Responsable Ressources Humaines & Administration (RH) At Danish Refugee Council

Titre du poste: Responsable Ressources Humaines & Administration(RH)

Supervisé par: Directeur Pays

Rapportant à: Directeur Pays

Lieu d’affectation: Non-Family Duty Station – Position non-accompagnée

Désignation du lieu d’affectation: Bangui, République Centrafricaine

Zone d’intervention opérationnelle: Ensemble du territoire centrafricain

Durée du contrat: 12 mois

Date de prise de poste souhaitée: Novembre 2021

Type de contrat (Expat/National/Trainee): Expatrié

Conditions salariales: Management F niveau 1, position non accompagnée

La publication de ce poste répond à un besoin non confirmé de remplacement de la personne qui l’occupe. Cette personne est actuellement en processus de recrutement et le résultat sera connu dans quelques semaines.

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7.000 employés et de 8.000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

Présent depuis 2007, DRC est l’une des plus grandes ONG internationale en République centrafricaine, présente dans cinq préfectures (Bangui, Lim-Pendé, Ouham, Ouham Fafa et en Ouham Pendé). La stratégie programmatique est axée autour de quatre secteurs : protection et cohésion sociale, relance économique et moyens d’existence, réponse d’urgence aux besoins immédiats liés aux déplacements de populations et WASH.

Objet

La/le Responsable RH fait partie du Senior Management Team de la mission. Elle/ il travaille en étroite collaboration avec le Directeur Pays et la Responsable RH régionale. Son rôle est centré sur le pays, ici la République Centrafricaine. Elle/ il est responsable de fournir un cadre de fonctionnement RH clair, à jour et cohérent avec les politiques globales de DRC et la loi du pays ainsi que de faire respecter son application. Elle/ il fournit un appui et des conseils techniques à tous les managers en République Centrafricaine et participe à l’élaboration de la Stratégie Pays et à sa dissémination. Dans l’exercice de ses fonctions, la/le Responsable RH doit avoir une compréhension et une attention aux moyens dont elle/ il dispose pour ses missions et s’attacher à l’efficience.

Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont :

Management

· Diriger et gérer l’équipe des ressources humaines à Bangui (y compris la planification des ressources humaines, la mesure de la performance, etc)

· Participer à la fixation des objectifs, à l’accompagnement et aux entretiens de performances des interlocuteurs RH sur les bases.

· Fournir un soutien technique, des conseils et renforcer les capacités de tous les membres de l’équipe des Ressources Humaines.

· Conseiller et aider les managers sur les questions et les préoccupations liées aux Ressources Humaines.

Recrutement, perfectionnement et planification du personnel

· Anticiper les besoins en recrutement et communiquer à ce sujet avec toutes les parties prenantes ;

· Piloter et soutenir les activités de recrutement et de sélection en veillant à ce que la politique de recrutement soit toujours respectée.

· Coordonner les processus d’intégration des nouveaux employés en lien avec leurs managers

· Fournir une bonne intégration RH à l’ensemble des nouveaux employés, se concentrer sur les points essentiels

· Identifier et mettre en œuvre avec l’équipe de management de nouvelles stratégies de rétention et de mobilité des employés

· Développer/maintenir des processus locaux pour le développement et le perfectionnement des employés

Performance, bien-être et rémunérations et avantages sociaux

· Répondre et gérer de façon proactive le conseil en matière de performance, les griefs des employés et les questions disciplinaires

· Diriger le processus d’évaluation de la performance

· Agir en tant que médiateur impartial dans les procédures disciplinaires et veiller à ce qu’il soit administré de manière équitable et juste et qu’il réponde à tous les règlements et exigences juridiques

· Identifier et mettre en œuvre avec l’équipe de management des initiatives visant à garantir le bien être des employés

· Coordonner le processus d’examen annuel de la rémunération et les rajustements

Politiques et support technique

· Rédiger, tenir et mettre à jour les manuels et les procédures des ressources humaines spécifiques à la République Centrafricaine en étroite collaboration avec la Responsable Régionale RH

· Garantir la bonne prise en compte des politiques globales de DRC en matière de Ressources Humaines et du droit centrafricain dans les manuels et les procédures des ressources humaines

· Améliorer de manière continue les processus et les systèmes RH

· Tenir à jour le Master Data RH dans Dynamics

· Travailler en étroite collaboration avec le Bureau Régional et le siège et fournir un rapportage régulier et de qualité sur les activités RH ayant des implications transversales.

· Apporter un soutien technique aux Responsables de base et aux responsables de projet sur les questions RH et légales.

Administration

· Tenir et mettre à jour une liste de l’ensemble du personnel en collaboration avec les responsables de base. Identifier les informations à toujours avoir.

· Surveiller les dates de fin de contrat et assurer un suivi proactif avec les managers à ce sujet

· Coordonner les processus de sortie/ fin de contrat de tous les employés en lien avec leurs managers

· Assurer la supervision de la gestion des visas et cartes de séjour

· Assurer la mise à jour et le renouvellement en temps opportun des certificats d’enregistrement des organismes sociaux

· Assurer le lien avec le conseil juridique/l’avocat

· Assurer la gestion et le suivi de l’ensemble des dossiers déposés auprès de l’administration locale : Agence Centrafricaine Nationale de la Formation Professionnelle et de l’Emploi (ACFPE) ; CNSS (Caisse Nationale de Sécurité Sociale) et Inspection du Travail

Gestion de la paie

· Réalisation mensuelle de la paie des salariés nationaux avec vérification du Département Finance

· Transmission mensuelle au Siège des éléments variables de paie des salariés internationaux

· Gérer la paie en lien avec les différents services et tout particulièrement les Finances et une autre sur tous les aspects liés au travail avec les administrations locales (Inspections du Travail, ACFPE, CNSS).

Planification et Reporting

· Participer au développement de projet, à la planification des nouveaux projets, aux revues et aux rapportages sur les projets. Fournir les informations utiles pour ces exercices dans les délais impartis.

· Fournir un planning pour les activités RH récurrentes et le partager avec les départements concernés

· Planifier les autres activités RH au mois, opérer des ajustements lorsque cela est nécessaire et prioriser les activités en fonction de leur importance et de leur urgence

· Enumérer les difficultés rencontrées en coordination sur le terrain et proposer des solutions pour leur résolution.

Ethique et conformité

· Gérer les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités du département et en fournir les pièces justificatives à temps.

· Se conformer et respecter toutes les procédures (administratives, RH, finances et logistiques) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC.

· Respecter et faire respecter les procédures en vigueur à DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs.

· Faire preuve de flexibilité afin de répondre à des impératifs et instructions de son manager pour des tâches définies comme prioritaires

· Être en relation avec les autres départements dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles.

Représentation/ Coordination

· Représenter l’organisation auprès des instances internes et externes, sur demande et/ou sur délégation du Directeur Pays

· Participer aux groupes de travail externes appropriés

· Créer et maintenir des liens réguliers avec ses homologues RH des autres ONG internationales et des structures ayant une taille et des enjeux comparables.

Qualifications requises

· Au moins 5 ans d’expérience dans un domaine pertinent, dont au moins 2 ans dans un poste de direction des ressources humaines au sein d’une ONG.

· Au moins 3 ans d’expérience en gestion d’équipe

· Au moins 1 an d’expérience de l’utilisation d’Homère, d’un système ERP et de recrutement en ligne

· Compréhension et connaissance appliquée des principes, concepts et processus de la gestion des ressources humaines et expérience dans ce domaine

· Aptitudes éprouvées en matière de leadership et de collaboration.

· Expérience dans un pays ayant un droit du travail très pesant fortement sur l’opérationnalisation des décisions RH

· Excellentes compétences dans le traitement et le conseil sur des questions complexes de gestion des personnes

· Maîtrise complète de l’anglais professionnel

· Expérience de l’élaboration de stratégies et de politiques en matière de ressources humaines, et de la conduite de leur mise en œuvre.

· Une expérience préalable en République Centrafricaine ou dans un pays avec un contexte et des enjeux comparables est très appréciée.

Compétences et qualités exigées

· À ce poste, vous devrez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :

o Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.

o Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.

o Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.

o Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.

o Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

· Très bonnes aptitudes à la planification et compétences organisationnelles.

· Compétences avérées en communication (bonne capacité d’écoute, positive, favorable, claire, ouverture d’esprit, constructive et accessible) à la fois écrite et verbale.

· Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite avec une très bonne aptitude à s’adapter au changement.

· Aptitudes au leadership, capacités d’apprendre rapidement et très bonnes aptitudes à s’adapter au changement.

· Volonté de travailler les heures nécessaires pour respecter les délais et capacités à travailler sous pression.

· Désir de travailler dans un environnement d’équipe collaboratif et proactif, tout en étant capable de travailler de façon autonome.

· Aptitude avérée à travailler efficacement avec un minimum de supervision, hiérarchiser les tâches et respecter les délais.

· Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative.

· D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires.

· Sens de l’éthique exemplaire.

· Capacité à travailler en équipe, caractère stable et robuste, esprit d’équipe avec un bon sens de l’humour.