Asistente Administrativo Financiero At Plan International

Propósito del Puesto

Esta posición es necesaria para brindar soporte administrativo y financiero durante el proceso de diseño e implementación del programa del Modelo Flexible de Juventudes para Plan International México. Así como también, para dar asesoría administrativa y elaborar la guía administrativa con socios jóvenes a las organizaciones de Plan International Mexico.

Responsabilidades Principales

Responsabilidades generales – Resultados finales claves para la posición:

• Realizar el seguimiento administrativo y financiero del Programa.
• Sistematizar la información administrativa y financiera del Programa.
• Asesoramiento en la elaboración de la guía administrativa con socios jóvenes de Plan International México

Actividades de cada responsabilidad

Realizar el seguimiento administrativo y financiero del programa

• Planificación, ejecución y documentación del desarrollo del programa con apoyo del personal de Plan para dar seguimiento y cumplimiento a las actividades del programa.

• Ejecución de la planificación administrativa, financiera y de compras.

• Asegurar que las planificaciones financieras estén alineadas con la planificación administrativa.

• Proporcionar con anticipación y proactivamente los materiales, insumos, procesos de consultorías, entre otros requeridas por el programa.

• Elaborar requisiciones, órdenes de compra, términos de referencia y solicitudes de egreso en base a lineamientos técnicos de la coordinación del programa.

• Participar en las reuniones de equipo técnico del programa cuando se requiera.

• Elaboración y entrega de correspondencia a personal responsable del programa y al equipo de Plan International Mexico.

• Asegurar el cumplimiento de las normas de ROA, Plan International Suecia y Plan International Mexico.

• Documentar contable y financieramente las inversiones y gastos derivados de la implementación del programa.

• Coordinar con proveedores la entrega de bienes o/y servicios.

• Facilitar con otras áreas de Plan la buena gestión administrativa y financiera del programa.

Indicadores de éxito:

• Inversión del programa en base a metas mensuales y respetando las líneas presupuestarias.

• Documentación archivada y ordenada.

Sistematizar de información administrativa y financiera del programa

• Realizar un buen registro administrativo contable del programa.

• Monitoreo en el sistema SAP la ejecución del presupuesto y procesamiento de la información periódicamente en las fechas requeridas.

• Archivos del programa se mantienen completos y con toda la información de soporte.,

• Supervisión del levantamiento y cumplimiento de la documentación y medios de verificación del programa.

• Coordinación con la administración para las adquisiciones y compras necesarias para la ejecución del programa.

• Participar y apoyar en las auditorias de Plan o del donante facilitando la información requerida completa, ordenada y de manera oportuna.

• Elaboración de informes financieros, de rendición de cuentas y apoyo a los informes narrativos.

• Llevar un archivo de forma digital y físico de toda la documentación de respaldo del programa.

• Elaborar WorkBooks trimestrales del programa.

• Elaborar borrador de propuestas de modificación al presupuesto

• Elaborar, dar seguimiento y cumplir con el plan de compras anual del programa

Indicadores de éxito:

• Documentación del programa recopilada en carpeta del PO en base a lineamientos de Plan y requerimientos del donante.

• Información en SAP actualizada.

• Plan de compras implementado adecuadamente.

• El 100% de los informes presentados corresponden a políticas y lineamientos institucionales, y cumplen con los estándares definidos en el programa.

Asesoramiento en la elaboración de la guía administrativa con socios jóvenes de Plan International México

• Fortalecimiento de capacidades administrativas de oficinas de Plan que piloteen el modelo.

• Participar en reuniones periódicas de seguimiento.

• Capacitar a los países que piloteen el modelo sobre las herramientas o instrumentos administrativos.

• Levantar memorias de reuniones de seguimiento con oficinas de Plan que piloteen el modelo de juventudes

• Elaborar memoria de reuniones de coordinación.

Indicadores de éxito:

• Oficinas de Plan fortalecidas en la guía administrativa-financiera de asocio con juventudes

EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Requisitos fundamentales

• Título universitario en administración de empresas o similares.

• Manejo de Word, Excel, PowerPoint y correo electrónico.

• Conocimiento de la Teoría de Género, Derechos de la Niñez, Derechos Humanos, Participación ciudadana.

• Experiencia en gestión financiero- administrativa y de compras en programas similares (1 año como mínimo).

• Elaboración de informes financieros, planes de acción e instrumentos de monitoreo y control.

Habilidades específicas al puesto

• Excelente comunicación oral y escrita.

• Creatividad para la resolución de problemas y la toma de decisiones.

• Habilidad numérica

• Excelente redacción y ortografía.

• Análisis de datos y capacidad de síntesis.

• Habilidad para trabajar en equipo y en un ambiente multidisciplinario.

• Dominio oral y escrito del inglés deseado

Otros requisitos:

• Empatía con la igualdad de género y diversidad sexual.

• Sensibilidad social

• Interés y compromiso de trabajo con niños, niñas jóvenes y mujeres.

• Disposición de viajar al interior del país.

Características ambientales del trabajo:

El 70% de las labores se desempeñan en Home office y el otro 30% en visitas a comunidades.

Nivel de contacto con niños y niñas

• Bajo contacto: No tiene contacto o la frecuencia de interacción es muy baja.