APPLICATION FOR VACANCY
Open to Internal and External Applicants
Position Title Procurement Assistant
Organizational Unit
Duty Station Guatemala City, Guatemala
Classification General Service Staff/G4
Type of Appointment Fixed term, 1 YEAR with possibility of extension
Closing Date 09 May 2022
Established in 1951, IOM is a Related Organization of the United Nations, and as the
leading UN agency in the field of migration, works closely with governmental,
intergovernmental and non-governmental partners. IOM is dedicated to promoting
humane and orderly migration for the benefit of all. It does so by providing services and
advice to governments and migrants.
CONTEXT:
La OIM espera abordar las causas fundamentales de la migración irregular en
Guatemala a través de un programa que adoptará un enfoque flexible y adaptativo para
apoyar la estabilización y la resiliencia de la comunidad en áreas con altas tasas de
migración irregular, prestando especial atención a las necesidades de las mujeres, los
jóvenes y las poblaciones indígenas.
CORE FUNCTIONS / RESPONSIBILITIES:
1.Realizar las compras de materiales, suministros, repuestos, mobiliario y equipos, de
acuerdo con las especificaciones y características proporcionadas por el solicitante,
ajustándose al presupuesto y cumpliendo con el procedimiento definido por la OIM y el
donante respectivo.
2.Actualizar regularmente la base de datos de proveedores, precios por proveedor para
los diversos materiales y equipos adquiridos por la Organización.
3.Asegurar el cumplimiento de las normas de los donantes sobre Origen y Nacionalidad
de los bienes, así como los topes máximos para compras locales.
4.Iniciar el proceso de compra una vez se ha verificado que los formatos de “Solicitud
de Adquisición” cumplan con los requisitos solicitados por la Unidad y que estén
autorizados por el Oficial de Programa respectivo.
5.Enviar los reportes al programa (sobre estado de los procesos, como en las compras
realizadas).
6.Obtener cotizaciones y preparar un cuadro comparativo con las opciones encontrada
en el mercado, el cual será analizado y firmado por el Oficial de Programa para tomar la
decisión de compra.
7.Dar seguimiento a cada orden de compra hasta la entrega de los bienes (incluyendo
el seguro, transporte y control de recepción y coordinación para la elaboración de
documentos de entrega) y pago a los proveedores.
8.Coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos,
velando por la seguridad de los mismos.
9.Proporcionar a la persona responsable de inventario toda la información necesaria
para la inclusión del bien adquirido dentro del sistema de inventario de la Organización.
10.Mantener y actualizar los procesos en el sistema PRISM y en el aplicativo de
compras en la intranet.
11.Ejecutar los procesos de adquisición de invitación directa, administrando la gestión
de contratos legales, condiciones de pago, manejo de los contratistas, evaluación de
desempeño y garantizando el pleno cumplimiento de las normas establecidas en el
Manual de Compras de la Organización.
12.Leer y dar trámite a la correspondencia del correo electrónico, referente a temas de
la Unidad de compras.
13.Coordinar y participar en el proceso para la selección y calificación de proveedores
según parámetros de calidad, oportunidad y precio definidas por la Organización.
14.Enviar las órdenes de compra/servicio autorizadas, a los proveedores, confirmando
su recepción y devolución debidamente aprobadas por el mismo.
15.Atención a proveedores por temas inherentes a las negociaciones, carteras
vencidas, bloqueos de despachos por no pago, etc.
16.Recolectar y consolidar la información de los procesos adquisitivos y sus respectivas
transacciones.
17.Participar en los comités de Compras a los que sea invitado.
18.Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de
conducta de la OIM.
- Cualquier otra tarea que le sea asignada.
REQUIRED QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE:
EDUCACION:
• Título universitario en Administración de Empresas, Economía, Ciencias Sociales o
similares con dos años de experiencia relevante o,
• Diploma de Bachillerato con 4 años de experiencia relevante
EXPERIENCIA:
• Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power
Point, Project).
• Experiencia general mínima de cuatro años en procesos administrativos en cargos
relacionados con las áreas de compras y logística.
HABILIDADES:
• Excelentes habilidades de negociación y contrataciones de materiales, suministros,
repuestos, mobiliarios, equipos y otros.
• Conocimiento en SAP una ventaja
• Habilidades en contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliario,
equipos, entre otros
LENGUAJES:
• Fluidez en español – Requerido
• Fluidez en inglés escrito y oral – Deseable
REQUIRED COMPETENCIES:
Se espera que el titular demuestre los siguientes valores y competencias:
Valores
Todos los miembros del personal de la OIM deben respetar y demostrar estos tres
valores:
• Inclusión y respeto por la diversidad: respeta y promueve las diferencias individuales y
culturales; fomenta la diversidad y la inclusión siempre que sea posible.
• Integridad y transparencia: mantiene altos estándares éticos y actúa de manera
coherente con los principios/reglas y normas de conducta de la organización.
• Profesionalidad: demuestra su capacidad para trabajar de forma serena, competente y
comprometida, y ejerce un juicio cuidadoso a la hora de enfrentarse a los retos
cotidianos.
Competencias básicas – Indicadores de comportamiento
• Trabajo en equipo: desarrolla y promueve la colaboración eficaz dentro de las
unidades y entre ellas para alcanzar objetivos comunes y optimizar los resultados.
• Entrega de resultados: produce y entrega resultados de calidad de manera oportuna y
orientada al servicio; está orientado a la acción y se compromete a lograr los resultados
acordados.
• Gestionar y compartir conocimientos: busca continuamente aprender, compartir
conocimientos e innovar.
• Responsabilidad: se hace cargo de la consecución de las prioridades de la
Organización y asume la responsabilidad de su propia acción y del trabajo delegado.
• Comunicación: fomenta y contribuye a una comunicación clara y abierta; explica
asuntos complejos de forma informativa, inspiradora y motivadora.
How to apply
OTHER:
Aplicantes Internos – aplicar a través de PRISM Portal.
Aplicantes Externos – 2 opciones para aplicar:
a) a través de link incluido en el presente anuncio de vacante. Favor utilizar internet
explorer; otros buscadores pueden causar inconvenientes (copiar y pegar la dirección
completa en internet explorer y proceder)
LINK: VN2022_031 GT Procurement Assistant G4
ó
b) enviar CV y carta de interés a: recruitment-gt@iom.int (favor incluir titulo de la
vacante en el asunto)
Para cualquier consulta adicional, favor comunicarse al correo: asecaira@iom.int
Please keep in mind:
The offer to candidates in relation to this vacancy is subject to confirmation of funds.
Likewise, the designation will be subject to the certification of which the candidate is fit
to work, the presentation of the necessary accreditations, visa or residence and security
approvals.
How to apply:
Interested candidates are invited to submit their applications via PRISM, IOM
e-Recruitment system, by 09 May 2022 at the latest, referring to this advertisement.
For further information, please refer to:
http://panama.iom.int/en/vacancies
In order for an application to be considered valid, IOM only accepts online profiles duly
completed.
Only shortlisted candidates will be contacted. You can track the progress of your
application on your personal application page in the IOM e-recruitment system.