Responsable entrepots promess at Pan American Health Organization

Responsabilités générales
Le Responsable Entrepôts PROMESS assure la coordination et la supervision opérationnelle de l’ensemble des activités quotidiennes dans les entrepôts de PROMESS. Sous sa responsabilité directe il s’assure de la mise en place et du respect par les magasiniers et les manutentionnaires des POS (Procédures Opérationnelles Standard) lies à la gestion des stocks physiques des produits présents dans les entrepôts PROMESS et ce en étroite collaboration avec le Pharmacien responsable de la gestion de stock.
Le Responsable Entrepôts PROMESS aura la responsabilité en étroite collaboration avec le Pharmacien et des magasiniers de s’assurer de l’absence de produits expires présents dans les entrepôts PROMESS et mettra en oeuvre tous les outils nécessaires et les procédures de gestion afin de faciliter sa tâche comme la méthodologie FEFO (First Expired/First out).
Sous la supervision directe du Directeur de Promess, il supervisera l’ensemble des magasiniers et sera le point focal pour tout ce qui concerne la gestion des opérations Logistique et les activités de réception et d’expéditions dans les entrepôts PROMESS.
Taches à effectuer
1ere activité : Procédures POS (Procédures Opérationnelles Standard) de la gestion des stocks physiques et organisation des entrepôts PROMESS.
• Mettre en place les POS (Procédures Opérationnelles Standard) de la gestion des stocks physiques et s’assurer de leurs applications au quotidien par les magasiniers.
• Mettre en place un système de fiche de stock afin d’avoir rapidement les états des stocks avec les quantités, les références et les dates d’expirations des produits.
• Organiser les entrepôts en étroite collaboration avec les Magasiniers et les Pharmaciens de manière ordonnés et selon les catégories et selon les références de produits afin de faciliter les flux et rotations de stocks entrants et sortants,
• Mettre en place rigoureusement le mécanisme de gestion FEFO afin de s’assurer de l’absence de PPI (produits Pharmaceutiques inutilisables) ou expires dans les entrepôts PROMESS ainsi que dans les chambres froides.
• Apporter des solutions avisées et innovantes au problème de destruction des produits expires.
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2eme activité : Supervision et Coordination des activités opérationnelles et Logistique dans les entrepôts PROMESS en termes de réception, stockage, préparation de commandes et d’expéditions en collaboration avec les magasiniers
• Procéder aux relevés des volumes des stocks entreposés et des stocks réceptionnés. Communiquer ces informations à la pharmacienne Gestionnaire de stock pour les rapports trimestriels transmis aux partenaires
• Superviser et coordonner les préparations des commandes et expéditions en étroites collaboration avec les Pharmaciens et les Magasiniers
• Assurer le contrôle des bonnes pratiques d’entreposage et de la codification des zones de stockage
• Vérifier les commandes avec les clients en l’absence des magasiniers et organiser la logistique des livraisons dans le cadre des services de distributions actives
• Assurer le suivi de la réparation des dysfonctionnements rapportés afférents aux appareils et matériels de manutention, de transport et de stockage (forklift, washer pressure, chariot, transpalettes, plastic wrapper etc…) avec l’administration.
• Organiser, coordonner et mettre en place les moyens logistiques de transport pour les distributions des intrants dans les centres de santé ou autres en étroite collaboration avec les Pharmaciens et les Magasiniers.
3eme activité : Mettre en place selon les directives du Pharmacien responsable de stock les opérations d’inventaire en étroite collaboration avec les magasiniers
• Etablir un planning inventaire précis en collaboration avec le Pharmacien responsable de stock
• Organiser et anticiper les activités de l’inventaires afin de ne pas perturber les opérations quotidiennes des entrepôts PROMESS
• Fournir un rapport d’inventaire physique précis au Pharmacien et participer à la réconciliation sur le logiciel SAGE
• Produire un rapport explicatif détaillés en cas de manquants ou de pertes et donner des solutions correctives en étroite collaboration avec le Pharmacien responsable de la gestion de stock.
4eme activité : Mettre en place un système de gestion des produits pharmaceutiques inutilisables (PPI) afin de s’assurer de l’absence de produits expires dans les entrepôts PROMESS.
• Etablir un suivi régulier en étroite collaboration avec les Pharmaciens des dates d’expirations des produits dans les entrepôts PROMESS.
NIVEAU DE SUPERVISION
Le Responsable Entrepôts reçoit la supervision du Directeur de Promess et travaille en étroite collaboration avec les Pharmaciens. Le Responsable Entrepôts
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supervise les magasiniers des entrepôts, les manutentionnaires étant sous la supervision des magasiniers.
Formation
Essentiel :

• Diplôme de fin d’études secondaires
• Diplôme en gestion logistique/gestion d’entrepôts de niveau licence
  Souhaitable :
• Formation en gestion de la chaine de froid
• Connaissance du système de l’ONU/ONG
  Expérience professionnelle
  Essentiel :
• Avoir un minimum de dix (10) années d’expérience professionnelle dans la gestion logistique d’entrepôt et en chaine d’approvisionnement.
• Expériences dans l’encadrement d’équipe Logistique et d’entrepôts
• Capacite à la rédaction de rapport et à l’analyse de la gestion de données
  Souhaitable :
• Avoir une expérience en gestion des stocks de produits pharmaceutiques et médicaux.
• Avoir une connaissance en gestion de la chaine du froid.
• Posséder une expérience au sein d’une agence des Nations Unies/ONG dans un poste similaire
  Compétences
• Leadership et aptitudes managériales pour l’encadrement d’équipes
• Sens profond de responsabilité et esprit d’initiative.
• Compétence en gestion de stock des produits pharmaceutiques et médicaux
• Connaissance de la logistique et de la gestion d’entrepôts
• Capacite à mettre en place des indicateurs de performance
• Capacité à travailler en équipe
• Dynamique, travailleur et intègre
• Attention portée aux détails et à la qualité
• Capacité à travailler sous pression
• Sens de l’investigation et d’analyse pour proposer des solutions correctives
  Connaissances informatiques
  Maitrise des logiciels Microsoft et Outlook
  Capable de produire des tableaux Excel de suivi de stock et de traitement de données
  Langues
  Essentiel : Excellente maitrise orale et écrite du Français et du créole Haïtien.
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  Souhaitable : Maitrise de l’anglais et/ou de l’espagnol.
  Signature et date