Responsable Logistique Projet – Tous Pays – H/F At ALIMA

ALIMA, l’ONG médicale internationale à visage humain, qui met au cœur de son modèle, la co-construction des projets et des parcours professionnels

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle et environnementale. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante. **

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action inscrits au sein de notre CHARTE

1. Le patient d’abord
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Faire confiance
6. L’intelligence collective
7. La Responsabilité environnementale

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 7 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 13 pays d’Afrique. En 2020, nous avons développé 67 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 357 structures de santé (dont 45 hôpitaux et 312 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques.

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

● Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;

● Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à un(e) supérieur(e), à un(e) référent(e).

L’ÉQUIPE ALIMA : Plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Soudan, Mauritanie, Sénégal.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue, Lassa, COVID-19), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre.

LIEU DU POSTE : Pays d’intervention ALIMA

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Dans le cadre de ses fonctions, le ou la titulaire du poste sera amené·e à visiter les programmes et être en contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

Rend compte au : Coordinateur de Projet.

Lien fonctionnel : Coordinateur Logistique.

Supervise : Superviseur Logistique Base, Superviseur Hôpital, Gardiens et Chauffeurs.

Collabore avec tous les autres membres de l’équipe ALIMA et ses partenaires.

MISSION PRINCIPALE

· Offrir un soutien logistique aux activités d’assistance médicale, selon les protocoles et normes ALIMA.

· Assurer la gestion optimale de la logistique sur l’ensemble des projets menés à Mbrès :

Planifier les activités logistiques pour l’installation, puis le bon fonctionnement des activités médicales et de la base.

· Coordonner les activités et les équipes logistiques du projet.

· Appuyer le coordinateur projet dans la gestion de la sécurité de la mission.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

L’employé doit suivre son profil de poste et faire son travail dans le respect du Code de conduite ALIMA.

· Activités de construction et maintenance

· Mettre en place, en collaboration avec le coordinateur logistique, les outils permettant de suivre les activités logistiques (chronogramme d’activité, cahier de charge, validation des plans et devis…).

· Définir les besoins pour la base et les structures médicales.

· Evaluer les moyens à mettre en œuvre, en collaboration avec le coordinateur logistique.

· Etablir des devis détaillés, et comparer les prestations, dans le respect des lignes budgétaires dédiées.

· Proposer des plans d’action avec des outils permettant de suivre les activités logistiques : chronogramme d’activité, cahier de charge, validation des plans, etc…

· Superviser la mise en œuvre des activités du projet.

· Organiser et superviser la maintenance et l’entretien des infrastructures, du matériel et équipements durables.

· Déterminer les besoins logistiques mensuels à travers une demande de trésorerie.

I. Approvisionnement et gestion des stocks

· Planifier les approvisionnements périodiques internes, en collaboration avec le Coordinateur logistique et l’équipe logistique. Prioriser les approvisionnements.

· Analyser chaque mois les consommations mensuelles pour définir la fréquence des commandes (nourriture, carburant et consommables courants (chlore, produits d’hygiène, papeterie, etc…).

· Suivre les envois et garantir les livraisons des livraisons.

· Mettre en place un planning périodique d’inventaire du stock logistique

· Réaliser un inventaire à son arrivée et à son départ (passation de stock) et actualiser ces inventaires régulièrement (état théorique et physique mensuel des stocks, trimestriellement).

· Assurer et contrôler la qualité du stockage dans les entrepôts.

· Veiller à la bonne gestion du stock au travers des fiches de stock, et autres outils de contrôle.

· Contrôler que les waybills/bon de livraison et les documents de transport sont élaborés correctement.

· Suivre les donations (matériel logistique et médical), l’émission et l’archivage des certificats de dons.

· Transmettre les commandes à la capitale selon la fréquence prévue avec le coordinateur logistique.

· Veiller au respect des procédures d’Achat décrites dans le Manuel de procédures d’Appro ALIMA.

· Participer à l’élaboration et la révision du budget du projet, par l’expression des besoins nécessaires pour la conduite du projet.

· Gestion watsan

· Déterminer les besoins des populations prises en charge par ALIMA (eau, hygiène et assainissement, abris temporaires, nourriture, biens de première nécessité).

· Participer aux missions exploratoires, en appui logistique aux équipes médicales.

· Participer aux discussions sur la conduite du projet et la définition des objectifs EHA.

· Apporter un appui technique au superviseur d’activité EHA de l’Hôpital (Superviseur Logistique Hôpital).

· Encadrer l’hygiène et l’assainissement (toilettes, douches, évacuation et traitement des eaux usées, évacuation des eaux de ruissellement), avec les responsables d’activité médicaux et le coordinateur de projet.

· Superviser l’approvisionnement en eau des différentes structures (structures médicales, base vie, bureau) selon les objectifs de quantité et de qualité fixés.

· Assurer le bon fonctionnement de la chaîne de traitement des déchets (collecte, tri, destruction, décharge).

II. Gestion du parc automobile

· S’assurer que l’entretien des véhicules, motos et générateur(s) est planifié et exécuté, ainsi que les contrôles journaliers et hebdomadaires.

· Superviser la bonne tenue des Carnets de bord et de l’équipement des véhicules.

· Renouveler les documents de bord du véhicule (assurances, fiches technique, contrôles).

· Vérifier les consommations rationnelles pour tous les véhicules et équipements motorisés.

· Assurer la gestion du stock mécanique (pièces détachées et consommables).

· Superviser et former les chauffeurs, s’assurer de l’application des règles et de la mise à jour des descriptions de poste.

· Planifier les mouvements hebdomadaires des staffs et les transmettre à la Coordination.

· Organiser les transferts de patients vers les hôpitaux de référence, en assurant leur sécurité.

III.Supervision du service logistique et gestion RH

· Organiser et superviser le travail des membres de son équipe.

· Animer les réunions hebdomadaires de définition des activités logistiques.

· Veiller à la circulation de l’information dans son équipe.

· Veiller à l’application et au respect du règlement intérieur ALIMA.

· Assurer la référence technique de tous les problèmes logistique/technique du projet et offrir un encadrement au personnel de logistique sous sa responsabilité.

· Participer à la planification en collaboration avec le Coordinateur logistique, le Coordinateur de projet et le Coordinateur RH, et mettre en œuvre les processus liés aux RH (recrutement, formation, briefing/débriefing, évaluation, détection de potentiel, développement et communication) du personnel logistique du projet en vue d’assurer l’évaluation et la quantité de connaissances requises pour effectuer correctement toutes les activités de logistique.

· Veille au bon fonctionnement des équipements de communication et à leur bonne utilisation.

IV.Reporting

· Collecter et mettre à jour les données logistiques du projet (Suivi des IR, Suivi des stocks, Suivi des consommations carburant, suivi des contrats, Marmota, rapport mensuels, Sitrep etc…) et les transmettre dans les délais impartis au Coordinateur Projet et au Coordinateur logistique.

V. Réponse aux urgences

· Planifier les actions de réponse aux urgences et les soumettre au Coordinateur Logistique et à l’équipe médicale.

· Déterminer les besoins en matériel et en Ressources Humaines.

· Rechercher des partenariats avec les ONG partenaires/locales dans le cadre de réponses aux urgences.

VI. Gestion sécuritaire

· Définir et surveiller les aspects techniques de la politique de réduction des risques du projet : transport, communication, protection, identification et préparation des aspects techniques de la politique de sécurité et lignes directrices du projet, plan d’évacuation et de contingence, surveillance quotidienne de l’application des règles de sécurité et rapporter au Coordinateur de projet de tout problème pouvant survenir. À cette fin, le Responsable logistique du projet aura à créer un environnement propice à faciliter les échanges sécuritaires d’information.

· Garantir la disponibilité et le bon état du matériel des malles sécu, du matériel d’identification et de télécommunication).

VII- Bilans et POP

· Réaliser les POP et les bilans des agents sous sa responsabilité

VIII- Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles :

● Participe aux formations et séances de sensibilisation

● Applique les standards relatifs à la prévention des abus

● Assure que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus

● Contribue à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur

Ce profil de poste n’est pas exhaustif et peut être modifié suivant les besoins de la mission.

EXPERIENCES ET COMPETENCES

Logistique :

Formation :

· Avoir un diplôme en logistique humanitaire ou avoir travaillé dans un poste similaire pendant au moins 3 ans au sein d’une ONG Internationale

Expériences

· Expérience d’au moins 3 ans sur un volume important d’activités

· Expérience en rédaction de rapports mensuels logistiques

· Expérience en termes de gestion d’équipe

· Expérience en termes de gestion sécuritaire

· Expérience en termes de formation et de coaching

Qualités du candidat :

· Capacité d’analyse et de synthèse

· Capacité d’organisation

· Autonomie, curiosité et sens critique

· Flexibilité et gestion du stress

· Patience et maturité professionnelle

· Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels

· Capacité à travailler et à vivre dans un milieu très isolé et enclavé

· Bonne condition physique

Sécurité :

· Formation

· Avoir reçu des formations pertinentes en gestion de sécurité (UNDSS, FICR ou toute structure réputée en formation de sécurité)

Compétences techniques

· Capacité d’évaluation, d’analyse de situation sécuritaire et de développement de plan d’évacuation

· Capacité rédactionnelle en Français et compétences interpersonnelles

· Capacité de construire et d’entretenir de bonnes relations de travail avec les collègues et les partenaires

· Capacité de produire des rapports sur l’analyse contextuelle et sécuritaire

· Capacité de faire la mise en œuvre et la mise à jour des plans de contingence, Capacité de documenter, enregistrer et visualiser les incidents sécuritaires avec une analyse des tendances au niveau national et régional et les partager avec les membres de la coordination de la capitale et des projets

· Capacité d’innover et de proposer des solutions de rechanges

Compétences linguistiques

· Parler et écrire couramment le Français

· Parler au moins une langue du pays serait un atout

Qualités requises/compétences comportementales

· Sens critique

· Autonomie, motivation, esprit d’initiative et réactivité

· Bonne écoute

· Flexibilité et capacité à travailler sous pression

· Capacités de communication et de formateur

· Capacité de travailler en équipe dans un contexte multiculturel et sous pression

CONDITIONS

Durée et type de contrat : 6 avec possibilité de renouvellement ;

Prise de poste : Immédiatement

Salaire : selon grille ALIMA + expérience + per diem

ALIMA prend en charge :

· les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission

· les frais d’hébergement

· 2,08 jours de congés par mois

· per diem journalier

· la couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droit.

· la politique de break tous les 3 mois (pour 6 mois de mission)

· l’évacuation pour l’employé et ses ayants droit.