VN2021/048 SV Asistente Administrativo y Financiero At International Organization for Migration

Título del puesto : Asistente Administrativo y Financiero

Lugar del puesto : San Salvador

Grado del puesto : G4

Tipo de Contrato : Contrato por Plazo Fijo – 1 año

Clausura de la convocatoria : 15 octubre de 2021

Código de referencia : VN2021/048 SV

Numero de vacantes: 2

La OIM, creada en 1951, es la principal organización intergubernamental en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La labor de la OIM consiste en cerciorarse de una gestión ordenada y humana de la migración; promover la cooperación internacional sobre cuestiones migratorias; ayudar a encontrar soluciones prácticas a los problemas migratorios: y ofrecer asistencia humanitaria a los migrantes que lo necesitan, ya se trate de refugiados, de personas desplazadas o desarraigadas.

La OIM está comprometida en promover un ambiente diverso e inclusivo. Se alienta decididamente la candidatura de mujeres. **

CONTEXTO Y ALCANCE INSTITUCIONAL:

Bajo la supervisión directa del Oficial Financiero de proyectos y la supervisión general del RMO y Coordinador Nacional de Proyecto, la persona Asistente Administrativo y Financiero será responsable de desempeñar las siguientes funciones:

RESPONSABILIDADES:

1. Contribuir al desarrollo de un plan de trabajo – en coordinación con el coordinador Nacional del Proyecto, para la planificación de los recursos financieros, la implementación y monitoreo de las actividades del proyecto.
2. Revisar los procesos de pago, contabilizarlos en el sistema PRISM para luego pasarlo a tesorería para su pago.
3. Apoyo a la unidad Financiera en todos los procesos de cierre de proyectos y cierres mensuales.
4. Apoyar en la elaboración y seguimiento de Cotizaciones, Requisiciones de Compra (PR) y Requisiciones de Pagos (RFP); para el desarrollo de las actividades del proyecto.
5. Asegurar que todas las compras, contratación de servicios y demás gastos realizados estén respaldados con la documentación (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.) exigida por OIM.
6. Preparar borradores de notas, cartas de invitación, convenios, contratos y otros instrumentos requeridos.
7. Coordinar los preparativos logísticos y administrativos para conferencias, reuniones, seminarios y demás actividades organizadas por el Proyecto, asistiendo a determinados eventos según se requiera.
8. Asistir en el control y ejecución de los pagos regulares asociados a los proyectos (ej., pago de honorarios de consultores y otros servicios).
9. Elaborar las Autorizaciones de Viaje y otros trámites relacionados (security clearance, expense claim y visas) del personal o consultores, según se requiera.
10. Colaborar en llevar un inventario actualizado de los suministros y equipo.
11. Asistir en la preparación de informes de proyecto y sistematización ordenada de los anexos y documentos de soporte.
12. Brindar apoyo a la Unidad Financiera de la misión en el cumplimiento de los procesos financieros y administrativos conforme a la normativa de OIM.
13. Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM.
14. Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el Administrador de Contabilidad y Finanzas, el oficial de Administración de Recursos de la OIM o el Coordinador Nacional de Proyecto.

EDUCACION Y EXPERIENCIA

· Título Universitario en Contaduría, Economía y Administración de Empresas Ciencias Sociales y Humanísticas, o carreras afines, con al menos tres años de experiencia profesional en áreas relevantes a la administración.

· Diploma Secundaria con al menos 5 años de experiencia relevante en el área administrativa.**

HABILIDADES

· Alcanza sus objetivos en situaciones difíciles

· Activamente coordina acciones con los socios implementadores

· Trabaja efectivamente con autoridades locales, socios, beneficiarios y la comunidad en general para avanzar en los objetivos de las oficinas de país o regionales.

IDIOMAS

Excelente manejo del español, tanto escrito como oral

Inglés Avanzado (Sera considerado una ventaja)

COMPETENCIAS

Valores:

Inclusión y respeto por la diversidad: respeta y promueve las diferencias individuales y culturales; fomenta la diversidad y la inclusión siempre que sea posible.

• Integridad y transparencia: mantiene altos estándares éticos y actúa de manera consistente con los principios / reglas organizacionales y estándares de conducta.

• Profesionalismo: demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida y ejerce un juicio cuidadoso al enfrentar los desafíos del día a día.

Competencias básicas:

• Trabajo en equipo: desarrolla y promueve la colaboración efectiva dentro y entre unidades para lograr objetivos compartidos y optimizar resultados.

• Entrega de resultados: produce y entrega resultados de calidad de manera oportuna y orientada al servicio; está orientado a la acción y comprometido con el logro de los resultados acordados.

• Gestionar y compartir conocimientos: busca continuamente aprender, compartir conocimientos e innovar.

• Rendición de cuentas: asume la responsabilidad de lograr las prioridades de la Organización y asume la responsabilidad de la propia acción y el trabajo delegado.

• Comunicación: fomenta y contribuye a una comunicación clara y abierta; explica asuntos complejos de una manera informativa, inspiradora y motivadora.