Asistente de Administración y Logística, proyecto GRD At Save the Children

LA OPORTUNIDAD

El Asistente de Administración y Logística trabaja en cercana colaboración con el Proyecto de Gestión de Riesgos de Desastre en Lima Norte, del Programa de Reducción del Riesgo de Desastres de Save the Children, según se requiera a fin de asegurar el apoyo administrativo y logístico en forma oportuna y de alta calidad para el desarrollo exitoso del proyecto, de acuerdo con las políticas y procedimientos institucionales y conforme a las reglas del donante y las leyes aplicables.

En caso de una situación de emergencia, se espera flexibilidad del titular del puesto para trabajar fuera de su descripción de trabajo habitual y ser capaz de adaptarse a las tareas y horarios requeridos según la necesidad.

Requisitos

• Técnico o profesional en logística, administración, ingeniería industrial o áreas afines equivalentes.
• Mínimo tres (03) años de experiencia en las áreas de administración y logística, de preferencia en el trabajo de Cooperación Internacional y/o ONGs.

Conocimientos

• Buen conocimiento y manejo de programas de computación y bases de datos.
• Conocimiento en procedimientos de adquisición y contratación.

Responsabilidades

• Dar respuesta a los requerimientos de abastecimiento y planeación de los procesos de adquisición de todos los bienes, servicios y obras de construcción suministrados por terceros de acuerdo a la Política de Adquisiciones, Manual de Adquisiciones y Procedimientos de SCI y conforme a las reglas del donante y las leyes aplicables.
• Contribuir a que todos los bienes y servicios adquiridos representen la mejor relación calidad-precio, haciendo uso eficiente de los fondos y logrando la máxima economía y de manera oportuna y con calidad cumpliendo con las necesidades en los plazos y tiempos de entrega requeridos por las áreas funcionales y/o proyectos de la oficina de país.
• Gestionar las compras asegurando que se respetan los montos límites de abastecimiento y que estos sean autorizadas según el Esquema de Delegación.
• Elaborar planes de compra, solicitudes de compra y órdenes de compra en el sistema Integrated y enviar orden de compra aprobada al proveedor.
• Elaborar notas de bienes recibidos y notas de culminación de servicios.
• Solicitar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y Acuerdos Marco con Proveedores en estrecha coordinación con el área de Reducción de Riesgo de Desastres (RRD).
• Realizar el proceso de solicitud de Vetting al centro para proveedores.
• Documentar los procesos de adquisiciones, dar seguimiento desde la solicitud inicial hasta la solicitud de pago y entrega de los bienes y servicios; así como entregar oportunamente al área de Finanzas el expediente del proceso para autorización y pago.
• Asegurar una apropiada conservación del legajo de adquisiciones a fin de contar con registros de auditoría confiables para las evaluaciones de cumplimiento, auditorías internas/externas y otras revisiones de terceros.
• Gestionar servicios de transporte, mensajería y courier de acuerdo a proveedores seleccionados.
• Mantener actualizado el Directorio de Proveedores de bienes y servicios en Integrated.
• Registrar de manera inmediata y mantener actualizado el inventario de materiales en el sistema TIM.
• Cumplir con los procedimientos de protección y disminución de riesgos para la niñez, en respuesta a la política de Salvaguarda de la Niñez y el Código de Conducta de Save the Children.
• Apoyar la organización de talleres, eventos y reuniones.
• Llevar el archivo del proyecto (lista de asistencia, actas de reuniones, actas de entrega de donaciones, entre otros que sean requeridos).
• Cuando personal viene de visita o externo lo requiera, o en eventualidades, dar apoyo para reservas de hoteles, movilidades, tickets aéreos nacionales (BCD) e internacionales (Diversity Travel) y transportes terrestres necesarios de acuerdo a las solicitudes específicas. Enviar el Pre-Departure Information (PDI) y formato de registro a las visitas previo a su llegada al país.
• Realizar el registro fotográfico de las actividades y garantizar el respectivo llenado de las listas de consentimiento.
• Realizar el conteo de beneficiarios de las actividades.
• Generar los reportes de ingreso y salida de bienes.
• Elaborar presentaciones para reuniones, cuando se requiera.
• Mantener actualizada la salida de correspondencia en OneDrive cuando programas envía la carta correspondiente.