Assistant·e Trésorerie – Dakar – Sénégal – H/F at ALIMA

PRÉSENTATION ALIMA

L’ESPRIT ALIMA : La raison d’être d’ALIMA est de sauver des vies et de soigner les populations les plus vulnérables, sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect del’éthique médicale universelle et de notre environnement. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

LES VALEURS et PRINCIPES de notre action inscrits au sein de notre CHARTE :

1. Le patient et la patiente d’abord
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Faire confiance
6. L’intelligence collective
7. La responsabilité environnementale

ALIMA promeut et défend les principes des droits humains fondamentaux. ALIMA a une approche de tolérance zéro envers les personnes coupables d’actes de violences sexistes et sexuelles ainsi qu’envers l’inaction face à des faits de violence supposés ou avérés. La protection des personnes bénéficiant et impactées par notre intervention est notre priorité absolue dans tout ce que nous faisons. Toute personne collaborant avec ALIMA s’engage à :

• Respecter la charte, le code de conduite, les politiques institutionnelles incluant la politique de protection contre les abus de pouvoir et les violences sexistes et sexuelles, la politique de prévention de la corruption et de la fraude ;
• Signaler toute violation aux politiques, documents cadre et procédure à une supérieure, un supérieur, une référente, un référent

SOIGNER – INNOVER – ENSEMBLE : Depuis sa création en 2009, ALIMA a soigné plus de 10 millions de patients, et déploie aujourd’hui ses opérations dans 12 pays d’Afrique. En 2021, nous avons développé plus de 60 projets de réponse médicale humanitaire pour répondre aux besoins de populations touchées par les conflits, les épidémies et l’extrême pauvreté. L’ensemble de ces projets se font en appui aux autorités sanitaires nationales à travers près de 357 structures de santé (dont 45 hôpitaux et 312 centres de santé). Nous travaillons en partenariat, notamment avec des ONGs locales, dès que cela est possible afin de nous assurer que nos patients bénéficient de l’expertise là où elle se trouve, que ce soit au niveau de leur pays ou du reste du monde. Par ailleurs, pour améliorer la réponse humanitaire, nous menons des projets de recherches opérationnelles et cliniques, notamment pour lutter contre la malnutrition et les fièvres hémorragiques virales.

L’ÉQUIPE ALIMA : Plus de 2 000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, Alerte Santé, SOS Médecins, KEOOGO, AMCP-SP, les organismes de recherche PAC-CI, Inserm, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Burkina Faso, Cameroun, Guinée, Mali, Mauritanie, Niger, Nigeria, République Centrafricaine, République Démocratique du Congo, Soudan, Tchad, Ukraine.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle, Santé Primaire, Pédiatrie, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Coronavirus, Fièvre de Lassa), Recherche, Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, vaccinations, santé mentale, …

CONTEXTE

ALIMA recherche un·e Assistant·e Trésorerie pour appuyer le Responsable Trésorerie pour le bon fonctionnement du service et répondre aux requêtes internes et externes.

LIEU DU POSTE : Dakar, Sénégal

LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES

• Supérieur hiérarchique : Responsable de la Trésorerie
• Référent technique : Responsable de la Trésorerie
• Personnel sous sa responsabilité hiérarchique : N/A
• Il·elle collabore avec : Le Service Comptabilité, Bureau de l’Administration du Personnel, CoRH, CoFIN

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 1 : le·la titulaire du poste n’aura pas de contact avec des enfants ou/et des adultes vulnérables, ni accès à des données à caractère personnel les concernant dans le cadre de son travail. Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs ne sera pas obligatoire pour ce poste, à moins que le contenu du poste ne change, auquel cas le niveau de protection des populations vulnérables devra être revu.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Opérations de caisse & banque

• Responsable de la bonne tenue de la caisse du Siège et de son contrôle hebdomadaire avec le Responsable de Trésorerie (flux de mouvements en espèce, avances ouvertes etc..) ;
• En charge de l’approvisionnement de la caisse et anticipe les potentiels gaps de trésorerie ;
• Préparation et analyse du fichier d’import des opérations des caisses sièges (EUR-USD-XOF) dans ODOO ;
• Appui au Responsable de Trésorerie dans les négociations du meilleur taux de change avec les bureaux de change, en cas de besoin de devises (EUR, USD) ;
• Inventaire à effectuer en cas de passation de service de caisse ;
• Mise en ligne des virements (paiements fournisseur, remboursement frais etc…) ;
• Création des bénéficiaires sur les différentes plateformes bancaires dès réception des coordonnées bancaires (nouveaux salariés, nouveaux fournisseurs) ;
• Préparation des paiements par chèque et point focal pour retrait des chèques ;
• Suivi des demandes de chéquiers et anticipation sur leurs renouvellements.

Paie

• Elaboration d’un fichier de paie centralisé (DK-FR-Terrain) de paiement de salaire (+350 salariés) ;
• Mise à disposition de l’équipe RH PAIE & les CoRH missions des preuves de paiement de salaire (si demandées) ;
• Traitement de toutes les investigations relatives aux transferts des salaires.

Archivage

• Archivage numérique des paies chaque mois (Bulletins de salaires et preuve de virements, déclarations fiscales et sociales) ;
• Archivage numérique des paiements fournisseurs : Médecins Sans Frontières (MSF SUPPLY), ALLIANZ Assurance, WAGRAM Voyage ;
• Classement et conservation des autres pièces comptables et dossiers de paiements, papier ou numérique ;
• Gestion des scans du Service Financier ;
• Back up du Chargé d’Audit Interne (mise à disposition des pièces demandées et toute autres tâches connexes) lors des audits internes et externes.

COMPETENCES et EXPERIENCES

Niveau d’étude :

• Niveau BAC+4 en Comptabilité ou Finance

Expérience :

• Expérience professionnelle : 2 ans (expérience humanitaire appréciée)
• Logiciels et outils informatiques : Excel (TDC – macro), Word, Solutions Google (Drive)
• Rigoureux·se et flexible, vous justifiez de bonnes qualités de communication à l’oral comme à l’écrit
• Esprit d’équipe et sens relationnel
• Auto-contrôle
• Proactif·ve
• Créativité, curiosité, sens de l’initiative et de l’innovation
• A l’écoute des nouvelles tendances
• Bonne gestion de son temps et du stress
• Capacité à travailler dans des contextes sécuritaires instables et volatiles

Langues :

• Français et Bon niveau d’Anglais souhaité

Autres connaissances :

• Connaissance des projets humanitaires
• Connaissance des exigences bailleurs (ECHO – DUE – AFD – BHA) est un atout

CONDITIONS

• Durée du contrat : CDI
• Prise de poste : ASAP
• Salaire : Niveau 4A de la grille salariale du Siège