Business Manager (interinato) At Oxfam

Objetivo

Responsable de desarrollar y ejecutar la estrategia del área de operaciones, liderando el equipo de operaciones de la oficina y garantizando la gestión y el asesoramiento en los procesos administrativos, logísticos, financieros, de cumplimiento, así como de RRHH e IT, rendición de cuentas de la financiación actual en la oficina de Guatemala siguiendo procedimientos y requerimientos de ley y donantes y contribución en análisis para búsqueda de recaudación de financiación futura y, a fin de lograr el nivel de eficiencia y transparencia establecidas por el afiliado ejecutor –EA-, y el modelo 2030 Oxfam Internacional; así como el cumplimiento de las regulaciones del país. Actúa como punto focal de la seguridad de la oficina.

Funciones principales

Legal:
– Responsable de mantener al día los aspectos legales de las afiliadas inscritas en Guatemala, Oxfam Intermon, Oxfam Gran Bretaña e Ibis.
– Responsable de asegurar el cumplimiento de las afiliadas activas en temas de IGSS, SAT; Repeju, IVE y otras entidades establecidas en la legislación nacional.
– Alerta al el/la Head of Office y al EA sobre los posibles riesgos legales y de marca en el país.
Estrategia:
– Responsable de planificación estratégica, calendarización y monitoreo de operaciones en seguimiento a procesos iterativos de la confederación y en el marco de nuevos mecanismos de financiación y nuevas formas del trabajo del modelo 2030 en Guatemala.
– Brinda asesoría al equipo país con el fin de asegurar la transparencia y eficiencia en el uso de los recursos, cumplimiento de las normativas de las entidades regulatorias del país y de Oxfam, así como necesidades de Oxfam en Guatemala y supervisar el cumplimiento de la organización ante los diferentes actores internos y externos (donantes, organizaciones socias, gobierno nacional, etc), desde la perspectiva financiera, logística y administrativa y de recursos humanos.  Responsable de la gestión de los riesgos que atenten contra la integridad de Oxfam en Guatemala (fraude, corrupción, salvaguarda, conflicto de interés, etc.) y promover acciones de tipo preventivo y de fortalecimiento institucional (cuando aplique) con el equipo de país, organizaciones socias, proveedores y otros actores que ejecuten recursos provenientes de Oxfam (propios e institucionales).
-Coordina con el/la Oficial binacional de movilización de recursos las gestiones prioritarias en respuesta a convocatorias de donantes, y optimiza el portafolio de la oficina.
Financieras/ Contables
– Es responsable de la formulación y preparación del presupuesto anual global de la oficina de país y de consolidar la información contable, asegurando los cierres contables mensuales y la veracidad de la información registrada en el sistema de gestión contable. Se coordina con el Afiliado Ejecutivo (EA) para la validación final de la información contable.

– Responsable de la visión general de la implementación de fondos por parte de terceros (organizaciones socias & aliadas).
– Supervisa la elaboración de presupuestos, asegura el envío de informes financieros de cara a la rendición de cuentas internas (de carácter iterativo) y externas, de acuerdo con la legislación del país, los requerimientos de Oxfam y de los donantes según sea el caso, y coordinando con los equipos de programa sobre acciones preventivas en la ejecución prevista de los presupuestos (evitando sobre o sub-ejecuciones) y minimizando el riesgo de devolución de fondos.
– Asegura el adecuado cumplimiento de las obligaciones y requerimientos tributarias de Oxfam en Guatemala, en el marco de sus operaciones, contrataciones y donaciones.
– Responsable de la gestión de cuentas bancarias en Guatemala y su operatividad (apertura, cierre, pagos, etc). Asegura, de manera conjunta con otros apoderados, las firmas para operaciones bancarias requeridas (firma de cheques, aprobación de pagos electrónicos y de transferencias bancarias entre cuentas y a terceros).
– Garantiza el control de riesgos financieros y asegura la disposición de la información financiera pertinente para la toma de decisiones necesarias por parte del equipo de país y del HoO.
– Responsable de responder y atender a las auditorías (internas y externas) y dar seguimiento a las recomendaciones que surjan de las mismas.
RRHH- Cultura y Personas
– Asegura el cumplimiento de las exigencias respeto a leyes laborales locales y las responsabilidades adquiridas como entidad registrada en el país.
– Supervisa el proceso de cálculo y pago de las planillas de remuneraciones y beneficios sociales, así como el pago de tributos y aportes respectivos de acuerdo a la normativa local vigente y a los procedimientos y políticas de Recursos Humanos establecidos.
– Responsable de la toma de decisiones respecto a los posibles riesgos laborales, y contribuye al control de los mismos, comunicando debidamente al/el Head of Office (Responsable de Oficina) y al equipo de coordinación.
– Promueve acciones que faciliten el alineamiento de la cultura de la oficina de acuerdo a los estándares y valores de la organización, centrándose en la construcción de entornos de trabajo seguros.
– Promueve acciones que contribuyan a la retención del talento y al desarrollo del equipo de país.
Seguridad
– Actúa como punto focal de seguridad en apoyo de la posición del Responsable de Oficina –HoO- en la construcción e implementación de la estrategia y plan de seguridad de la oficina de acuerdo a las políticas y estándares de Oxfam.
– En conjunto con responsables del Afiliado Ejecutivo –EA-, Plataforma Regional y el Servicio Global de Seguridad, es responsable de acciones preventivas y/o de respuesta a posibles riesgos de seguridad, y contribuye al control de los mismos, así como de la gestión de información.
Administración/ Logística / Sistemas
– Garantiza que se cumplen los procesos administrativos, logísticos y de sistemas establecidos por el EA y de acuerdo a la legislación del país, con el fin de lograr la gestión adecuada de la infraestructura y equipos para el correcto funcionamiento de la oficina. Asegura el cumplimiento de la política de sistemas de información.
– Supervisa la gestión del mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos e infraestructura de la oficina, así como el cumplimiento de las actividades de limpieza.
– Coordina la operativa logística necesaria en el país (compras, contratos con proveedores, inventarios, etc.), supervisando periódicamente el proceso de selección de los proveedores, asegurando la calidad, puntualidad y costos óptimos requeridos por la organización, de acuerdo a los procedimientos Oxfam y a los requerimientos de donantes.

– Asegura el uso eficiente de los recursos disponibles y garantiza la gestión adecuada del equipamiento e infraestructura del país en coordinación con el EA.

Captación y gestión de subvenciones
– Brinda los lineamientos para la formulación de nuevas propuestas de programas/proyectos, teniendo en cuenta el cumplimiento de las normativas vigentes, tanto a nivel de Oxfam, donantes y autoridades nacionales, y considerando las necesidades de financiación para el correcto funcionamiento de la oficina de país.
– Asegura la gestión de subvenciones (afiliados, donaciones individuales y fundaciones), desde la formulación hasta el cierre en sistemas, garantizando la rendición de cuentas y la concordancia entre la información en sistemas y la documentación presentada a los donantes o afiliados.

Gestión de personas
– Lidera la planificación y gestión de la estrategia de Cultura y Personas, impulsando la ejecución de los procesos relativos a estas áreas: reclutamiento, acogida, retención, gestión del desempeño, desarrollo del equipo, salida, clima laboral; se asegura que los mismos están alineados con el modelo de liderazgo, los principios feministas, las políticas y procedimientos internos y la normativa laboral vigente.
– Lidera y gestiona el equipo del área de operaciones – a través del seguimiento del desempeño- con el fin de contar con colaboradores/as competentes, productivos/as y motivados/as de acuerdo al modelo de liderazgo de Oxfam.  Motiva y retiene a las personas de su equipo; desarrolla tanto las capacidades individuales como las grupales; crea un clima positivo de trabajo.

Transversales
– Alerta al el/la Head of Office y al EA sobre los posibles riesgos (administrativos, financieros, logísticos, de recursos humanos y de sistemas) en el país.

– Coordina con los equipos de programa, monitoreo y evaluación, comunicaciones y recaudación de fondos para asegurar flujos de información y contribuir al desarrollo de sus estrategias de trabajo.

– Asegura el cumplimiento de Oxfam ante los diferentes stakeholders internos y externos.

– Coordina con el/la Head of Office los diferentes aspectos relacionados con la seguridad y salud en el trabajo – y prevención (revisión de lugares de trabajo, valoración de necesidad de compras especiales, entre otros) para la oficina.

– Realiza otras las funciones relacionadas al cargo delegadas por la dirección regional o EA según sea el caso.

Competencias esenciales

– Profesional universitario/a Graduado (comprobable) de cualquiera de las carreras de Administración, Contaduría Pública y Auditoria, Economía.
– Competencias senior en gestión financiera, seguimiento presupuestario y contable.

– Experiencia profesional demostrable de al menos 5 años en cargos de liderazgo de área de administración, finanzas, contabilidad, logística, recursos humanos y sistemas en organismos de cooperación internacional con un presupuesto de al menos $2 millones de dólares por año.

– Experiencia de al menos 3 años en la gestión de subvenciones de diversas fuentes de financiación de la cooperación internacional (incluidos gobiernos, fundaciones, organismos multilaterales, etc.).

– Experiencia y conocimientos demostrables desarrollando prácticas y políticas en una organización internacional.

– Experiencia en gerencia de equipos multidisciplinarios.

– Conocimientos de la legislación nacional y normativa del país y en su aplicación.

– Dominio de herramientas informáticas operativas y de gestión de equipos virtuales.

– Nivel alto de español e intermedio de inglés.

– Persona comprometida a aplicar un enfoque basado en los derechos humanos con un compromiso activo para que los derechos de las mujeres, así como los de otras personas o colectivos marginados, sean el eje conductor y sean tenidos en cuenta en todos los aspectos del trabajo de nuestra organización.

Deseable

– Conocimientos de sistema SAP.

– Especialización en finanzas en el ámbito de cooperación para el desarrollo.

– Postgrado/Maestría en alguna o algunas de las áreas que gestiona (administración, finanzas, logística, de recursos humanos y sistemas).

– Conocimiento de herramientas para la inteligencia financiera-presupuestaria y toma de decisiones.