A Waiting List ( Roster ) of qualified candidates may be established as a result of this recruitment to fill potential positions with the same profile at the same or lower level in the duty station and throughout our offices. in Madagascar
WFP celebrates and embraces diversity. II is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified applicants to apply without regard to race, color, national origin, ethnic or social background, genetic information, sex, gender identity and / or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.
ABOUT WFP
The World Food Program ( WFP ) is the largest humanitarian agency fighting hunger in the world. WFP works for a world where every man, woman and child has constant access to enough food to lead healthy and active lives.
BODIZATIONAL CONTEXT
This position is based in our field sub-office in Ampanihy. The incumbent will be under the supervision of the head of the field office or the administrative officer in the field office.
At this level, jobholders must demonstrate responsibility and initiative to independently respond to questions that contain general guidance only. Judgment is required to deal with unforeseen issues on a daily basis. Job holders have a level of expertise and knowledge to adapt and contribute to the development of systems and processes to continuously improve the level of support provided. Job holders must manage resources and form and coordinate a support team.
JOB DESCRIPTION
Coordinate and provide high quality, client-focused and cost-effective administration services.
KEY RESPONSIBILITIES ( non-exhaustive )
- Very resource requirements in area of responsibility ( WFP facilities, assets, fleet of light vehicles, etc. ) and help identify new requirements to facilitate efficient and cost-effective operations and services.
- Responsible for the delivery of services such as facilities management, travel, protocol and light vehicle management, etc., reporting to the supervisor any discrepancies in the consistent and timely delivery of services, to ensure a working environment safe and comfortable for WFP staff.
- Soutenir la production de diverses données et compiler et préparer des rapports afin de contribuer à la livraison d’informations précises pour la prise de décisions informatives et pour appuyer la gestion efficace et en temps opportun des ressources du PAM.
- Contribuer à la planification, au suivi et au traitement des mesures administratives liées aux marchés publics, aux finances, aux ressources humaines, etc., y compris les contrats conclus avec des fournisseurs externes pour s’assurer que toutes les données sont enregistrées avec exactitude et en temps opportun.
- Adapter et mettre à jour les processus administratifs, en soutenant la mise en œuvre des procédures opérationnelles, afin de contribuer à l’amélioration continue des services administratifs dans le domaine de la responsabilité.
- Répondre à une série de requêtes liées à la prestation de services administratifs afin de supporterr la résolution des problèmes quotidiens.
- Coordonner les activités d’une équipe de personnel travaillant dans la région afin de s’assurer que les objectifs individuels et de l’équipe sont atteints conformément à tous les règlements, politiques, procédures et plan de rendement pertinents.
- Fournir de la formation et des conseils au personnel pour l’interprétation des procédures administratives, des politiques, des processus et de l’utilisation des systèmes d’entreprise afin d’assurer la cohérence et l’efficacité des services fournis à tous les clients.
4P CAPACITÉS PRINCIPALES D’ORGANISATION
Mission
- Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Developpe l’équipe de la manière la plus efficace pour communiquer les objectifs stratégiques du PAM pour l’équipe et les partenaires du PAM sur le terrain
- Être une force pour un changement positif : Met en œuvre de nouvelles méthodes ou outils pour améliorer les processus de travail de l’équipe et la productivité
- Faire de la mission une source d’inspiration pour notre équipe :Planifie les activités et les tâches de l’équipe en fonction de réussites spécifiques dans les communautés bénéficiaires afin de présenter un impact positif
- Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes :Explique aux coéquipiers comment chaque unité contribue à la mission globale du PA
Equipe
- Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens :Identifie les capacités de développement de compétences telles que des modules de formation ou des expériences sur le tas pour soi-même, ses collègues et ses rapports directs
- Créer une culture inclusive :Facilite les activités de renforcement d’équipe pour établir des rapports dans votre propre unité
- Developper et fournir une rétroaction constructive: Facilite l’association de collègues juniors avec des entraîneurs au sein de votre propre équipe
- Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» :Anticipe les défis potentiels et élabore des plans d’atténuation pour s’assurer que l’équipe atteint les buts et les cibles
Performance
- Encourager l’innovation et les solutions créatives : Identifie les occasions d’être créatif dans son propre travail et aider l’équipe à être plus novatrice et précise dans leurs tâches et domaines de travail respectifs
- Se concentrer sur l’obtention de résultats: Surveille les résultats attendus de l’équipe et fournit une rétroaction pour s’assurer que les résultats sont fournis de façon cohérente et précise
- Prendre des engagements et les respecter :Donne des conseils précis à l’équipe sur les responsabilités et les tâches prévues, tout en respectant son propre engagement envers l’équipe
- Être décisif :Donne l’exemple et fournit des conseils aux membres de l’équipe junior au moment où les problèmes s’aggravent alors qu’ils sont confrontés à des problèmes difficiles en milieu de travail ou sur le terrain
Partenariat
- Connecter et partager entre les unités du PAM: Facilite les partenariats avec d’autres unités du PAM pour accomplir des missions sur le terrain
- Établir des partenariats externes solides :Constitue un exemple et fournir des conseils à l’équipe sur la façon d’établir des relations avec des partenaires externe
- Être politiquement agile et adaptable : Enonce à l’intention des collègues ou des rapports directs la valeur de la contribution des autres équipes du PAM et des partenariats d’agence pour atteindre les objectifs du PAM
CAPACITÉS FONCTIONNELLES
Nom de la capacité
Description du comportement attendu pour le niveau de compétence
Services et rapports de soutien aux entreprises
Applique une forte capacité pour identifier les besoins au niveau des pays et pour développer des solutions et des plans d’action axés sur le client. Communique les résultats fondés sur des données de manière très impactante et adaptée au public.
Contrôles internes et gestion des risques
Utilise la compréhension des approches de gestion des risques et des contrôles internes pour surveiller les projets et les programmes afin de confirmer la conformité réglementaire, d’assurer l’intégrité des données et d’assurer la satisfaction du client.
Gestion des ressources
Surveille les tendances en matière de dotation et d’utilisation des ressources pour anticiper et accroître les problèmes potentiels pour les responsables de programmes et les clients clés
Connaissances spécialisées dans les services administratifs
Démontre une connaissance approfondie ou spécialisée des meilleures pratiques, techniques et processus de l’administration, et une bonne compréhension des normes, des processus et des infrastructures du PAM dans le domaine de responsabilité; Applique ceci pour assurer la prestation de services administratifs efficaces et efficients.
Objectif du client
Contrôle et supervise le travail administratif en fonction des normes et des protocoles établis pour l’excellence du service. S’assure que les problèmes des clients sont identifiés et résolus.
QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD
Education:
Diplôme d’études secondaires. Un certificat d’études postsecondaires dans le domaine fonctionnel connexe.
Langue:
Maîtrise du français. La connaissance de l’anglais serait un atout
QUALIFICATIONS REQUISES POUR CE POSTE
- A démontré une bonne compréhension des normes administratives du PAM en matière d’exploitation et une prise de conscience des questions de développement humanitaire international par le travail quotidien.
- A fourni des conseils ad hoc aux nouveaux membres du personnel.
- Connaissance de la zone d’affectation (Ampanihy)
LES CANDIDATURES FEMININES QUALIFIEES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES
Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification. Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.
Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l’offre.