Mali/Senegal – Chef de projets At COOPI – Cooperazione Internazionale

COOPI is looking for a Project Manager in Mali and Senegal

COOPI has been working in  Senegal  since 1998 with programs focused on local development, protection and migration. Its presence has subsequently been strengthened since June 2017 with new operations in Tambacounda and Kaolack focused on responding to the problem of irregular migration through actions aimed at the social and economic reintegration of returning migrants as well as the promotion of youth occupation.

Since 2013, COOPI has been working in the regions of Kayes, Ségou and Mopti in  Mali , with projects to combat child malnutrition, child protection and support activities for migrants in transit. COOPI has provided support to local health centers through technical and material support to health centers to facilitate the care of children suffering from severe malnutrition.

Since 2018, COOPI has also provided assistance to children affected by the conflict in the central regions through care services, psychosocial support and support for community reintegration. COOPI is also a partner of UNICEF and other United Nations agencies in monitoring violations against children in the context of the conflict.

COOPI has a coordination office in Bamako, regional bases in Mopti and Ségou and regional sub-offices in Djenné and Bankass (Mopti region) with plans to expand to other areas. COOPI intervenes mainly with the financial support of ECHO, AICS, UNICEF.

Purpose of the position

Guarantee the  coordination and implementation of the activities of the AICS Senegal and Mali projects  with the aim of achieving the planned results, while respecting the operational schedule defined in connection with the Coordination of COOPI in Mali, the Regional Office in Dakar and the measures of security. Guarantee the financial, logistical and human resources management made available for the execution of the action, in compliance with the procedures of the funder and COOPI.

Responsibilities

Planning, management and monitoring of project activities:

• Ensure the  planning, control and technical and management quality  of the implementation of projects in synergy with the other interventions implemented by COOPI in the same area of ​​intervention;
• Ensure the planning of activities in synergy with project partners;
• Ensure the implementation of an  internal monitoring and evaluation plan  for the project.

Human Resource Management:

• Ensure the search and selection of  local staff  to be assigned to projects in agreement with the National Coordination, in compliance with the criteria of transparency and accountability provided for by COOPI’s procedures and regulations and local laws;
• Manage  project staff , coordinate and supervise the work of all staff in compliance with the organization’s security procedures;
• Responsible for the  initial and ongoing training  of all project staff;
• Ensure the communication and visibility of project activities and COOPI’s mission in the country vis-à-vis the coordination, the consortium, the partners and the donor;
• Ensure the development of the project work plan, the creation of a data collection and sharing system with the coordination in Bamako, Ségou and Kaolack and the organization of periodic team meetings;
• Provide  periodic assessments  of local staff under their responsibility using the tools provided by the organization and participate in the assessment of expatriate staff.

Administrative and financial management:

• Ensure the planning, control and technical and management quality of the implementation of projects in synergy with the other interventions implemented by COOPI in the same area of ​​intervention;
• Periodically verify the  expenses  incurred and their conformity with the approved budget. Oversee the  accounting  and management of  project cash  and accounts and directly perform cash and bank accounting management using the organization’s tools;
• En collaboration avec l’administrateur des projets, et en coordination avec l’administrateur pays et le service logistique, établir et mettre à jour le plan d’achat si nécessaire;
• Veiller au respect des procédures du donateur et de COOPI concernant l’achat des biens et services nécessaires au projet en collaboration avec le département logistique et l’administration;
• Participer à la rédaction des rapports financiers des projets en veillant à leur cohérence avec les rapports narratifs;
• Superviser et analyser l’évolution des dépenses globales des projets, en collaboration avec les partenaires au Burkina.

Rapports:

• Assurer la rédaction, la consolidation et la vérification des rapports à envoyer périodiquement au bailleur, conformément aux exigences linguistiques;
• Envoyer à la coordination un rapport mensuel/document de suivi interne pour analyser l’avancement des projets et rappeler les informations pertinentes concernant la sécurité, la situation humanitaire, la gestion de la santé reproductive;
• Envoyer à la coordination nationale et/ou régionale la mise à jour de l’outil de suivi administratif, le relevé comptable, le plan de passation de marchés actualisé et les prévisions de dépenses;
• Rédiger les rapports narratifs et les rapports internes de l’organisation, assurer la préparation des rapports financiers dans les délais imposés par le contrat;
• Responsable de la préparation de toute la correspondance formelle et des demandes d’avenants au contrat de financement des projets dont il est responsable, à soumettre pour approbation au chef de mission;
• Collaborer à la capitalisation de l’expérience de terrain en partageant au niveau de la coordination, les meilleures pratiques, les problèmes et les stratégies de coordination utilisés dans le cadre des projets.

Logistique:

• Élaborer le plan d’achats des projets avec le soutien de l’administrateur des projets et du logisticien appuyés par la coordination;
• Superviser le responsable de la logistique pour assurer la bonne gestion de l’inventaire des projets conformément aux procédures de COOPI et du bailleur et la bonne utilisation des actifs du projet;
• Participer à l’élaboration et évaluation de toutes les procédures d’achats des projets selon les procédures COOPI et celles du bailleur;
• Assurer la surveillance de l’environnement et de la sécurité dans la zone des projets en collaboration avec la logistique et la point focale sécurité de COOPI dont il assure la communication des informations de sécurité envers et depuis la coordination nationale et l’équipe;
• Responsable de l’application du plan de sécurité en vigueur dans les zones d’intervention et participe à sa mise à jour. Organiser la prise en charge de la sécurité des personnes et les éventuelles évacuations.

Relations institutionnelles:

• Assurer la communication et la visibilité des projets ainsi que l’organisation et le maintien des relations avec les partenaires et parties prenantes à Bamako et dans la zone d’intervention;
• Représenter l’organisation dans les organes de coordination locaux et internationaux de la région au nom de la coordination nationale et conformément aux directives et stratégies de l’organisation.

Conception de nouveaux projets:

• Participer à l’analyse du contexte des zones d’intervention et à l’élaboration de nouvelles propositions de projets et réaliser des évaluations dans la zone d’intervention, en évaluant les besoins liés à son domaine d’intervention, dans le respect de la stratégie et des procédures internes de l’organisation.

Participation à la stratégie de financement:

• En étroite collaboration avec la coordination nationale assurer les contacts avec les bailleurs potentiels présents dans les zones d’intervention;
• Si les projets impliquent un cofinancement de l’organisation, participer dans la recherche des fonds en collaboration avec la coordination.

Profil du candidat

Essentiel

• Enseignement supérieur (licence) ou équivalent avec expérience dans le domaine humanitaire, de la coopération au développement, des relations internationales ou de la mise en œuvre de projets à l’internationale;
• Maîtrise du cycle de projet, du cadre logique, des méthodologies participatives dans la gestion de projet et des principes de M&V;
• Excellente connaissance orale et écrite du français et de l’anglais;
• La connaissance des projets financés par l’AICS est obligatoire;
• Démontrer d’avoir au moins 3 ans d’expérience en gestion de projet avec des résultats démontrables et des responsabilités en matière de rapports;
• Connaissance préalable du secteur de la nutrition et de la protection;
• Expérience de la gestion/supervision et de l’évaluation du personnel, de la relation avec le bailleur et les autorités locales, d’autres agences et partenaires;
• Excellentes capacités d’organisation, flexibilité, fort esprit d’initiative et autonomie dans le travail;
• Résistance au stress, capacité à travailler sous pression et avec des délais imposés;
• Excellente capacité à travailler en équipe et par objectifs, capacité à former le personnelle du projet, leadership;
• Aptitude à travailler dans des contextes politiques et de sécurité sensibles et complexes et dans un environnement multiculturel;
• Excellentes capacités d’écoute, de négociation et de communication;
• Sens de l’organisation, de la gestion et de la planification;
• Connaissance et maîtrise des méthodologies de suivi et évaluation;
• Good command of computer tools, particularly Microsoft Office;
• Ability to work in a team and in a multicultural context;
• Respect for COOPI values ​​and mission.

Desirable

• Knowledge of the country context;
• Experience in Mali and/or in conflict/post-conflict contexts;
• A good knowledge of Italian is required;
• Previous experience with COOPI and knowledge of its procedures.

COOPI reserves the right to close a recruitment before the expiry date of the announcement. Thank you for your understanding.

COOPI is an Italian, independent and secular non-governmental organization, founded in Milan in 1965. For more than 50 years, COOPI has been committed to the fight against poverty with long-term support and a constant presence on the ground alongside the populations. affected by war, socio-economic crises and natural disasters. COOPI’s activities aim to encourage development and respond to emergency situations. In Africa, Latin America and the Middle East COOPI promotes access to water, as well as the right to health and education for the poorest communities.