Spécialiste Sénior en Passation des Marchés At Cordaid

Cordaid est une organisation internationale d’aide d’urgence et de développement qui travaille dans et sur les fragilités. Son siège social est basé à La Haye, aux Pays-Bas, et elle intervient dans une trentaine de pays en Afrique, au Moyen-Orient, en Amérique latine et en Asie.

Nous croyons en un monde où les gens peuvent briser les barrières de la pauvreté et de l’exclusion, influencer les décisions qui les concernent et participer à la construction de sociétés équitables et résilientes. Nous opérons dans des contextes fragiles, où les citoyens n’ont même pas accès aux services de base et vivent sans sécurité alimentaire. Cela peut être dû à la pauvreté, à des conflits armés ou à des déséquilibres de pouvoir. Nous nous attaquons à ces causes de fragilités en donnant aux gens des moyens économiques et en favorisant une croissance économique inclusive. Nous soutenons les communautés locales pour améliorer les soins de santé et l’éducation, accroître la sécurité alimentaire et garantir la sécurité et la justice.

Nous sommes issus des traditions sociales chrétiennes. Les valeurs de la dignité humaine, de la justice, de la compassion et de l’attention portée à notre maison commune nous guident constamment dans notre travail. Cordaid est un membre fondateur de Caritas Internationalis et un membre de l’Alliance ACT (Action by Churches Together).

Pour le bureau pays de Cordaid en République Démocratique du Congo (RDC), Cordaid recherche un.e Spécialiste Senior en passation des marchés.

Introduction

Le Gouvernement de la République Démocratique du Congo (RDC) a obtenu une allocation financière du Fonds mondial dans le cadre de la subvention VIH, TB et Malaria couplée avec des fonds COVID pour atténuer l’impact de cette épidémie sur les trois maladies combattues par le Fonds mondial pour la période 2021 – 2023.

Dans le cadre de la mise en œuvre de la subvention Nouveau Modèle de Financement du Fonds Mondial (NMF3 2021-2023), le CCM-RDC a confié à Cordaid en qualité de Principal Récipiendaire (PR) la gestion de la subvention pour la lutte contre les deux maladies VIH-TB dans 24 provinces de la RDC.

Au vu de l’épidémie à Covid-19, le FM a accordé à la RDC une subvention spéciale pour non seulement lutter contre la cette pandémie mais aussi et surtout pour réduire son impact sur la mise en œuvre des activités VIH et tuberculose.

Conformément au plan de mise en œuvre, CORDAID se propose d’utiliser une partie de cette allocation pour recruter un Spécialiste Senior en Passation des Marchés.

Sous la supervision du National Operations Manager de Cordaid RDC et en collaboration avec les managers des autres Unités de l’UGPR, le Spécialiste Senior en Passation des Marchés aura pour mission de conduire le processus des acquisitions des divers équipements, et intrants médicaux et non médicaux pour la mise en œuvre effective de cette subvention.

Responsabilités principales

Le Spécialiste Senior en Passation des Marchés aura pour mission :

1. Superviser le service de passation des marchés ;
2. Elaborer annuellement le plan de passation des marchés du projet en prenant en compte tous les besoins planifiés par le projet ;
3. Maintenir le plan de passation des marchés à jour ; en incluant les marchés annulés, amendés ou reportés à une période ultérieure ;
4. Assurer la coordination et le suivi de toutes les étapes du processus de passation des marchés, de la publication des offres, réception des dossiers jusqu’à la signature des contrats, en conformité avec les règlementations en vigueur et les procédures de l’agence. ;
5. Assurer le suivi de la mise en œuvre des contrats, assurer la planification, le pilotage et le suivi de la bonne exécution des contrats jusqu’à leur clôture ;
6. Mettre en place et maintenir, pendant toute la durée du projet, les outils de planification et de suivi des engagements/décaissements ;
7. Veiller à ce que les décisions de passation de marchés respectent les accords convenus ;
8. Appuyer la résolution de tout problème de passation de marchés qui pourrait survenir ;
9. Être l’interlocuteur du bailleur de fonds pour toutes les questions relatives aux acquisitions notamment pour toutes les communications liées y compris celles liées à l’obtention des non-objections du bailleur de fonds ;
10. Coordonner avec le département de Procurement du siège de CORDAID pour en assurer l’assurance qualité des procédures et l’obtention des LDF (Assurance qualité) des contrats
11. Assurer que les achats respectent le budget et les délais impartis.
12. Les détenteurs de budgets et les services financiers font partie de vos réunions hebdomadaires afin que toutes les informations sur les achats restent transparentes et assurer une réconciliation mensuelle entre la base de données Passation des Marchés avec les saisies de la comptabilité.
13. Mettre en œuvre la gestion de la performance des achats et les indicateurs clés de performance (KPI).
14. Contribuer activement au déploiement mise en œuvre numériser la fonction de Passation des Marchés et collaboration constante avec les parties prenantes et une amélioration continue à chaque étape.
15. Elaborer Méthodes, Processus et Outils d’Amélioration continue (meilleures pratiques).

Nature et étendue des services

3.1 Elaboration de la stratégie de passation des marchés du projet en prenant en compte tous les besoins planifiés par le projet. Notamment le plan de passation des marchés et un système d’assurance qualité et d’intégrité du processus des marchés.

Les tâches associées sont :

1. Elaborer un plan dynamique de passation des marchés qui va assurer également le suivi complet du processus de marché ;
2. Elaborer un plan de fonctionnement du Département de passation des marchés ;
3. Mettre en place les instruments de base de la passation de marchés (manuel simplifié des opérations, directives et documents de gestion des marchés conforme aux exigences du manuel de procédures de Cordaid en la matière aux fins de bonne exécution du projet ;
4. Mettre en place un plan d’assurance qualité tout au long du processus de passation des marchés ;
5. Développer les mécanismes, procédures et pratiques nécessaires à l’intégrité du système de passation des marchés ;
6. Définir les normes de qualité (technique et juridique) requises en concertation avec les services demandeurs, le Département des affaires juridiques et les experts techniques ;
7. Mettre en place un système de classement des dossiers de passation des marchés pour faciliter le suivi et les audits et qui inclura pour chaque marché tous les documents relatifs à ces marchés y inclus les documents relatifs aux paiements, en vue de permettre toute revue à posteriori du bailleur de fonds ;
8. Concevoir et mettre en place une base de données fournisseurs, et développer des statistiques de gestion qui permettront au bailleur de mesurer le niveau de performance de l’équipe chargée de la passation des marchés.
9. Assurer le traitement des réclamations reçues des soumissionnaires afin de s’assurer que les réponses données sont appropriées et que la réclamation a été close à la satisfaction du bailleur ;

3.2 Coordination et le suivi de toutes les étapes du processus de passation des marchés, de la publication des offres, réception des dossiers jusqu’à la signature des contrats, en conformité avec les règlementations en vigueur et les procédures de l’agence.

Les tâches associées sont :

1. Mobiliser les compétences appropriées pour que les Dossiers d’appel d’Offres (DAO) soient les mieux élaborés possibles,
2. Consolider les cahiers des charges en lien avec les experts techniques ;
3. Assurer l’élaboration et la consolidation des dossiers d’appel d’offres et des demandes de propositions (suivant les modèles fournis de CORDAID et devant être soumis à la non-objection du bailleur de fonds ;
4. Elaborer les termes de références des différentes commissions et en assurer la coordination de l’équipe sur toutes les étapes du processus ;
5. Assurer le contrôle qualité des rapports d’évaluation des offres et propositions reçues, y compris des rapports d’ouverture ;
6. Conduire, en lien avec les parties prenantes concernées, l’évaluation et l’analyse des offres ;
7. Conduire, avec le service demandeur de la Direction des opérations et des experts techniques, les négociations sur les conditions d’achat, dans le respect de la réglementation ;
8. Elaborer en concertation avec le service légal, les contrats à signer avec chaque marché spécifique.

3.3 Suivi de la mise en œuvre des contrats, assurer la planification, le pilotage et le suivi de la bonne exécution des contrats jusqu’à leur clôture

Les tâches associées sont :

1. Suivre la bonne exécution de l’ensemble des engagements et obligations contractuels qui incombent au Projet ou à ses prestataires ;
2. Administrer les documents composant les contrats dans tout leur cycle de vie pour des contrats d’achats de biens, services et travaux ;
3. Gérer les relations avec les fournisseurs et les autres parties prenantes impliquées (par exemple: experts techniques, services demandeurs, service finance, Direction du projet, etc.) pour tous les aspects qui concernent l’application des contrats passés (e.g.: transports, livraisons, recettes, pénalités, etc.) ;
4. Anticiper tout élément pouvant amener à une modification ou à une adaptation des contrats passés avec des prestataires. Le cas échéant, préparer les propositions d’avenants aux contrats selon les besoins identifiés lors du suivi de l’exécution des contrats. Assurer toutes les étapes requises pour la validation des avenants, jusqu’à leur signature ;
5. Contribuer et/ou coordonner et/ou réaliser (selon les contrats) et suivre toutes les étapes d’admission et de validation liées à l’exécution des contrats (par exemple: notifications, recettes usine, réceptions, etc.) en lien avec les parties prenantes concernées (par exemple: experts techniques, services demandeurs, service finance, Direction du projet, etc.).
6. Collaboration constante avec les parties prenantes et une amélioration continue à chaque étape.

3.4 Mettre en place et maintenir, pendant toute la durée du projet, les outils de planification et de suivi des engagements/décaissements

Les tâches associées sont :

1. Elaborer, en lien avec le service demandeur, et mettre à jour systématiquement le tableau de suivi des contrats d’achats passés et assurer un suivi régulier de l’exécution des contrats à travers le plan de passation des marchés ;
2. Rapporter les résultats des contrats, en termes de coûts, de performance, de qualité et de délai ;
3. Recenser et communiquer vers le service demandeur les éventuels écarts ou incidents ;
4. Proposer et éventuellement assurer la mise en œuvre des mesures conservatoires/correctives appropriées ;
5. Documenter les bonnes pratiques en rapport avec le processus de sélection/contractualisation, exécution des contrats et la consolidation des évaluations post-contractuelles des fournisseurs ;
6. Fournir des conseils et des recommandations, notamment sur toutes les questions logistiques et d’approvisionnement au niveau national et international (INCOTERMS®, modalités d’acheminement, optimisation des flux, etc.).
7. Numériser la fonction de Passation des Marchés et élaborer des méthodes, processus et outils d’amélioration continue (meilleures pratiques).

Incompatibilité avec certaines fonctions d’exécution

Afin d’éviter les situations potentielles de conflit d’intérêt qui pourraient ne pas lui permettre de donner un avis objectif dans le seul intérêt du client, le Spécialiste en Passation des Marchés :

1. Ne sera pas membre de la Commission d’Evaluation ;
2. Apporte un conseil utile pour le respect des règles ;
3. Peut cependant être membre de la commission d’attribution ;
4. Ne devra pas participer aux opérations d’exécution du marché comme les réceptions de qualité ou de quantité et le paiement ;
5. Devra collaborer étroitement avec le service en charge de la réception et paiement afin d’apporter un éclairage en cas de contentieux dans l’interprétation des clauses du contrat.

Rôle de conseil auprès du Directeur du Projet

Dans sa mission au sein de l’équipe, le Spécialiste Senior en Passation des Marchés ;

1. Apportera un conseil utile à tous les membres de l’équipe dans la phase d’ouverture des plis, d’évaluation des offres et de proposition d’attribution du marché ;
2. Contribuera à la formation du personnel Cordaid en matière de passation de marchés ;
3. Devra répondre aux observations des auditeurs en matière de passation de marchés ;
4. Devra participer à la révision du Manuel de passation de marchés ;
5. Sera responsable de l’élaboration des courriers reçus pour un traitement adéquat et l’interprétation des clauses du contrat en cas de différend pendant l’exécution du contrat ceci dans le strict respect des règles.

Obligations Spécialiste Senior en Passation des Marchés

Le Spécialiste Senior en Passation des Marchés signera un contrat de performance avec le Directeur du projet afin d’assurer en temps voulu :

1. La production régulière des mises à jour du plan de passation des marchés du projet ;
2. Le rapport d’activité mensuel ;
3. La qualité des dossiers d’acquisition, y compris ceux soumis à l’avis de non-objection du bailleur de fonds et devant servir de support aux revues à posteriori des marchés passés qu’effectuera le bailleur de fonds.

De concert avec le Directeur du Projet, le (la) Spécialiste en Passation des Marchés procédera régulièrement à une évaluation de la performance tous les six mois et un rapport semestriel du projet sera élaboré et partagé éventuellement avec le bailleur de fonds.

Profil du candidat/expériences

1. Être titulaire d’un diplôme d’études supérieures (minimum Bac+5), en Administration publique, Droit commercial, Gestion ou tout autre domaine pertinent ;
2. Excellente connaissance des techniques de passation des marchés en général et des règles de procédures de passation des marchés des bailleurs multilatéraux de développement :
3. Expérience professionnelle : 5 ans minimum dont 3 ans au moins dans le domaine de la passation des marchés en qualité d’expert en passation des marchés pour des projets cofinancés par les bailleurs de fonds internationaux (notamment pour des projets de santé) ;
4. Bonne connaissance du français et de l’anglais de même qu’une aptitude à communiquer oralement et verbalement aussi bien avec les responsables du projet, que la hiérarchie et les collègues ;
5. Une bonne capacité de résolution des problèmes liés à la Passation de marchés publics ;
6. Une connaissance informatique des logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) et les logiciels courants (Word, Excel, Power Point, E-mail et autres outils de communication) ;
7. Bonne aptitude pour la communication et le travail en équipe
8. Capacités de travailler en milieu multiculturel et sous pression
9. Vous faites preuve de dynamisme et de persévérance et vous disposez d’une forte capacité d’analyse et d’excellentes compétences en matière de gestion des personnes ;

Compétences :

1. Grande capacité d’auto-gestion et de gestion d’une équipe réduite.
2. Bonne capacité analytique et de synthèse.
3. Bonne capacité d’organisation, rigueur et sens pratique.
4. Orientation vers les résultats.
5. Bonnes capacités relationnelles.
6. Maîtrise du contexte local.
7. Bon négociateur et communicateur.
8. Ouvert à l’apprentissage.
9. Capacité de gérer le stress.
10. Bonne capacité à travailler en équipe.
11. Capacité à travailler dans un environnement multi culturel.

Engagement général

Le Spécialiste Senior en Passation des Marchés s’engage :

• à respecter le R.E., le Code de Conduite et les Politiques de Cordaid :
• Politique sur la Sécurité et la Sureté,
• Cadre d’Intégrité,
• Code de Conduite pour le staff et les partenaires,
• Politique de sauvegarde,
• Conflit d’intérêt,
• Politique sur la fraude (corruption/Anti-corruption, détournement des biens et argents,
• Politique de lutte contre le terrorisme et blanchissement d’argent,
• Politique de protection des lanceurs d’alertes.
• à assurer de la mise en œuvre optimale de ces Politiques dans son cadre de travail.

Le Spécialiste Senior en Passation des Marchés doit être disponible/flexible pour effectuer toute autre tâche ponctuelle jugée utile par son supérieur direct ou par Cordaid.