Supply Officer HUB Humanitaire (f/h/x) At Médecins du Monde – Belgique

QUI SOMMES NOUS ?

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.

Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Changer: plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

CONTEXTE

Le Hub humanitaire est un consortium d’ONG actuellement piloté par Médecins du Monde, Médecins Sans Frontières, la Croix-Rouge de Belgique, la Plateforme Citoyenne de Soutien aux Réfugiés et SOS Jeunes. Le projet a vu le jour en septembre 2017 pour répondre aux besoins croissants des personnes migrantes particulièrement vulnérables. Chaque organisation poursuit des objectifs complémentaires afin de répondre aux besoins des personnes en situation d’errance présentes à Bruxelles en leur offrant un accès à des services multidisciplinaires de première nécessité, un accompagnement et une orientation adaptés.

Le département Logistique est un service de soutien pour les services généraux et pour chaque organisation individuelle.

L’ESSENTIEL

Le rôle de Supply Officer :

• est responsable pour toutes les activités supply correspondant aux activités communes, aux activités de distribution alimentaire et accueil de jour ;
• assure l’application et le suivi des procédures de stockage et d’achat mises en place
• mettra en place les stratégies d’achat convenant à en tenant compte des processus propres à chaque organisation avec le.la cordinateur.trice logistique et ses contreparties chez Médecins du Monde et à la Croix-Rouge de Belgique et la Plateforme Citoyenne,
• sera responsable, en garantissant les procédures d’approvisionnement des organisations partenaires du Hub de :
  • L’état des lieux des besoins (Accueil, Distribution Alimentaire, consommables bureau et entretien)
  • Les procédures achat
  • Le transport et les acquisitions
• contribuera aussi à :
  • La supervision du magasinier
  • La bonne gestion de stock, en assurant le backup en cas de besoin

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITES

En tant que Supply Officer

Procédures Achat :

• Participer à la mise en place des stratégies d’achat pour le projet HUB
• Assurer les achats du Hub en suivant la stratégie définie
• Travailler en collaboration avec le.la coordinateur.trice logistique pour améliorer le supply et stockage du HUB humanitaire
• Garantir le respect des procédures de validation (Suivre les palier et procédures de validation propres à chaque organisation)
• Faire les achats en assurant l’optimisation du rapport prix/qualité
• Faire des comparaisons de prix et demandes de devis pour les produits nécessaires
• Garder un suivi des fournisseurs
• Garantir la bonne réception des commandes, des bon de livraisons et transmettre les factures aux personnes adéquates le cas échéant
• Assurer le suivi des commandes en complétant le tableau de suivi et informer les demandeurs sur l’avancement de leur commande
• Participer au suivi financier du service logistique
• Assurer les contacts et négociations pour les contrats de transport, en collaboration avec le coordinateur logistique
• Définir et mettre à jour avec les autres services du Hub des liste d’articles standards devant être mis en stock et assurer leur disponibilité. En lien avec le coordinateur Log HUB, contacter les fournisseurs en cas de problèmes après livraison

Back-up Stock Management

• Définir avec le coordinateur Hub, la stratégie de stockage pour optimiser les espaces de stockage, éviter les pertes, les ruptures de stock et faciliter l’accès des articles aux différents utilisateurs
• Assurer un inventaire physique régulièrement
• Mettre en place et garantir l’usage des fiches de stock
• Garantir l’hygiène et la sécurité des stocks
• Garantir la mise à disposition des articles aux différents services du HUB (Remplissage régulier des « stocks utilisateurs »)

Procédures de livraisons internes

• Assurer la réception et l’analyse des demandes (Internal Request)
• Définir avec le coordinateur log du Hub la stratégie de livraison
• S’assurer de la bonne réception des articles demandés

Archivage des documents

• Garantir l’archivage des documents de livraison (Fiche de réapprovisionnement des stock utilisateurs, Bon de livraison)
• Garantir l’archivage des documents de prêt ou de donation
• Assurer l’archivage des documents d’achat (reçus, bons de commandes, devis, certificats de conformité etc)

Gestion d’équipe

• Superviser le travail du gestionnaire de stock
• Superviser le travail des bénévoles impliqués dans les activités stock

Analyse et reporting

• Produire des rapports de consommation
• Analyser l’efficacité des modes de transport et leur bons usages (frais, temps, fiabilité etc.)
• Régulièrement tenir le.la coordinateurt.rice logistique au courant d’avancement ou problèmes
• Régulièrement ternir informer les utilisateurs (intervenants du Hub) sur l’état de leur stock

Autres

• Garder une flexibilité par rapport à ses fonctions
• Être disponible pour d’autre tâches demandé par le.la coordinateur.trice logistique
• Il est possible de se devoir assurer une astreinte quelques week-end dans l’année.

En tant que Membre de l’équipe

Être source de proposition pour apporter les améliorations aux procédures, modèles, méthodes et outils existants afin de permettre le déroulement optimal des processus opérationnels.

Exemples de tâches :

• Vous participez activement aux réunions hebdomadaires
• Vous développez les documents de suivi nécessaires et réalisez les rapports et évaluations de vos activités
• Vous participez à la préparation des budgets et révisés
• Vous documentez les procédures existantes et proposez des adaptations si nécessaires

VOTRE PROFIL

Essentiel

• Formation supérieure en logistique
• Minimum 2 années d’expérience pertinente en lien avec la fonction
• Expérience de travail dans le milieu ONG/humanitaire, idéalement dans un environnement multiculturel
• Horaire flexible et variable avec présence sur 5 jours et prestations occasionnelles en soirées, week-ends et/ou jours fériés
• Maitrise du Français et de l’Anglais
• Permis de conduire B obligatoire
• Bonne sens de l’organisation du travail et de la négociation, et excellent sens des responsabilités
• Rigueur et sens du détail
• Prise d’initiative, y compris dans un contexte d’urgence
• Capacité de gérer des relations avec une diversité d’acteurs
• Maitrise de l’outil informatique et familiarité avec les outils modernes de communication et de gestion

Atouts

• Maitrise du Néerlandais
• Expérience avec des volontaires, idéalement dans un environnement multiculturel

NOUS OFFRONS

• Un job passionnant dans un environnement dynamique et familial, au sein d’une équipe de professionnels.
• Un contrat de durée indéterminée à temps plein – 5 jours (39h/semaine)
• Lieu de travail : Hub Humanitaire Bruxelles
• Un salaire en adéquation avec une grille barémique et suivant votre expérience
• Tickets restaurants (8€ par jour presté avec 1.09€ à charge du travailleur) – Assurance hospitalisation – Remboursement à 100 % des frais de transport en commun.