Asistente Administrativa/o Logística/o At Plan International

Propósito del puesto

Esta posición es necesaria para brindar soporte administrativo y logística durante el proceso de implementación de la Unidad Programática (PU) para Plan International México. Así como también, para dar asesoría administrativa y la realización de los procesos administrativos/financieros y logísticos del PU de Ciudad Juárez, Chihuahua.

Responsabilidades principales

1. Realizar el seguimiento administrativo y financiero de la Unidad Programática.
2. Gestionar y sistematizar la información administrativa, financiera y logística de la Unidad Programática

Actividades de cada responsabilidad

Realizar el seguimiento administrativo y financiero del programa

• Ejecución y documentación del desarrollo de la unidad programática (PU) con apoyo del personal de Plan para dar seguimiento y cumplimiento a las actividades del PU.

• Ejecución de la planificación administrativa, financiera y de compras/adquisiciones.

• Asegurar que las planificaciones financieras estén alineadas con la planificación administrativa.

• Proporcionar con anticipación y proactivamente los materiales, insumos, procesos de consultorías, entre otros requeridas por la PU.

• Elaborar requisiciones, órdenes de compra, términos de referencia y solicitudes de egreso en base a lineamientos técnicos de la coordinación de la PU.

• Participar en las reuniones de equipo técnico de la PU y nacionales cuando se requiera.

• Elaboración y entrega de correspondencia a personal responsable de la PU y al equipo de Plan International Mexico.

• Asegurar el cumplimiento de las normas de GH, ROA y Plan International Mexico.

• Documentar contable y financieramente las inversiones y gastos derivados de la implementación de la PU.

• Coordinar con proveedores la entrega de bienes o/y servicios.

• Facilitar con otras áreas de Plan la buena gestión administrativa y financiera de la PU.

Indicadores de éxito:

• Documentación archivada y ordenada.

Gestionar y sistematizar la información administrativa, financiera y logística de la Unidad Programática

• Realizar un buen registro administrativo contable de la PU.

• Monitoreo en el sistema SAP la ejecución del presupuesto y procesamiento de la información periódicamente en las fechas requeridas.

• Archivos de la PU se mantienen completos y con toda la información de soporte.,

• Supervisión del levantamiento y cumplimiento de la documentación y medios de verificación de la PU.

• Coordinación con la administración para las adquisiciones y compras necesarias para la ejecución de los proyectos de la PU.

• Participar y apoyar en las auditorias de Plan o del donante facilitando la información requerida completa, ordenada y de manera oportuna.

• Elaboración de informes financieros, de rendición de cuentas y apoyo a los informes narrativos.

• Llevar un archivo de forma digital y físico de toda la documentación de respaldo de la PU.

• Elaborar WorkBooks trimestrales de la PU.

• Elaborar borrador de propuestas de modificación al presupuesto

• Elaborar, dar seguimiento y cumplir con el plan de compras anual de la PU

Indicadores de éxito:

• Documentación de la PU recopilada en carpeta del PO en base a lineamientos de Plan y requerimientos del donante.

• Información en SAP actualizada.

• Plan de compras implementado adecuadamente.

• El 100% de los informes presentados corresponden a políticas y lineamientos institucionales, y cumplen con los estándares definidos.

EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Requisitos Fundamentales

• Título universitario en administración de empresas o similares.
• Manejo de Word, Excel, PowerPoint y correo electrónico.
• Conocimiento de la Teoría de Género, Derechos de la Niñez, Derechos Humanos, Participación ciudadana.
• Experiencia en gestión financiero- administrativa y de compras en programas similares (1 año como mínimo).
• Elaboración de informes financieros, planes de acción e instrumentos de monitoreo y control.
• Habilidades específicas al puesto
• Excelente comunicación oral y escrita.
• Creatividad para la resolución de problemas y la toma de decisiones.
• Habilidad numérica
• Excelente redacción y ortografía.
• Análisis de datos y capacidad de síntesis.
• Habilidad para trabajar en equipo y en un ambiente multidisciplinario.
• Dominio oral y escrito del inglés deseado

Otros requisitos:

• Empatía con la igualdad de género y diversidad sexual.
• Sensibilidad social
• Interés y compromiso de trabajo con niños, niñas jóvenes y mujeres.
• Disposición de viajar al interior del país.

Características ambientales del trabajo:

Las labores se desempeñan en oficina del PU

Nivel de contacto con niños y niñas

Bajo contacto: No tiene contacto o la frecuencia de interacción es muy baja.