APPLICATION FOR VACANCY
Open to Internal and External Applicants
Position Title: Procurement & Logistics Assistant
Organizational Unit : Administration
Duty Station: Guatemala City, Guatemala
Classification : General Service Staff/G5
Type of Appointment: Fixed term, 1 YEAR with possibility of extension
Closing Date 09 May 2022
Established in 1951, IOM is a Related Organization of the United Nations, and as the
leading UN agency in the field of migration, works closely with governmental,
intergovernmental and non-governmental partners. IOM is dedicated to promoting
humane and orderly migration for the benefit of all. It does so by providing services and
advice to governments and migrants.
CONTEXT:
La OIM espera abordar las causas fundamentales de la migración irregular en
Guatemala a través de un programa que adoptará un enfoque flexible y adaptativo para
apoyar la estabilización y la resiliencia de la comunidad en áreas con altas tasas de
migración irregular, prestando especial atención a las necesidades de las mujeres, los
jóvenes y las poblaciones indígenas.
CORE FUNCTIONS / RESPONSIBILITIES:
- Realizar las actividades de adquisiciones de la OIM Guatemala y brindar apoyo de
primera línea, orientación técnica y capacitación en el país con respecto a las políticas,
normas y reglamentos de la OIM relacionados con las adquisiciones y la cadena de
suministro, además debe asegurar el cumplimiento de las normas de los donantes
sobre Origen y nacionalidad de los bienes, así como los topes máximos para compras
locales.
- Asistir en la gestión del ciclo de adquisiciones, incluida la definición de necesidades,
la planificación de adquisiciones, la investigación de mercado, la emisión de ofertas, la
evaluación de ofertas y la evaluación del desempeño del proveedor de acuerdo con las
normas de adquisiciones de la OIM y en coordinación con la Unidad Global de
Adquisiciones y Suministros, según sea necesario.
- Realizar las compras de materiales, suministros, repuestos, mobiliario y equipos, de
acuerdo con las especificaciones y características proporcionadas por el solicitante,
ajustándose al presupuesto y cumpliendo con el procedimiento definido por la OIM y el
donante respectivo. Así como Coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de
los bienes adquiridos, velando por la seguridad de los mismos.
- Analizar las solicitudes de adquisición e iniciar el proceso de compra una vez se ha
verificado que los formatos de “Solicitud de Adquisición” cumplan con los requisitos
solicitados por la Unidad y que estén autorizados por el Oficial de Programa respectivo.
- Preparar informes de adquisiciones y logística con una estimación de entregas de
grandes compras y presentarlas al programa sobre el estado de los procesos.
- Obtener cotizaciones y preparar un cuadro comparativo con las opciones encontrada
en el mercado, el cual será analizado y firmado por el Oficial de Programa para tomar la
decisión de compra.
- Dar seguimiento a cada orden de compra hasta la entrega de los bienes incluyendo
el seguro, transporte y control de recepción y coordinación para la elaboración de
documentos de entrega y pago a los proveedores, manteniendo informado al personal
relevante del proyecto y las finanzas sobre el estado de la entrega.
- Servir de enlace con las diferentes unidades y oficinas con respecto a las solicitudes
y requisitos de adquisiciones y servicios, a fin de alimentar la planificación de
adquisiciones y consolidar las necesidades generales de adquisiciones de la Oficina de
País.
- Coordinar el almacenamiento, transporte y la entrega de los bienes adquiridos,
velando por la seguridad de los mismos.
- Proporcionar a la persona responsable de inventario toda la información necesaria
para la inclusión del bien adquirido dentro del sistema de inventario de la Organización.
- Mantener y actualizar los procesos en el sistema PRISM y en el aplicativo de
compras en la intranet y hacer un seguimiento del estado de las órdenes de compra y
mantener a los clientes informados sobre el tiempo estimado de entrega o cualquier
cambio que pueda afectar o modificar las condiciones de entrega predeterminadas;
verificar que toda la mercancía esperada se reciba de acuerdo con las especificaciones
de Órdenes de compra (PO) y que todas las mercancías estén en buenas condiciones.
- Ejecutar los procesos de adquisición de invitación directa, administrando la gestión
de contratos legales, condiciones de pago, manejo de los contratistas, evaluación de
desempeño y garantizando el pleno cumplimiento de las normas establecidas en el
Manual de Compras de la Organización.
- Leer y dar trámite a la correspondencia del correo electrónico, referente a temas de
la Unidad de compras. Así como atender a los proveedores en temas inherentes a las
negociaciones, carteras vencidas, bloqueos de despachos por no pago, etc.
- Coordinar y participar en el proceso para la selección y calificación de proveedores
según parámetros de calidad, oportunidad y precio definidas por la Organización.
- Participar en los comités de Compras a los que sea invitado y sugerir proveedores
para establecer LTA (acuerdos a largo plazo) para obras, servicios y productos
comúnmente requeridos; y apoyar la revisión de contratos y acuerdos para su
presentación al Departamento Legal.
- Cumplir estrictamente con los procedimientos, regulaciones y estándares de
conducta de la OIM.
- Realizar otras tareas que le sean asignadas.
REQUIRED QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE:
Educación:
• Título universitario en Administración de Empresas, o similares con tres años de
experiencia relevante o,
• Diploma de Bachillerato con cinco años de experiencia relevante
Experiencia:
• Experiencia general mínima de cuatro años en procesos administrativos en cargos
relacionados con las áreas de compras y logística.
• Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power
Point, Project).
• Excelentes habilidades de negociación y contrataciones de materiales, suministros,
repuestos, mobiliarios, equipos y otros.
• Conocimiento en SAP una ventaja
• Habilidades en contrataciones de materiales, suministros, repuestos, mobiliario,
equipos, entre otros.
• Experiencia trabajando en cualquier sistema de la ONU o en cualquier organización
multicultural es una ventaja
Habilidades:
• Excelentes habilidades de negociación y contrataciones de materiales, suministros,
repuestos, mobiliarios, equipos y otros.
Idiomas:
• Español (Fluido hablado y escrito)
• Inglés (Fluido hablado y escrito)
REQUIRED COMPETENCIES:
Se espera que el titular manifieste los siguientes valores y competencias:
Valores
• Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales
y culturales. Apoya la diversidad y la inclusión donde sea posible.
• Integridad y transparencia: Mantiene estándares éticos altos y actúa de forma
consistente con los principios y reglas organizacionales y las pautas de conducta.
• Profesionalismo: Demuestra habilidad para trabajar de manera compuesta,
competente y comprometida, mostrando buen juicio al enfrentar sus desafíos diarios.
Competencias Centrales – Nivel 1
• Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve colaboración efectiva al interior de su
unidad y en conjunción con otras para alcanzar metas comunes y optimizar resultados.
• Producción de resultados: Produce y entrega resultados a tiempo y con orientación al
servicio. Es dado/a la acción comprometido/a con la consecución de los resultados
acordados.
• Gestión y reparto del conocimiento: Busca continuamente aprender, compartir
conocimiento e innovar.
• Responsabilidad: Toma sobre sí cumplir con las prioridades de la Organización y
asume responsabilidad por sus acciones y el trabajo que se le delega.
• Comunicación: Fomenta y contribuye a una comunicación abierta y clara. Explica
asuntos complejos de forma informativa, inspiradora y motivante.
How to apply
OTHER:
Aplicantes Internos – aplicar a través de PRISM Portal.
Aplicantes Externos – 2 opciones para aplicar:
a) a través de link incluido en el presente anuncio de vacante. Favor utilizar internet
explorer; otros buscadores pueden causar inconvenientes (copiar y pegar la dirección
completa en internet explorer y proceder)
LINK: VN2022_032 GT Procurement & Logistics Assistant G5
ó
b) enviar CV y carta de interés a: recruitment-gt@iom.int (favor incluir titulo de la
vacante en el asunto)
Para cualquier consulta adicional, favor comunicarse al correo: asecaira@iom.int
Please keep in mind:
The offer to candidates in relation to this vacancy is subject to confirmation of funds.
Likewise, the designation will be subject to the certification of which the candidate is fit
to work, the presentation of the necessary accreditations, visa or residence and security
approvals.
How to apply:
Interested candidates are invited to submit their applications via PRISM, IOM
e-Recruitment system, by 09 May 2022 at the latest, referring to this advertisement.
In order for an application to be considered valid, IOM only accepts online profiles duly
completed.
Only shortlisted candidates will be contacted. You can track the progress of your
application on your personal application page in the IOM e-recruitment system.