National Monitoring, Evaluation & Reporting Officer at RET International

Description of the Position

National Monitoring, Evaluation & Reporting Officer Caracas-Venezuela

Report Line

The Monitoring, Evaluation & Reporting Officer reports to the Monitoring & Evaluation Coordinator of RET in Venezuela.

Main Location

The position is based in the RET National Office in the Caracas Metropolitan Area or in the RET Local Office in Maracaibo, Zulia State, with frequent field missions.

Main responsibilities:

Management, Monitoring and Control:

· Monitor the progress of the key performance indicators on a monthly basis and report promptly to the Coordination of Monitoring and Evaluation on the implementation, as well as the challenges and opportunities.

· Issue timely alerts associated with implementation challenges that affect the scope of project indicators and objectives.

· Monitor the technical relevance of the implementation of the activities of the project / s at the national level with a view to the fulfillment of indicators, within the framework of the Monitoring and Evaluation Plans.

· Implement periodic monitoring and feedback mechanisms on lessons learned and good practices of the project / s.

· Asegurar el cumplimiento de los estándares, transparencia, organización y consolidación de los medios de implementación y verificación de el/los proyecto/s a nivel local y nacional.

· Proporcionar información clave para la gestión en los espacios de coordinación interinstitucionales en los niveles estatales y nacionales.

· Aportar a los reportes periódicos sobre el contexto político, socioeconómico, migratorio, educativo, al igual que las tendencias en el país y en la región para asegurar que los proyectos de RET sean pertinentes y respondan a las prioridades y tendencias.

· Trabajar en articulación con la Coordinación de M&E, y con las gerencias de Planificación Estratégica & Técnica y de Programas de RET en Venezuela para apoyar a la fluidez y la implementación del M&E Plan en las actividades.

Lineamientos y estándares institucionales:

· Apoyar la elaboración y actualización los instrumentos institucionales de la Caja de Herramientas de Monitoreo & Evaluación en los tiempos establecidos.

· Apoyar el diseño de instrumentos para el seguimiento, monitoreo e implementación del proyecto, así como para la recopilación de información/datos.

· Mantener registros claros y accesibles de todos los documentos oficiales (bases de datos del proyecto, propuestas, informes, minutas, medios de verificación, etc.).

· Asegurar que en las carpetas de carga digitales (nubes) se encuentre la información soporte sobre las actividades ejecutadas a nivel local.

· Velar por la calidad, transparencia y precisión de la información que se recolecta y reporta desde cada oficina local.

· Apoyar, tomando en cuenta las prioridades de la Coordinación de M&E, las actividades que se consideren pertinentes y se requieran para garantizar la debida implementación de los proyectos.

· En coordinación con los Oficiales de Monitoreo, participar en reuniones periódicas con la Coordinación Nacional de Monitoreo y la Dirección de Planificación Estratégica & Técnica acerca de los avances de los indicadores del proyecto.

· Enviar de manera oportuna los instrumentos de Monitoreo y Evaluación a la Coordinación de M&E, según los mecanismos establecidos.

· Ejercer seguimiento sobre estrategias y actividades locales orientadas a la rendición de cuentas con las comunidades.

· Apoyar la preparación de documentos, infografías, y/o presentaciones solicitadas

· Velar por el cumplimiento de los requerimientos y estándares de los proyectos relacionados con el Monitoreo y Evaluación, la rendición de cuentas con las comunidades, marcadores de género y otros enfoques y políticas institucionales y de los donantes.

Reportes y medios de verificación:

· Liderar la organización y actualización de los medios de verificación técnicos de acuerdo a los Planes de Monitoreo y Evaluación y los lineamientos institucionales.

· Enviar de manera oportuna los instrumentos de M&E, y medios de verificación, según los procedimientos y mecanismos periódicos de monitoreo establecidos.

· Apoyar al equipo nacional la realización de las bases de datos y otros instrumentos de recolección de datos y/o medición de resultados, respondan con efectividad al marco de resultados del proyecto.

· Apoyar el diseño de los instrumentos para el monitoreo, seguimiento, así como para la recopilación de información/datos operativos y de contexto.

· Realizar los informes de monitoreo trimestrales sobre los criterios institucionales establecidos, y aquellos que le sean solicitados.

· Garantizar la calidad de los reportes mensuales y los informes periódicos para el donante.

· Liderar el cierre y presentación de informe final con los respectivos medios de verificación bajo los más altos estándares de calidad.

· Apoyar a la Coordinación de M&E en la recopilación, verificación y consolidación de información (incluyendo los medios de verificación del proyecto) para garantizar la calidad y contribución a los proyectos, en los tiempos establecidos.

· Brindar orientación y asistencia al personal técnico local para la correcta implementación de procedimientos y medios de verificación.

· Utilizar los mecanismos de verificación/validación periódica sobre la calidad de la información/datos que alimentan los informes de proyectos, garantizando el cumplimiento de los estándares de M&E institucionales y del consorcio.

Planificación y desarrollo:

· Apoyar a la coordinación y supervisión del proceso de iniciación de proyecto, de la planificación y a la pertinencia de las actividades ejecutadas para el cumplimiento de los indicadores, y del cierre de proyecto en estrecha coordinación con Dirección de Planeación Estratégica & Técnica y las Gerencias de Programas.

· Desarrollar una relación positiva de trabajo con los otros miembros del equipo de RET para contribuir al trabajo en equipo, a la buena comunicación y al logro de los objetivos.

· Asegurar que la imagen institucional del donante esté a conformidad con los lineamientos establecidos.

· Apoyar a la formulación de nuevos propuestas e iniciativas nacionales y regionales.

· Otras tareas vinculantes que se le asignen para la adecuada ejecución de los proyectos a nivel nacional y/o regional.

· Trabajar con integridad y acorde a los valores fundamentales y los principios de RET, asegurando cumplir con lo establecido en el Código de Conducta, el PSAE y el resto de los Manuales de Procedimientos y Políticas de RET y los donantes.

Calificaciones y requisitos:

· Título Universitario en áreas sociales, económicas, estadísticas o ciencias afines.

· Entre dos (2) y cinco (5) años de experiencia comprobable en funciones similares trabajando con procesos de sistematización, monitoreo y evaluación de proyectos sociales y/o humanitarios. Además de trabajo con niñas, niños, adolescentes y jóvenes en situación de vulnerabilidad.

· Experiencia y conocimiento demostrado, desde la experiencia laboral, en:

• Gestión del ciclo de proyectos (proyectos sociales u humanitarios).
• Gestión y sistematización de información (manejo de bases de datos en plataformas online, Excel avanzado o Access).
• Proyectos con población en situación de vulnerabilidad, agua, sanea- miento e higiene, seguridad alimentaria, salud y educación.
• Contextos de emergencia, valorando positivamente la participación en M&E en proyectos de esta índole.
• Análisis de datos, elaboración de informes programáticos, planificación estratégica, controles internos y gestión de riesgos.
• Cooperación internacional, organizaciones no gubernamentales, agencias de la ONU y otras organizaciones internacionales, gobiernos locales y regionales.
• Nacionalidad venezolana o tener permiso para trabajar en Venezuela (indispensable).
• Fluidez oral y escrita en español (inglés será considerado una ventaja).
• Disponibilidad inmediata.
• Orientado a resultados, con un historial de cumplimiento de objetivos en un entorno complejo.
• Flexibilidad para gestionar diferentes tareas de forma eficaz y disposición para dedicar horas extra cuando sea necesario.

· Disponibilidad para viajar, según sea necesario.

· Excellent management of Internet-based collaborative tools (Office365, Dropbox, KoBo Toolbox, Google Drive, We-Transfer, Google Calendar, Hitracks or similar) and Microsoft Office (Word, PowerPoint and especially Excel advanced level).