SVN-CO-032-2021- Assistant(e) Achats & Logistique At International Organization for Migration

Avis de vacance de poste

SVN-CO-032-2021

Ouvert aux candidats internes et externes

Titre du poste: Assistant(e) Achats & Logistique

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Lieu d’affectation : Tambacounda, Senegal

Classification: General Services Grade 4

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Type d’affectation: Affectation de courte durée 6 mois (Renouvelable)

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Date de prise de fonction: En attente de confirmation

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Date limite: 17-nov.-21

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Créée en 1951, l’OIM est l’organisation intergouvernementale de premier plan dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’emploie à promouvoir une migration humaine et ordonnée au profit de tous. Elle le fait en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

L’OIM s’engage en faveur d’un environnement de travail diversifié et inclusif. Les candidatures externes et internes sont acceptées pour ce poste. Dans le cadre de cet avis de vacance, les candidatures internes sont considérées comme prioritaires.

Contexte :

L’Union européenne (UE), avec le Fonds fiduciaire de l’Union Européenne (EUTF), et l’Organisation internationale pour les migrations (OIM) ont développé l’Initiative conjointe pour la protection et la réintégration des migrants en Afrique. Mise en œuvre dans 14 pays (Burkina Faso, Cameroun, Côte d’Ivoire, Gambie, Ghana, Guinée, Guinée Bissau, Libye, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, Sénégal, Tchad) à travers 14 actions spécifiques et 1 action régionale, elle vise à protéger la sécurité, la dignité et les droits des migrants au long de cette importante et dangereuse route migratoire et à contribuer à améliorer la réintégration des migrants de retour à travers une approche innovatrice. Ceci sera réalisé à travers différents types d’intervention selon le contexte et les besoins de chaque pays notamment de la protection et de l’assistance aux migrants vulnérables et bloqués, de l’assistance au retour volontaire, du soutien en vue d’une réintégration durable dans les communautés d’origine, de la diffusion d’informations précises sur la migration auprès des migrants, migrants potentiels et communautés, et de la collecte de données sur les flux migratoire.

Dans le cadre de son projet au Sénégal, le Bureau Pays cherche un/e assistant/e en Achats et Logistique.

Sous la supervision directe du Responsable Achats et Logistique, et sous la supervision administrative du Chef de Sous-Bureau, l’Assistant(e) Achat et Logistique, en accord avec les procédures et réglementations de l’OIM, aura les responsabilités suivantes :

Responsabilités :

1. Assurer la logistique du projet ; appuyer les achats de produits et services (préparation des bons de commande) en conformité avec les règles et les procédures de l’OIM ; participer à l’élaboration des rapports périodiques liés au projet ;
2. Coordonner les achats avec le responsable Achats et Logistique et le responsable du projet; s’assurer de la réception des TDRs, des spécifications techniques liées aux équipements à acheter à temps.
3. Obtenir les devis et effectuer les comparaisons nécessaires pour sélectionner les meilleures offres et l’élaboration de bons de commande ; s’assurer que tous les achats liés au projet soient examinés et approuvés par le gestionnaire de projet ; assurer le suivi de la commande à la livraison aux bénéficiaires ;
4. Respecter les procédures administratives et les normes appropriées de l’OIM pour le suivi, la commande et la gestion des stocks ; préparer des documents d’appel d’offres et de passation de marchés pour les équipements à acheter ;
5. Procéder à un premier examen des factures des fournisseurs pour assurer la conformité avec les bons de commande / contrats et les biens / services reçus et faire un suivi auprès de l’unité des finances pour s’assurer que les comptes des fournisseurs soient réglés à temps ;
6. Appuyer la préparation des missions de terrain et traiter les pièces justificatives et les calculs de remboursement des frais de voyage en conformité avec les procédures de l’OIM ;
7. Préparer et soumettre les rapports sur les équipements qui seront achetés dans le cadre du projet, notamment le matériel qui sera fourni aux autorités (équipement mobile et des postes frontières) ; assurer un suivi et une maîtrise de tous les biens du projet (tous les biens sont enregistrés et inventoriés) ;
8. Gérer les ‘assets’ en coordination avec l’équipe achat du bureau
9. Aider au classement des documents pour les opérations comptables du projet ; contribuer à la production d’éléments financiers et comptables nécessaires pour les audits ;

10.Accomplir toute autre tâche qui lui sera demandée par son superviseur.

Qualifications et Expérience requises

Education

· Diplôme universitaire et 2 ans d’expérience professionnelle dans le domaine des achats et logistique ou tout autre domaines similaires ;

OU

· Un diplôme d’études secondaires et une formation en administration, logistique ou des domaines connexes et un minimum de quatre années d’expérience professionnelle dans un secteur connexe.

Expérience

Maîtrise avérée des applications Microsoft Office, y compris Excel, PowerPoint, Bonne connaissance de la technologie de l’information et maîtrise des applications Microsoft Office, notamment Excel, Word, PowerPoint, Publisher et SharePoint, SAP

Bonne connaissance en procédures d’approvisionnement et logistique.

Une expérience professionnelle antérieure dans des organisations internationales et des entreprises serait un atout.

Langues

· Une maitrise parfaite du français est nécessaire. Une bonne maitrise de l’anglais et des langues locales est requise.

Compétences requises

Valeurs

· Inclusion et respect de la diversité : respecte et encourage les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l’inclusion dès que possible.

· Intégrité et transparence : respecte des normes éthiques hautes et agit conformément aux principes/règles et aux normes de conduite de l’Organisation.

· Professionnalisme : fait preuve de capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve de jugement pour relever les défis quotidiens.

Compétences

· Travail en équipe : développe et encourage une collaboration efficace au sein et entre les départements pour atteindre les objectifs communs et optimiser les résultats.

· Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité rapidement ; agit pour et s’engage à atteindre les résultats convenus.

· Gestion et partage du savoir : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.

· Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation, et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.

· Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Autres

Toute offre en rapport à cet avis de vacance est sujette à la confirmation du financement.

L’embauche sera soumise à une certification que le candidat est apte pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant.

Seuls les candidats résidant soit dans le pays du lieu d’affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d’affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d’affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.