Responsable des Ressources Humaines (contrat national) At Danish Refugee Council

Titre de la position : Responsable des Ressources Humaines
Supervisée par : Chef des Services Support
Répondant à : Chef des Services Support
Duty Station : Niamey
Area of Operation : Niger
Période considérée : 12 mois (potentiellement renouvelables)
Type de contrat : National
Salary & Benefits : Management F (salaire brut d’entrée à hauteur de 990 000 CFA)

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998, et au Niger depuis 2014 avec un programme transfrontalier de Gestion et Sécurité au Liptako Gourma dans le but de réduire la violence armée dans la région de Tillabéri. Depuis 2015, DRC met en œuvre à Diffa un programme de mécanisme de réponse rapide (MRR), avec une assistance en abris, biens non-alimentaires et la protection ; d’appui à la sécurité alimentaire par le biais de distributions générales de vivres ; et d’appui en recouvrement économique. Depuis 2018, DRC a étendu son programme MRR à la région de Tillabéri et y implémente un programme d’accès humanitaire et de protection. En 2019, DRC a commencé à travailler aussi dans la région de Maradi, avec des assistances de protection pour les réfugiés et déplacés.

Objet

Basé(e) à Niamey, le Responsable des Ressources Humaines est responsable pour tout le Niger de la mise en œuvre des activités RH et de l’Administration de la mission avec une attention soutenue aux aspects coût-délai-qualité. Il est placé sous l’autorité et la supervision du Chef des Services Supports au Niger et sous la supervision technique de la Responsable RH régionale basée au Bureau Régional de DRC en Afrique de l’Ouest à Dakar. Par ailleurs, il est le responsable direct du Chargé des Ressources Humaines, de l’Assistant RH et d’un stagiaire RH basés à Niamey. Il supervise techniquement les interlocuteurs RH au niveau national sur les bases pour la partie RH et ADMIN, c’est-à-dire même si ces interlocuteurs assument d’autres responsabilités telles que la Finance ou la Logistique.

Bien que ne faisant pas directement partie de l’équipe de direction de la mission DRC au Niger, cette fonction cadre participe à l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies spécifiques au Niger, ainsi qu’à la conception, l’implémentation et l’amélioration de systèmes, processus et politiques opérationnels à l’appui de la mission de DRC au Niger, conformément aux normes et procédures opérationnelles internationales et régionales de DRC tant sur le plan RH qu’administratif.

Responsabilités

Le Responsable des Ressources Humaines dirige et gère les fonctions des ressources humaines et de l’administration, fourni des conseils et coordonne la gestion des ressources humaines et de l’administration. Il apporte son soutien technique aux bureaux extérieurs ; assure un soutien efficace au bureau de pays conformément aux politiques et procédures existantes du DRC et conformément à la loi nigérienne.

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont nombreuses, et explicitées ci-dessous, en fonction de chaque Département. Il est attendu du Responsable des Ressources Humaines de DRC Niger qu’il se concentre sur :

Recrutement, perfectionnement et planification du personnel

• Pilote et soutient les activités de recrutement et de sélection en veillant à ce que le processus de recrutement soit respecté et aligné avec la stratégie de recrutement : tenue matrice de suivi de recrutement, analyse des opportunités internes, anticipation des besoins de remplacement, appui programme sur la composition des équipes, …) ;
• Soutient et agit comme appui-conseil dans les processus de licenciement économique ;
• Supervise la planification annuelle des congés et leur suivi effectif ;
• Edite et met à jour régulièrement un vivier de personnes clé pour les métiers de DRC ;
• Participe à l’élaboration de la stratégie de recrutement du Niger.

Performance, bien-être et rémunérations et avantages sociaux

• Répond et gère de façon proactive le conseil en matière de management, les griefs des employés et les questions disciplinaires ;
• Coordonne le processus des entretiens de performance et développement (P&D) ; guide les managers au travers de cet exercice en assurant l’appui-conseil et la formation nécessaire ; Agit en tant que médiateur impartial dans les procédures disciplinaires et veille à ce qu’elles soient administrées de manière équitable et juste et répondent à tous les règlements et exigences juridiques ;
• Aide les managers à identifier, recommander et approuver des initiatives d’apprentissage et de perfectionnement pour leurs employés par le biais du catalogue d’apprentissage de DRC ;
• Propose des initiatives en matière de bien-être du personnel et veille à leur application ;
• Coordonne l’exercice annuel d’examen par le Senior Management Team des propositions d’augmentations individuelles et des demandes de formation individuelle ou collective.

Politiques et support technique

• Tient et met à jour les manuels des ressources humaines du personnel ainsi que le Règlement d’Ordre Intérieur au besoin ;
• Poursuit de façon proactive l’amélioration continue des processus dans les pratiques liées aux ressources humaines afin d’améliorer la qualité et l’efficacité du département ;
• Travaille en étroite collaboration avec le bureau régional et le siège pour partager l’information et fournir un soutien au besoin, notamment en cas d’audit des questions RH et Administratives ;
• Apporte un soutien technique aux Responsables de bases sur les questions RH et légales ;
• Veille à ce que les conditions Salaires & Avantages soient en lien avec le marché du Niger. Participe à l’analyse de la situation et proposer des ajustements, notamment en matière de politique d’assurance santé ;
• Renforce les capacités des managers sur les procédures RH (recrutement, évaluation et gestion de performances…) ;
• Fournit en temps utile des analyses stratégiques de tendances et des rapports d’activité à l’équipe de gestion national.

*Administration***

• Supervise le processus de contractualisation du personnel au niveau national : veille et conformité légale (enregistrement, déclarations diverses), respect des échéanciers/dates contrats, anticipation des renouvellements et avenants contractuels, tenue et actualisation de la matrice du personnel, mise à jour régulière de l’organigramme de la mission ;
• Garantit la conformité des informations sur le personnel à renseigner dans Dynamics ;
• Supervise le processus de paie pour le personnel contractualisé au Niger et garantit le paiement correct du salaire, des impôts et taxes ou cotisations ;
• Assure la mise à jour et le renouvellement en temps opportun des certificats d’enregistrement des organismes sociaux et fiscaux du bureau pays ;
• Assure la mise à jour et le renouvellement en temps opportun des documents d’exercice légaux du bureau pays ; anticipe et informe la Direction sur les exigences légales vis-à-vis des autorités de tutelle (rapport annuel, déclarations diverses, …) ;
• Supervise la gestion des visas, permis de travail et cartes de séjour en temps opportun ;
• Supervise la création et la mise à jour des dossiers du personnel : veille à un archivage des documents RH qui soit cohérent avec les attentes d’auditeurs, internes comme externes ;
• Supervise les processus d’accueil & d’intégration ainsi que de sortie du personnel de la mission : organise et coordonne les briefings d’induction, les besoins en équipements du personnel national et international entrant ;
• Coordonne et planifie les missions et arrivées du personnel international dont l’organisation de leur accueil, de leur logement (Guest house, hôtels, ..) et la mise à disposition des équipements ;
• Assure l’actualisation de l’annuaire général, les commandes mensuelles de crédit téléphonique et la flotte DRC du bureau pays ;
• Assure le suivi des baux locatifs du bureau de pays dont l’enregistrement, les renouvellements/échéances et production d’avenants contractuels ;
• S’assure que les demandes d’entretien, réparation, mises aux normes du bureau de Niamey, des maisons et Guest house soient transmis et traités dans les délais impartis par le service logistique ;
• Assure le lien avec le conseil juridique/l’avocat.

Planification et Reporting

• Participe à la création de propositions de projet et lors de l’élaboration des rapports financiers ;
• Planifie la revue des activités de son département au moyen de tableaux de bord régulièrement mis à jour ;
• Rédige tous les rapports hebdomadaires et/ou mensuels qui lui seront demandés par la direction, le bureau régional ou le siège ;
• Enumère les difficultés rencontrées en coordination sur le terrain et proposer des solutions pour leur résolution.

Ethique et conformité

• Gère les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités du département et en fournir les pièces justificatives à temps ;
• Se conforme et respecte toutes les procédures (administratives, RH, finances et logistiques) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC ;
• Respecte et fait respecter les procédures en vigueur à DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs ;
• Fait preuve de flexibilité afin de répondre à des impératifs et instruction de son superviseur pour des besoins du service à tout moment ;
• Exécute toutes autres tâches en dehors de celles mentionnées ci-dessus demandées par sa hiérarchie et conformes à son domaine de responsabilité ;
• Est en relation avec les autres départements techniques dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles ;
• A la demande du HoSS ou du Directeur Pays, participer dans des activités en lien avec le Code de Conduite de DRC.

En outre, le Responsable des Ressources Humaines pourra se voir demander d’assumer d’autres tâches et travaux, à la demande du Chef des Services Supports au Niger ou bien de la Responsable RH régionale.

Qualifications requises

Compétences essentielles

• Niveau académique équivalent à une Licence Universitaire dans le domaine des Ressources Humaines ou du « Business Administration » ;
• Minimum six (6) années d’expérience dans le domaine de gestion RH, dont deux (2) années d’expérience professionnelle à un poste équivalent ;
• Expérience de travail au sein d’une ONG Internationale souhaitée ;
• Expérience avérée et significative avec les systèmes de gestion de l’information et de paie ;
• Excellente maîtrise de Microsoft Office, en particulier Word et Excel ;
• Excellentes compétences en termes d’analyse et de rapportage ;
• Niveau de français bilingue (la maîtrise parfaite de la langue française, à l’écrit ainsi qu’à l’oral, est indispensable)
• Bon niveau d’anglais souhaité

Compétences souhaitées

• Une précédente expérience de travail dans le secteur des Organisations Internationales constitue un atout
• Une précédente expérience de travail avec le logiciel Homère est un atout

Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour