MISSION:
Ensure the proper administration and management of the salary sheet for the organization’s personnel, complying with the applicable labor and tax legislation and with the operational and accounting needs of HIAS Peru.
MAIN FUNCTIONS:
· Ensures and manages according to schedule, vacation controls, licenses, time and monthly attendance control reports, consolidating the news and coordinating the application of these with the spreadsheet calculation provider.
· Manages and ensures the correct calculation of the social benefits provisions of each worker according to each cost center ( allocations according to availability of funds per project ).
· Review the calculation sent by the supplier, verifying the correct application to each worker according to the cost center, reconciling the calculation of withholdings, taxes and others for the collaborator.
· Ensures correct recording of information for bank transfers, reviewing the provider’s TXT files.
· Make corrections and updates on the TXT ( if there were ), indicated by the accounting area for quality control purposes.
· Carries out the calculation of the terms and settlements to the personnel.
· Carry out and send the projection of the positions before and during the execution of a project to the budget area.
· Verify and supervise the correct hiring process, personnel master and physical / digital personnel file, thus ensuring that the history and file of personnel are complete for the correct payroll news.
· Carries out and ensures the timely creation of users in the workload control system ( Replicon ), according to the monthly allocation of projects.
· Ensures the timely and correct delivery of payment tickets, Income Tax vouchers, CTS deposit certificates, among others, to all collaborators and on pre-established dates.
· Manage the necessary reviews and requests with the provider of our payroll and timesheets systems, verifying and ensuring the correct allocation to cost centers.
· Atiende de manera oportuna y amable las consultas del personal relacionadas con su posición.
· Al cese de colaboradores, gestiona la eliminación de cuentas de correo y permisos del colaborador.
· Prepara información para auditoras externas e internas relacionados con su portafolio.
· Atiende trámites administrativos ante Instituciones Gubernamentales relacionados con su portafolio.
· Prepara procedimientos, políticas, reportes e indicadores de su portafolio, solicitados por HQ, finanzas o Gerencia de RRHH.
· Participar activamente en proyectos de cambio que impactan los procesos de RRHH dentro de la organización.
· Otras actividades inherentes al puesto.
Perfil Requerido:
Estudios mínimos
· Bachiller en Contabilidad, Finanzas, Administración, Economía, o carreras afines.
· Avanzado conocimiento práctico de la Legislación laboral peruana vigente.
· Especialización en gestión de planillas. Dominio de sistemas o herramientas informáticas para el proceso eficiente de la planilla.
· Entendimiento matemático del cálculo de los impuestos, contribuciones y aportaciones.
Experiencia:
· Cinco (5) años en posiciones similares en organizaciones, deseable con no menos de 200 colaboradores.
· Experiencia previa deseable manejando múltiples centros de costos.
· Confidencialidad absoluta sobre la información que se procesa.
· Deseable experiencia en trabajo con ONG´s y/o cooperación internacional.
· Deseable experiencia con socios y/o donantes de cooperación y ayuda humanitaria.
Conocimientos generales y específicos:
· Conocimientos comprobados en plataforma Microsoft 365.
· Manejo avanzado de Excel es indispensable.
· Inglés intermedio-avanzado.
· Work commitment to process the spreadsheet in a timely manner despite all the last minute problems and changes.
Competences:
· High capacity for organization and planning.
· High Analysis capacity.
· Attention to detail and quality.
· Orientation to results without neglecting effective communication and teamwork
· Orientation to the internal client.