet et du siège social à Montréal. Il/Elle est responsable de la bonne gestion administrative et logistique du bureau IBCR-Kinshasa, dans le respect des procédures et politiques du Bureau.

RESPONSABILITÉS

En collaboration avec le/la chef.fe de projet, assurer la bonne gestion administrative du Bureau
• Assurer les liaisons administratives avec les autorités, les partenaires externes, les membres de l’équipe, à la demande du ou de la chef.fe de projet.
• Assurer une circulation fluide de l’information administration au sein du Bureau et favoriser l’émergence d’une bonne dynamique
• Assurer que le bureau est aux normes légales vis-à-vis des administrations et institutions publiques (visas, bail, assurance, impôt, inspection du travail, etc.)
• Faire le suivi de conformité, d’archivage et de renouvellement des contrats de bail, d’assurance de responsabilité civile et de tout document officiel lié aux bureaux locaux et domiciles de l’IBCR en RDC. Tenir à jour le suivi des renouvellements et informer le ou le chef.fe de projet des dates de renouvellement pour les besoins d’amendement.
• Assurer que les factures et les documents de paiement pour les règlements des impôts sont faits et transmis, ainsi que toute autre facturation administrative et porter le paiement à l’institution pertinente, sur validation du/de la cheffe de projet.
• Organisation des réunions d’équipe et prise de note
• Accueil des visiteurs et réception téléphonique, suivi du courrier et des visites
• Offrir un support administratif général effectuer et toute autre tâche reliée au bon fonctionnement du bureau

En collaboration avec le ou la chef.fe de projet, assurer la bonne gestion logistique du Bureau
• Assurer la gestion des achats du Bureau et du projet, dans le respect des procédures IBCR (mise en concurrence, rédaction des contrats de service/d’ achat, des bons de paiement, des bons de commande) jusqu’à réception et paiement du fournisseur.
• Assurer la gestion des équipements durables, y compris les ordinateurs et le suivi du fonctionnement du réseau informatique et des télécommunications en tant que point focal en technologie de l’information, en collaboration directe avec le/la conseiller.ère en approvisionnement du siège.
• Veiller à l’inventaire des équipements du Bureau de manière mensuelle et faire un rapport trimestriel au siège, dans le respect des procédures IBCR.
• Assurer la bonne gestion des contrats et du suivi de leur renouvellement, incluant les appels d’offre et de contrat cadre, dans le respect des lois nationales et des procédures IBCR.
• Assurer la gestion des services généraux du Bureau, y compris l’évaluation des besoins en fournitures, petites réparations et autre matériel nécessaire au bon fonctionnement du Bureau, dans le respect des procédures IBCR.
• Respecter les procédures d’archivage institutionnels et en assurer l’application pour la documentation administrative et logistique.
• Assurer la bonne gestion du/des véhicules, incluant le suivi du log-book, de la carburation et des services d’entretien.
• S’assurer que les normes infrastructures de l’IBCR sont appliquées et les vices de forme signalés à ou à la cheffe de projet et au responsable Santé-Sécurité du siège lorsque pertinent.
Appuyer les équipes projet dans la préparation logistique des activités/ ateliers
• Être présent aux ateliers du projet et appuyer l’équipe technique dans les tâches logistiques (organisation de la salle, achats du matériel pour les ateliers, commander les repas, etc.)
• Préparer et ranger la salle (mise en place, gestion des documents, appui aux participants[es], clôture, vérifier le son et le matériel informatique…)
• Faire les suivis avec les hôtels pour la gestion de l’intendance lors des ateliers
• Appuyer le ou la chef.fe de projet dans les aspects de communication et à la demande du ou de la chef.fe de projet, procéder à la publication de photographies et visuels de qualité dans les communications de l’IBCR en RDC en relation avec la Coordinatrice des communications du siège et son équipe

Autres taches liées au poste
• Participer à l’équipe de réunions d’et t rendre compte à son superviseur direct de l’évolution des activités sous sa responsabilité, partager les priorités et la planification mensuelle
• Appuyer le ou la chef.fe de projet dans le suivi des événements sécuritaires et la mise à jour des procédures et des outils de gestion de la sécurité.
• Participer chargé à la préparation et au déroulement de toutes les missions de travail applicables à la mise en œuvre du projet demandée par son superviseur
• Effectuer toute autre tâche reliée à ses compétences et au bon fonctionnement du Bureau

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCES
Exigences
• Formation professionnelle, collégiale ou universitaire en administration, relations industrielles, logistique ou tout autre domaine pertinent
• Expérience d’au moins deux ans dans un poste similaire (atout si en ONG)
• Excellente maîtrise du français et du lingala, parlé et écrit indispensable
• Maitrise du swahili, un atout
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (surtout Excel) et des nouvelles technologies de l’information
• Flexibilité, habileté à travailler en équipe
• Excellentes capacités d’analyse et de communication inter personnelle
• Capacité de travailler de façon autonome et d’accomplir des tâches multiples
• Excellentes capacités d’organisation et de travailler dans l’urgence
• Capacité de priorisation des taches de façon autonome
• Sensibilité aux diversités culturelles et à l’égalité entre les hommes et les femmes
Atouts
• Compétences en communication (prise de vues, infographie, etc)
• Brevet secourisme
• Expérience dans la gestion de sécurité
A noter, les candidatures retenues font l’objet de vérifications du dossier criminel et d’un contrôle des références.

INFORMATIONS GÉNÉRALES
AVANTAGES ET CONDITIONS DE TRAVAIL :
Lieu de travail à Kinshasa avec mission en RDC
Contrat national
Emploi à temps plein
Contrat à durée déterminée (24 mois)
Une équipe engagée et dynamique, dans un environnement multilingue et international