Responsable Pharmacies Pays Générique – RCA – H/F At ALIMA

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients et aux patientes, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action, inscrits au sein de notre CHARTE :

1. Le patient d’abord
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Faire confiance
6. L’intelligence collective
7. Responsabilité environnementale

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE :

Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 6 millions de patients et patientes, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique. En 2020, nous avons développé 67 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers 357 structures de santé (dont 45 hôpitaux et 312 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients et patientes bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques notamment dans le domaine de la lutte contre la malnutrition et les fièvres virales hémorragiques. ALIMA mène également des opérations en réponse à la pandémie covid-19 dans l’ensemble de nos missions.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé sexuelle et reproductive incluant les violences basées sur le genre, Santé Primaire et secondaire, la chirurgie, les soins pédiatriques, les maladies tueuses tel que Paludisme, IRA, Diarrhée, Épidémies (Fièvres hémorragiques, méningite, Choléra, Rougeole, Dengue, Covid-19).

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie et Sénégal.

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

● respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;

● signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent

ALIMA en RCA

La République Centrafricaine est un pays d’Afrique Centrale qui compte près de 4,6 millions d’habitants (Banque Mondiale, 2018) pour une superficie d’environ 623 000 km2.

Le pays comprend 7 régions (dont la capitale Bangui, 7ème région), 16 préfectures, 71 sous-préfectures, et 175 communes et est entouré par le Cameroun à l’ouest, le Tchad au nord-ouest, le Soudan au nord-est, le Soudan du Sud à l’est, la République Démocratique du Congo au sud-est et la République du Congo au sud-ouest.

Les conflits touchant le pays ont d’importantes conséquences sur l’insécurité, la malnutrition, et l’accès aux soins pour les populations vulnérables.

L’offre de soins connaît aussi des difficultés résultant de la disponibilité limitée des ressources financières, humaines et matérielles.

Une grande partie (mais moins de 80 %) du pays contrôlée par des Groupes Armés, ALIMA continue à appuyer ses actions dans les territoires occupés par les groupes armés.

L’ensemble du pays vit dans une situation d’insécurité permanente ,c’est qui impacte l’augmentation des déplacés internes environ 730.000 personnes et de la transhumance .

Le conflit a pris une dimension internationale : FACA et leurs alliés Russes et Rwandais, CPC soutenu par des mercenaires tchadiens, incursions d’éléments armés du Soudan, etc

Accès humanitaire très compliqué pour des raisons sécuritaires et structurelles. La RCA demeure un des pays les plus dangereux pour les acteurs humanitaires. Ceux-ci sont visés, harcelés, rançonnés, vols de véhicules .

ALIMA intervient en RCA depuis 2013 à Bimbo et puis 2014 à Boda. A ce jour ALIMA a 7 projets en RCA avec l’offre des soins de santé primaire et secondaire, au total 6 hopitaux et plusieurs centres de santé.

ALIMA intervient à zemio , Obo, Mbres , Kaga Bandoro, Bangui , Boda et Bimbo .

Alima, ONG médicale, supervise et appuie des structures médicales publiques ou mobiles en république centrafricaine. Pour atteindre ses objectifs de qualité, l’ONG Alima doit se doter d’un système d’approvisionnement des projets en produits pharmaceutiques, répondant aux besoins de ses activités.

Lieu de mission : Coordination Bangui

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

● Rend compte au coordinateur médical ou à la coordinatrice médicale

● Se réfère au coordinateur pharmacie s’il y en a

● Se réfère au référent pharmacien du siège

● Supervise les responsables pharmacies et par ricochet les gestionnaires de stock

MISSION ET ACTIVITES PRINCIPALES

Le Responsable Pharmacies Pays est responsable de l’analyse des besoins en médicaments et matériel médical, et veille sur la qualité des produits utilisés et leur disponibilité sur terrain. Il est le

1. Garant de la bonne gestion des médicaments sur toute la mission
2. Pont entre nos activités et les questions de médicaments en lien avec les politiques nationales de pharmacie
3. Responsable du renforcement de compétences des RH de nos pharmacies ainsi que ceux des structures de santé appuyées
4. Responsable de la définition du circuit des médicaments conformément aux exigences bailleurs

1. Supervision générale des pharmacies Pays

● Donner un appui technique dans l’organisation des unités de distribution (stock central et/ou de projet) et les unités de consommation : agencement des locaux, rangement et classification des produits, conditions de stockage, hygiène…

● Mettre en place et superviser l’utilisation appropriée des outils de gestion et suivi des pharmacies (fiches de stock, feuille de commandes, Isystock, reporting Isystock, etc…).

● Donner de l’appui technique et veiller à une bonne gestion des unités de distribution et de consommation : entrées, sorties, réceptions, livraisons, rotations de stock, consommations, dates de péremption, inventaires théoriques et physiques, médicaments périmés, etc.

● S’assurer du contrôle régulier, complétion/remplissage et des malles/trousses d’urgence.

● S’assurer que la température, humidité et exposition à la lumière sont appropriées aux médicaments se trouvant dans la pharmacie, selon l’appliquant des procédures standards.

● S’assurer de la bonne tenue de la chaîne du froid, selon les standards ALIMA.

● Assurer un suivi mensuel de l’état des stocks (risque de rupture, rupture, surstock, stock dormant, produits proches péremption, écarts d’inventaire) et donner un feedback des rapports mensuels des pharmacies à la coordination médicale

● Se déplacer régulièrement aux projets pour assurer la supervision et le suivi des activités liées à la pharmacie sur les terrains

● Former les personnels en charge de la gestion des pharmacies sur la connaissance et la gestion des médicaments, matériels ou items couramment utilisés ou commandés par les stocks des projets.

1. Gestion de l’approvisionnement en médicaments et matériel

· Assurer l’existence et le bon fonctionnement d’un circuit d’approvisionnement des médicaments et du matériel médical (procédures, calendriers, etc.)

· Elabore les commandes médicales internes : autant en termes de périodicité (compte tenu des contraintes géographiques, sécuritaires, opérationnelles et financières) que des besoins (d’après les consommations mensuelles moyennes analysées avec les rotations de stock et les facteurs épidémiologiques).

· Garantir un circuit/système de distribution clair et cohérent entre les différentes unités (distribution / consommation), y compris l’assignation de responsabilités parmi le personnel impliqué.

· Encourager la communication interdépartementale et les échanges d’information concernant l’état des stocks Central et sur les projets, la gestion des pharmacies et le suivi des activités, pour une meilleure gestion et utilisation du stock médical.

· Collecter et enregistrer toutes les données et les indicateurs en vue des rapports (mensuels, trimestriels, annuels) de la mission.

· Assurer le suivi des consommations réelles et théoriques (selon l’isystock) et dans l’élaboration, consolidation, planification et suivi des commandes médicales internationales, incluant la partie budgétisation avec les finances et la logistique, ainsi que prendre les mesures nécessaires lors des retards de livraison, risques de ruptures de stock, etc.

· Etablit les demandes d’autorisation d’importation (les produits nécessitant une) et supervise l’obtention auprès des autorités nationales et assiste la logistique, en cas de besoin, dans les procédures de dédouanement des commandes médicales.

· Veille pour que la version finale des commandes soit transmise aux terrains (délais, quantités, etc…).

· Assurer le suivi des commandes en cours (réception, backorders).

1. Gestion des unités de distribution (pharmacie centrale, pharmacies des projets)

● S’assure du rangement et de l’identification corrects des articles selon les standards ALIMA.

● Veille aux conditions de stockage selon les standards ALIMA (hygiène, température, ventilation, entreposage, sécurité), spéciale attention donnée aux produits dangereux, ceux nécessitant une chaîne de froid et les stupéfiants.

● S’assure de l’utilisation correcte des fiches de stock (entrée/sorties/inventaires/signature à chaque ligne etc…).

● Supervise et/ou participe aux inventaires physiques réguliers (chaque trimestre/ avant la fin des contrats bailleurs /et toujours avant la préparation des commandes) complets et obligatoires.

● Etablit un rapport d’inventaire (avec copie paraphée et archivée) après chaque inventaire complet et profite pour valoriser le stock.

● Faire le suivi constant des produits dont la date de péremption est inférieure à 6 mois, produire un rapport à la Coordination Médicale et faire des propositions.

● S’assurer de la tenue à jour constante de

ü le registre des psychotropes et stupéfiants

ü le registre des produits périmés

● Faire le suivi mensuel des donations, emprunts et remboursements des produits entre projets ou à des tiers.

● S’assurer du suivi des dates de péremption des articles, l’état de complétion et la rotation des malles d’urgences, trousses premiers soins et pharmacies des bureaux et/ou maisons expats selon la périodicité respective préétablie.

4. Appui au pays

· Rester proprement informé sur les réglementations nationales d’importation ainsi que tout possible changement des procédures.

· Connaître les normes nationales de destruction des articles médicaux périssables et plaidoyer pour l’adéquation aux standards internationaux.

· Communiquer régulièrement avec la logistique, administration et des finances sur l’approvisionnement médical.

· Mettre en place le circuit d’information, de validation, de reporting au sein de la chaine d’approvisionnement médical en lien avec le département Médical et logistique.

· Mettre en place l’organisation régulière de meeting, pour améliorer la communication et le partage d’information primordiale pour les opérations.

· Rapporter régulièrement à la Coordination Médicale (au moins mensuellement et chaque fois que considéré nécessaire) la situation de la pharmacie : état de lieu, péremption des médicaments, consommation, prévention de ruptures de stock, etc. au moyen du rapport mensuel de pharmacies

1. Renforcement des capacités et animation d’équipe
2. Définir, avec l’aide des responsables directs des personnes concernées, les besoins en formation des équipes impliquées dans la gestion de la pharmacie, en adéquation avec les objectifs du projet.
3. Participer à la formation des membres des équipes en charge de la gestion des pharmacies dans les projets par l’accompagnement dans le travail.
4. Participer à la sélection et au suivi du staff responsable des pharmacies.
5. Collaborer à la définition claire des tâches et à la mise à jour régulière des Profils de Poste des gestionnaires des pharmacies.
6. Assiste à l’évaluation des capacités techniques et d’encadrement des agents impliqués dans la gestion des pharmacies.

6. Mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles, la fraude et le Blanchiment d’argent

● Participer aux formations et aux séances de sensibilisation

● Assurer le respect des mesures sur la politique antifraude

● Appliquer les standards relatifs à la prévention des abus

● Assurer que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les règles de prévention des abus

● Contribuer à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur

EXPERIENCES ET COMPETENCES

Formation :

● Pharmacien ou Infirmier Expérimenté

Expériences :

● Expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire

● Expérience dans un contexte d’intervention médicale humanitaire

● Expérience en termes de gestion d’équipe et d’encadrement

Compétences et Qualité

● Capacité d’analyse et d’organisation

● Sens critique et force de proposition

● Rigueur

● Autonomie et curiosité

● Flexibilité et gestion du stress

● Capacité d’écoute et d’empathie importante

● Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels

Langues :

● La maîtrise du français est indispensable

● La connaissance de l’anglais et d’une langue locale est un atout

CONDITIONS **

Durée et type de contrat : CDD de 6 mois avec possibilité de prolongation

Prise de poste : ASAP

Salaire : SALAIRE selon grille ALIMA + EXPÉRIENCE + PERDIEM

ALIMA prend en charge :

Ø Les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission

Ø Les frais d’hébergement

Ø 2,08 jours de congés par mois

Ø Per diem journalier

Ø La couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droits

Ø La politique de break tous les 3 mois (pour 6 mois de mission)

Ø L’évacuation pour l’employé