Responsible for ( e ) programs ( Programs Officer ) At Search for Common Ground

Title : Responsible for ( e ) programs

Reports to : Country Director

**Department: ** Programs

Place of employment : Ouagadougou, Burkina Faso

Availability :August 2023

Contract : one-year contract with possibility of extension, subject to funding and results.

Organizational profile

• • Search for Common Ground ( Search )is an international peacebuilding organization specializing in conflict transformation. Since 1982, we have been running programs around the world to help companies move away from antagonistic approaches and find collaborative solutions. Our work is based on the ** common ground approach ** ( Common Ground Approach, CGA ), a methodology designed to transform the way we react to conflicts, by moving away from confrontation and violence and by moving towards cooperation. Its guiding principles guide the design and implementation of peacebuilding programs that produce tangible and positive results. Search’s work is globally recognized, as evidenced by our 2018 Nobel Peace Prize nomination.Today our programs cover more than 30 countries, with more than 900 employees, 95% of whom are recruited locally, who work with artists, media professionals, political, religious and community leaders to build a sustainable and viable infrastructure for peace. Thanks to our extensive work with more than 313 radio stations and 26 television channels worldwide, we estimate that we have reached 39.3 million people through media programs in many of the most difficult conflicts in the world.

Post summary

• • Le/a responsable de programme (programs officer – PO) est chargé de fournir un soutien technique en matière de gestion des subventions aux responsables de projet tout au long du cycle de vie du projet, depuis son démarrage jusqu’à sa clôture, afin d’assurer la conformité avec les exigences contractuelles du donateur et internes à Search. Cela inclut la supervision de la qualité et de la conformité du programme, en travaillant en étroite collaboration avec d’autres départements, notamment les finances, l’équipe d’apprentissage institutionnel, l’alignement de la stratégie, la qualité du programme, les communications, le business development, les ressources humaines et le gestionnaire de programme régional. Le/a PO s’efforcera également de développer et de renforcer les capacités des chefs de projet et des partenaires en ce qui concerne les protocoles et les outils internes de Search. Un autre aspect important du rôle est que le/a PO sera également responsable du business development. Cela implique de représenter Search lors de diverses réunions avec des donateurs et des clusters dans le but d’accroître la visibilité de Search et les opportunités de développement commercial. Le/a PO devra également travailler avec l’équipe régionale de business development et le/a responsable régional des programme pour développer des propositions et des notes conceptuelles.

Responsabilités

• Contribuer à une bonne gestion des subventions

  Contribuer à la qualité du programme

  • Veiller à ce que les rapports narratifs et financiers soient préparés, revues et soumis dans les délais contractuels ;
  • Assurer une bonne coordination avec les responsables de projets et de bases pour que le cycle de gestion des subventions réponde aux exigences des bailleurs de fonds et aux exigences internes ;
  • Soutenir les responsables de projets et de bases à la planification de la mise en œuvre du programme et veiller à ce que les outils de gestion de projet de Search soient utilisés et mis à jour en conséquence ;
  • Veiller à ce que les résultats et l’apprentissage informent toutes les décisions relatives aux programmes et au Business Development;
  • Veiller à ce que le programme du Burkina Faso soit continuellement adapté pour garantir sa pertinence, son efficacité et son impact dans la promotion d’un changement social progressif et durable, et en accord avec les stratégies régionales et mondiales de Search ;
  • Veiller à ce que le programme du Burkina Faso ait un impact durable et soutenable sur les communautés cibles, les participants et les partenaires afin que le changement sociale soit durable.

Détails des tâches

• Contribuer à une bonne gestion des subventions

  Contribuer au développement des relations avec les bailleurs de fonds et les partenaires nationaux:

  Assurer la coordination avec les responsables de projet pour garantir le respect de toutes les dispositions de la subvention et la réalisation en temps voulu de toutes les exigences en matière de rapports sur le programme du projet, y compris les rapports des donateurs et les rapports internes tels que l’analyse du pipeline et les rapports mensuels:

  Contribuer à la qualité du programme

  Contribuer à développer l’impact du programme

  D’autres tâches largement en rapport avec les contributions clés susmentionnées peuvent être assignées.

  • Comprendre les exigences et politiques des bailleurs et de Search en veillent à leur respect ;
  • En collaboration avec le Directeur de Pays, représentés Search dans les principaux forums, conférences, réunions des bailleurs et des partenaires et toutes autres réunions dans le but d’accroître la visibilité de Search dans le pays et de contribuer à augmenter les opportunités de développement des fonds ;
  • Comprendre la stratégie régionale de Search et la stratégie nationale et/ou régionale du bailleurs, ainsi que la manière dont les programmes contribuent et participent à la réalisation de ces objectifs généraux lors de la rédaction des rapports et des nouvelles propositions;
  • Contribuer à socialiser les outils et approches de Search, afin d’en assurer l’utilisation pour améliorer la qualité de la mise en oeuvre;
  • Faciliter le démarrage et la clôture des subventions conformément aux exigences des donateurs et celle de Search;
  • Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du programme pour améliorer et mettre à jour tous les outils de gestion interne; Assurer la qualité et la conformité des rapports soumis aux donateurs et aux partenaires;
  • Assurer que les projet soit livré dans le respect du budget, des délais, de la qualité et de la méthode agile;
  • Soutenir de manière proactive les demandes d’extension sans frais, de réalignement du budget ou d’autres modifications budgétaires;
  • Superviser l’élaboration et la mise en œuvre réussie des plans de travail liés aux indicateurs et au budget du projet; Effectuer un contrôle qualité sur la méthodologie des activités préparées (revue des TdRs) et leur mise en oeuvre (mission terrain périodique de contrôle), ainsi que du suivi effectué après la mise en oeuvre de ces activités (mise en place des plans d’actions, etc);
  • Procéder à l’initiation des nouveaux membres du personnel du programme et les familiariser avec les règles des donateurs et les règles internes de gestion des subventions.
  • Renseigner les indicateurs qualité du bureau sur une base trimestrielle;
  • Suivre les OKRs et apporter un soutien technique au Directeur Pays dans la documentation des évidences;
  • En étroite coordination avec les Responsable du programme qu niveaux régionale (RPM), le/a PO appuie le directeur pays à évaluer les capacités et les performances des bureaux nationaux afin d’assurer le développement des capacités nécessaires;
  • Participer à des séances de réflexion sur les programmes et à des discussions sur l’adaptation des programmes fondée sur des données probantes. Les enseignements tirés de ces séances de réflexion devraient également contribuer au business development ;
  • Diriger activement la conception de nouveaux projets et, dans d’autres cas, fournir un soutien de qualité et un examen technique des propositions élaborées par l’équipe de business development, en étroite collaboration avec le directeur pays, le responsable des finances et les RPM;
  • Assurer que toutes les leçons apprises et les recommandations de nos programmes actuels sont capturées dans une feuille Excel pour soutenir le développement de nouvelles propositions;
  • Créer un dossier Google Drive sur la qualité du programme et veiller à ce qu’il soit alimenté de manière constante ;
  • Mettre à jour annuellement une base de données d’organisations nationales et internationales qui pourraient être des partenaires potentiels pour Search Burkina Faso en finalisant le processus de mise en place de la base de données en cours et par addition continue ;
  • Lead du contrôle qualité des revues des études de base, évaluation à mi parcours et évaluation finale avant soumission à l’équipe ILT et RPM, ainsi que des rapports narratifs finaux des projets avant transmission aux RPM;
  • Tenir des réunions mensuelles d’encadrement technique des équipes terrain pour accroître la qualité dans la mise en œuvre des activités. Là où nécessaire, faire la mise en contact avec les experts thématiques de Search Burkina Faso, RPM et/ou autre soutien technique pour mettre à disposition le soutien technique (STTA, ressources, guides, outils,… );
  • Participer activement à la sélection des partenaires en fonction des besoins thématiques et stratégiques, en collaboration avec l’équipe de Business Development et les chefs de bureau concernés:
  • Assurer qu’une évaluation des capacités soit réalisée pour chaque partenaire de subvention et qu’un plan d’action est mis en place pour renforcer les capacités des partenaires ;
  • S’assurer que les leçons apprises soient bien documentées et diffusées au public et aux parties prenantes concernés afin de garantir une meilleure mise en œuvre du programme à l’avenir, conformément aux meilleures pratiques en matière de réflexion et de gestion adaptative ;
  • Se coordonner avec l’équipe du programme, les équipes de communication pays et la spécialiste régionale de la communication pour mettre en lumière et documenter les réussites ;
  • Développer des partenariats stratégiques au-delà des projets pour étendre notre portée, notre influence et notre capacité.
  • Co-créer avec nos partenaires la conception des nouveau projet et les plans de sortie, en utilisant le cadre de l’impact sur la paix (Peace Impact Framework) afin de valoriser notre valeur collective.

Type et nature des contacts

• • Coordination des réunions staff; – Coordination de la retraite annuelle et le suivi de la mise en oeuvre des actions; – Effectuer 1 mission semestrielle d’évaluation de la qualité dans chaque sous bureau ; – Interagir avec les collègues concernés au niveau bureau pays et le personnel régional sur la gestion des subventions et d’autres questions connexes ; – Diriger les Project Management Tool (PMT), forecast et suivi des burn rate, y compris la supervision des BvAs meetings sur une base mensuelle ;En étroite collaboration avec le coordinateur de MEAL, chef de bureau et les responsable des projet assure l’organisation des ateliers de capitalisation; – Coordonne régulièrement ses activités avec celles des collègues et des consultants nationaux et régionaux, sur le terrain et au bureau, et résout les situations problématiques avec tact et sensibilité; – Coordonner avec l’équipe du programme, les équipes de communication du bureau et la spécialiste régionale de la communication pour mettre en évidence et documenter les histoires de réussite ; – En étroite coordination avec les RPM, les chefs de bureaux et le Directeur de Pays, – Identifier les besoins des équipes en matière de renforcement des capacités en vue de mener une formation appropriée aux besoins.

Indicateurs de comportement (connaissances, aptitudes et capacités)

• • Analyze and communicate program successes and failures; share lessons learned with the team and other members; – Articulates the goals and objectives of the research program/project and lessons learned from the program within Search and for external audiences; – Appreciate the diversity of points of view. Establish cross-functional relationships with other functional departments; – Demonstrates behaviors that include fairness, respect, inclusion, empathy, integrity and ethical conduct consistent with Search’s Code of Conduct; – Analyze and prioritize tasks to identify and resolve issues in a timely and efficient manner. Involves others in problem solving and decision making. Integrates organizational goals into decisions. Anticipates and solves problems; – He demonstrates effective written and oral communication and a great capacity for analysis and critical thinking. Actively listens, gives constructive feedback and shows respect for differing opinions. Shares information with others. Actively seeks the perspective of others to ensure inclusion and understanding. Adapt communication to different audiences; – Establish productive working relationships. Cooperates and collaborates with colleagues. Treat others with respect. Resolves conflicts between team members. Balancing individual and team goals; – Understands and adapts to changes in the strategic and/or operational orientation of Search. Use foresight and imagination to identify possibilities, opportunities and trends. Commits to seeking opportunities and contributing to the development of innovative or alternative solutions. Understands Search’s strategic direction and goals and aligns personal performance goals with organizational priorities; – Represents Search at local and international events and meetings for professional organizations, suppliers, partners and funders. Develop skills to independently develop and maintain relationships with suppliers, partners and funders; – Demonstrates adaptability and a willingness to challenge and change own ideas and biases, with the resilience and flexibility to make changes based on listening to a diversity of thoughts; – Write team documents, briefing documents and presentations. Articulate program/project goals and how they fit into the team goals and/or Search mission and adapt to the communication environment; – Applies the standards, identifies areas of standardization and coordinates functions from a multicultural perspective that takes into account other cultures, other points of view and other ways of doing things; – Perform quality control of team documents, briefing materials, presentations and system data. Carefully verifies the accuracy of information in work reports, management information systems, or with other individuals and groups. Checks own work and that of others for accuracy. Proactively informs management of potential risks and concerns; proposes solutions; – Establish priorities autonomously in order to meet deadlines and achieve the final results of the missions,

Training and experience

• • Has a good  understanding of the Central Sahel context ; – Fluent in  French and English , both written and spoken; –  Proven coordination and communication skills  ; – Master’s degree in  political science, sociology, security studies, conflict transformation, international development or related field; – At least  10 years of experience in peacebuilding  or related field; – Have skills in  written and oral communication  – Capacity in training – Mastery of the different aspects of communication (external, internal, public relations, crisis communication, etc.) and their constraints – Experience in gender mainstreaming and conflict sensitivity is an added advantage.

Working conditions and physical requirements

• • Usual office environment conditions; ability to travel abroad at least 20%.

Ensuring equal opportunities

• • Search is an equal opportunity employer and does not engage in any discriminatory practice against any person employed or seeking employment on the basis of race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, disability, and genetic information or other status or feature protected by applicable law. At Search, we celebrate diversity and value our people for who they are and for their unique skills, backgrounds and perspectives. We encourage all interested candidates to apply.

Oversight and Budget Responsibilities

• • May supervise one or more staff members.